Het zal even wennen zijn. Per 15 juni verloopt de HR-dienstverlening gecentraliseerd, meer gestandaardiseerd en verder gedigitaliseerd. HR-medewerkers werken dan niet langer verspreid over faculteiten, maar vanuit een centraal HR Service Centre in Berchmanianum. ‘We gaan HR-processen harmoniseren en eenduidig inrichten’, legt Maaike uit. ‘Nu bestaan er nog veel verschillende werkwijzen per faculteit of organisatieonderdeel. Dat zorgt voor veel handwerk en maatwerk.’
Elian, hoofd HR aan de Faculteit Natuurkunde, Wiskunde en Informatica, benadrukt dat universiteitsmedewerkers verschil gaan merken. ‘Je loopt straks niet meer even binnen bij een HR-medewerker in het eigen faculteitsgebouw. In plaats daarvan komt er een centraal HR-team dat de gehele universiteit ondersteunt.’
Volgens Maaike zijn de veranderingen nodig om de HR-dienstverlening toekomstbestendig te maken. ‘We moeten als universiteit uiteindelijk 3,6 miljoen euro besparen binnen de HR-kolom. Daarnaast vraagt onze dienstverlening om een professionaliseringsslag. Door digitalisering en standaardisatie worden processen minder foutgevoelig en kunnen we sneller inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving.’ Elian vult aan: ‘Digitalisering helpt ons om betere en snellere dienstverlening te bieden.’
Veranderingen in HR-dienstverlening: ‘Het nieuwe is altijd spannend’
Heb je als medewerker vragen over bijvoorbeeld verlof of ouderschapsregelingen? Dan krijg je vanaf 15 juni te maken met de nieuwe HR-dienstverlening. Directeur HR Maaike Blom-Bronkhorst en hoofd HR Elian Hondius Boldingh lichten de veranderingen toe. ‘Het is aan ons van HR om iedereen daarin wegwijs te maken.’
Wendbaar en weerbaar
De nieuwe werkwijze sluit aan bij de universiteitsstrategie ‘Connected for impact’. Elian: ‘Wendbaarheid en weerbaarheid zijn daarin belangrijk. Centralisering maakt ons minder kwetsbaar. In kleine teams is het lastig om uitval van HR-medewerkers op te vangen. In een groter centraal team kun je processen makkelijker draaiende houden.’
De HR-administratie verhuist dus naar één centrale plek, maar de HR-adviseurs blijven nog wel fysiek werkzaam binnen faculteiten. ‘We standaardiseren vooral de administratieve HR-processen’, legt Maaike uit. ‘Dat kun je prima centraal organiseren. Advieswerk blijft in faculteiten en organisatieonderdelen aanwezig. Het doel is dat HR-adviseurs zich daar meer kunnen richten op tactische en strategische vraagstukken, zoals vitaliteit, werkdruk, leiderschap- en organisatieontwikkeling. Nu besteden zij nog veel tijd aan maatwerk en administratie.’
Voor specifieke vragen komen er vanaf 15 juni specialistische teams, zoals voor ziekteverzuim, internationale medewerkers en topkaderfuncties vanaf salarisschaal 15. ‘Alles wat niet in een standaardproces past, vraagt nog steeds om maatwerk en kennis van de faculteit’, aldus Maaike.
Wennen aan andere manier van werken
Voor universiteitsmedewerkers betekent de overgang vooral een andere manier van werken. ‘Veel HR-zaken regel je straks via een selfserviceportaal’, zegt Maaike.
Elian: ‘Waar je nu nog snel iets vraagt aan een HR-medewerker op de gang, moet je HR-zaken straks vaker zelf digitaal regelen. Dat is wennen.’
Ondersteuning blijft volgens Maaike beschikbaar. ‘Als medewerkers er digitaal niet uitkomen, kunnen ze de HR Service desk bellen of mailen, of terecht bij de servicebalie in Berchmanianum. We richten daar een eerstelijnshulpdienst in.’
