Als onderdeel van de procedure voor geïnformeerde toestemming moet je proefpersonen goed inlichten door middel van een informatiedocument over waar je hun persoonsgegevens voor gebruikt. Daarnaast heb je een toestemmingsformulier (of toestemming in een enquête) nodig. Op deze pagina kun je vinden welke informatie je moet verstrekken aan je proefpersonen en welke eisen je moet stellen aan het informatiedocument en toestemmingsformulier dat je gaat gebruiken. Een informatiedocument en een toestemmingsformulier kunnen afzonderlijk of gecombineerd worden opgesteld.
Informatiedocument
De proefpersoon moet worden ingelicht over:
- De naam en contactgegevens van de betrokken onderzoekers, inclusief een contactpersoon.
- De naam en contactgegevens van de Functionaris Gegevensbescherming van de Radboud Universiteit.
- De onderzoeksprocedures: beschrijf de procedures voor het verzamelen van gegevens en het doel ervan, en geef informatie over de tijd die de betrokkene naar verwachting aan deelname zal besteden (aantal sessies, duur van de sessies, totale tijdsbesteding). Geef ook informatie over de verwachte maatschappelijke relevantie en over de wetenschappelijke kennis die naar verwachting uit het onderzoek zal komen. Als het doel van het project nog niet openbaar kan worden gemaakt, dien je de betrokkene in een latere fase van het onderzoek te informeren.
- Voordelen, ongemak en risico's: vermeld alle factoren die van invloed kunnen zijn op de bereidheid van de betrokkene om deel te nemen. Dit omvat zowel voordelen als verwachte nadelen, ongemakken, mogelijke risico's en schadelijke effecten, zelfs als deze te verwaarlozen zijn.
- De doeleinden van de verwerking: leg in detail uit waarom je de persoonsgegevens van een betrokkene gebruikt en wees duidelijk in geval van meerdere doeleinden.
- De ontvangers van de persoonsgegevens: leg in detail uit met wie je de persoonsgegevens van een betrokkene deelt. Dit omvat iedereen die namens jou persoonsgegevens verwerkt. Er kan een verschil zijn tussen de ontvangers van geanonimiseerde onderzoeksgegevens (die vaak via databanken met het grote publiek worden gedeeld), onbewerkte onderzoeksdata en persoonsgegevens die uitsluitend voor administratieve doeleinden zijn verzameld. Vermeld de ontvangers van deze verschillende soorten data.
- De bewaartermijn voor de persoonsgegevens: leg uit hoe lang je de verzamelde persoonsgegevens bewaart, en of/wanneer (delen van) de gegevens worden verwijderd. Er kunnen verschillende bewaartermijnen gelden voor geanonimiseerde onderzoeksgegevens, ruwe onderzoeksgegevens en persoonsgegevens die uitsluitend voor administratieve doeleinden zijn verzameld. Duid deze verschillende bewaartermijnen aan. Houd er rekening mee dat onderzoeksgegevens die ten grondslag liggen aan een wetenschappelijke publicatie ten minste 10 jaar na de publicatiedatum moeten worden bewaard volgens het beleid van de Radboud Universiteit inzake het beheer van onderzoeksgegevens.
- De rechten van de betrokkene met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, d.w.z. het recht op toegang, rectificatie, uitwissing, beperking, bezwaar en gegevensportabiliteit.
- Het recht om toestemming in te trekken: informeer een betrokkene dat die de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens te allen tijde kan intrekken.
- Het recht om gegevens in te trekken: neem in de geïnformeerde toestemmingsprocedure op dat een betrokkene tot één maand na deelname aan het onderzoek kan verzoeken om verwijdering van de persoonsgegevens (met inbegrip van de experimentele data en onderzoeksgegevens).
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Vergoeding en verzekering: indien een vergoeding voor deelname van toepassing is, licht je de betalingsvoorwaarden toe. Indien van toepassing verstrerk je informatie over de voorwaarden van de verzekeringsregelingen.
Toestemmingsformulier
Een schriftelijk formulier voor geïnformeerde toestemming moet ten minste:
- Worden opgesteld in de eerste persoon
- Verklaren dat de betrokkene kennis heeft genomen van de inhoud van het informatiedocument en deze volledig begrijpt
- De mogelijkheid bieden om afzonderlijk toestemming te geven in geval van meerdere onderzoeksdoeleinden en/of -doelen
- Vermelden dat het mogelijk is om het recht om de toestemming in te trekken
- Een duidelijke verwijzing naar het informatiedocument hebben
- Worden ondertekend door zowel de onderzoeker als de proefpersoon
- De naam van de organisatie, de betrokken onderzoeker(s) en de contactgegevens vermelden