Als faculteit, organisatieonderdeel of instituut mag je eigen socialmediakanalen opzetten. Volg hierbij de volgende richtlijnen.
Strategie bepalen
Net zoals bij andere communicatiemiddelen zijn social media een middel en geen doel op zich. Stel jezelf de volgende vragen voordat je een socialmediakanaal gaat gebruiken:
- Wie wil ik bereiken?
- Wat is mijn boodschap?
- Wordt je doelgroep al via een ander socialmediakanaal bereikt?
- Heeft je doelgroep behoefte aan jouw informatie op social media?
Bekijk daarna of een eigen socialmediakanaal hiervoor de oplossing is. Denk na over:
- Welke content ga ik plaatsen?
- Met welke regelmaat plaats ik content?
- Hoe zorg ik voor interactie?
- Wie beantwoordt vragen?
- Wat doe ik met negatieve reacties?
- Heb ik dagelijks tijd om het socialmediakanaal te onderhouden?
Account creëren
Als je een socialmediakanaal wil aanmaken, kies het platform dat het beste past bij jouw doelgroep en doelstellingen. Advies nodig? Neem contact op met communicatie [at] ru.nl (communicatie[at]ru[dot]nl).
Avatar
Maak een eigen Radboud Avatar voor het socialmediakanaal van je afdeling, dienst of opleiding in huisstijl. Vraag het sjabloon op via communicatie [at] ru.nl (communicatie[at]ru[dot]nl).
Coverfoto
Voor coverfoto’s gebruik je rechtenvrij beeldmateriaal uit de beeldbank van de Radboud Universiteit.
Beheren account
Een socialmediakanaal moet beheerd worden. Zorg ervoor dat:
- Je meerdere beheerders hebt die elkaar kunnen vervangen als iemand ziek of op vakantie is.
- Je beheerders verwijdert die geen toegang meer mogen hebben, bijvoorbeeld omdat ze uit dienst zijn. Wijzig dan ook het wachtwoord.
- De inloggegevens van het account veilig opgeslagen zijn op een plek waar (enkele) collega’s bij kunnen.
- Je geen privé mailadres gebruikt voor het aanmaken van een socialmediakanaal maar een Radboud mailadres.
- Het hersteladres (voor het geval je je wachtwoord kwijt bent) ook een algemeen Radboud e-mailadres is waar meerdere mensen bij kunnen, bijvoorbeeld van de afdeling. Hierdoor kan het account ook op een later moment verwijderd worden, wanneer het niet meer gebruikt of beheerd kan worden.
Webcare
Houd bij wat er onder jouw volgers en rondom jouw organisatie gebeurt op het kanaal (monitoring) en reageer actief op eventuele vragen of klachten (webcare). Hiervoor kun je gebruik maken van bijvoorbeeld een monitortool als Spotler. Voor vragen over monitoring of webcare, neem contact op met communicatie [at] ru.nl (communicatie[at]ru[dot]nl).
Openbaarheid en privacy
Wanneer je verantwoordelijk bent voor een communicatiekanaal dat namens de universiteit spreekt, draag je een verantwoordelijkheid. Zorg ervoor dat:
- De informatie betrouwbaar en correct is.
- Je geen persoonlijke meningen via zakelijke accounts deelt.
- Je geen privacygevoelige informatie deelt. Als dit noodzakelijk is, doe dit dan via rechtstreekse berichten die alleen voor de zender en ontvanger zichtbaar zijn.
Opheffen kanaal
Wordt het socialmediakanaal niet meer actief beheerd of is het kanaal niet meer nodig? Verwijder dan het kanaal. Gebruik daarvoor de inlog of het herstel mailadres.