Tegelijkertijd zien zij voordelen voor universiteitsmedewerkers. ‘Je wordt minder afhankelijk van handmatige acties van HR-collega’s’, aldus Maaike. ‘Veel HR-zaken, zoals ouderschapsverlof aanvragen, regel je vanaf nu direct zelf. Hiervoor regelen wij dat dit eenvoudig gaat, net zoals de jaargesprekken nu makkelijk digitaal kunnen worden ingevuld.’
Ook leidinggevenden krijgen meer verantwoordelijkheid. Elian: ‘Sommige zaken die voorheen snel bij HR werden neergelegd, moeten leidinggevenden straks zelf oppakken.’ Maaike noemt als voorbeeld verzuim. ‘Een leidinggevende is zelf verantwoordelijk voor de begeleiding van een zieke medewerker. Daarvoor komt binnenkort een nieuw verzuimsysteem beschikbaar. Uiteraard blijven we op vraagstukken die om maatwerk vragen begeleiding bieden.’
Omgaan met zorgen
Beiden begrijpen dat de veranderingen bij universiteitsmedewerkers zorgen oproepen. ‘Hun grootste zorg is dat de HR-dienstverlening onpersoonlijker wordt’, weet Elian. ‘Medewerkers zijn gewend aan korte lijnen, dat de HR medewerker die voor hun afdeling werkt op de hoogte is van wat er speelt.’
Maaike vult aan: ‘Soms leeft het idee dat bepaalde HR-regelingen per faculteit uniek moeten zijn. We hebben samen met HR medewerkers van de faculteiten onderzocht dat veel processen prima uniform georganiseerd kunnen worden, zonder afbreuk te doen aan de eigenheid van een faculteit.’
Elian trekt een parallel met maatschappelijke ontwikkelingen. ‘Bij de bank vinden we het inmiddels normaal dat veel dienstverlening digitaal gaat. Dat was ook wennen in het begin. Bovendien is de selfservicemogelijkheid straks 24 uur per dag beschikbaar, de HR-medewerker uiteraard niet.’
Ook binnen de HR-kolom hebben de veranderingen impact. ‘Sommige HR-medewerkers hebben ooit bewust gekozen voor een bepaalde faculteit’, weet Maaike. ‘Nu komen ze in een centraal team terecht. Daar hebben we oog voor.’
Elian benadrukt dat de praktijk moet uitwijzen hoe de nieuwe HR-dienstverlening uitpakt. ‘We hebben processen vooraf goed doordacht, maar moeten ervaren hoe ze in de praktijk werken. Het kost tijd om aan iets nieuws te wennen. En het nieuwe is altijd spannend. Het is aan ons van HR om iedereen daarin wegwijs te maken. En ervoor te zorgen dat er een soepel lopend systeem is waarin iedereen intuïtief de weg kan vinden. Recruitment was vroeger ook decentraal en verloopt inmiddels al geruime tijd centraal, zonder problemen. Daar waren vooraf ook twijfels over.’
Tijd nodig om te groeien
Beiden verwachten dat de overgang ook nog nieuwe, onvoorziene uitdagingen met zich meebrengt. ‘Ik kan me niet voorstellen dat we vanaf 15 juni nergens tegenaan lopen’, zegt Elian. ‘Er duiken altijd nieuwe uitdagingen op.’ Maaike vervolgt: ‘We moeten goed monitoren waar hobbels ontstaan en bereid zijn bij te sturen.’
Voor HR-medewerkers blijft het volgens haar een spannende periode. ‘Deze veranderingen zijn pas de eerste stap in het herontwerp van ons HR-dienstverleningsmodel. Gelukkig hebben we deze fase gerealiseerd langs de lijn van natuurlijk verloop. Maar we weten nog niet of dat ook voor toekomstige stappen geldt en hoe die eruitzien.’
Elian hoopt daarom op begrip. ‘Iedereen binnen HR heeft enorm hard gewerkt om deze overgang mogelijk te maken. Geef onze HR-medewerkers de tijd om te wennen aan hun nieuwe rol, team en werkwijze.’ Maaike besluit: ‘De voorbereidingen zijn gedaan, maar vanaf 15 juni begint het pas echt. Dan moeten we samen ervaren hoe het werkt en blijven verbeteren waar dat nodig is.’
