AI-gebruik in communicatie van Radboud Universiteit

Generatieve AI (GenAI) is tegenwoordig niet meer weg te denken. Het is een krachtig middel om efficiënter te werken, maar het brengt ook verschillende risico’s met zich mee waar je je bewust van moet zijn. Gebruik je GenAI in je werk? Deze regeling legt uit hoe GenAI op een meer verantwoorde en nuttige manier kan worden gebruikt. 

Mogelijkheden van AI binnen communicatie

GenAI kan een krachtig hulpmiddel zijn in je werk als het gaat om: 

1. Hulp bij het genereren van ideeën
2. Het efficiënter maken van werkprocessen door bijvoorbeeld het:

• Verbeteren van grammatica en stijl van teksten
• Vertalen van teksten
• Bewerken van afbeeldingen en aanpassen van een afbeeldingsformaat (bijv. van verticaal naar horizontaal met achtergrondaanpassingen)
• Genereren van AI-persona’s: train AI om te reageren als verschillende persona's om je output te verbeteren
• Creëren van betere call to actions; communicatie die aanzet tot actie 

Wanneer GenAI niet op de juiste manier wordt gebruikt, kan het ook negatieve gevolgen hebben voor zowel individuen als hele organisaties. Het is dus cruciaal dat iedereen die GenAI gebruikt op de hoogte is van de bijbehorende risico's.

Risico's en uitdagingen van het gebruik van AI 

Het toenemende gebruik van GenAI in communicatie kan serieuze risico’s met zich meebrengen. Bijvoorbeeld wanneer het gaat om de authenticiteit en geloofwaardigheid van het merk Radboud Universiteit. Vaak heeft AI-gegenereerde content een gebrek aan tone of voice, originaliteit en emotionele diepgang, hetgeen als communicatieprofessional juist belangrijk is om mee te nemen in contentcreatie. Daarnaast kan AI-gegenereerde content contextgevoelige nuances missen. Dit kan resulteren in ongepaste berichten die de waarden en het imago van de Radboud Universiteit aantasten en een negatieve invloed hebben op de merkloyaliteit en het vertrouwen in de Radboud Universiteit. 

Ook heb je met AI-gegenereerde content risico op plagiaat en privacyschendingen. Zo worden prompts, teksten die je invoert om een AI-tool te laten reageren, in gratis AI-tools (zoals ChatGPT en Google Gemini) opgeslagen en gebruikt om AI-modellen te trainen. De gegevens die je invoert worden toegankelijk voor de serviceprovider (zoals OpenAI of Google). Daarom moeten gevoelige gegevens, zoals geheime bedrijfsinformatie, teksten onder embargo en teksten met privégegevens niet worden gedeeld met gratis AI-tools vanwege privacy- en veiligheidsrisico’s.   

In het huidige digitale tijdperk hechten mensen steeds meer waarde aan menselijk contact en aan merken waar ze zich aan kunnen spiegelen door hun persoonlijke benadering en communicatiestijl. Wanneer de communicatie van de Radboud Universiteit als ‘te geautomatiseerd’ wordt ervaren, is er het risico dat onze potentiële en huidige doelgroepen afhaken en zich niet meer willen binden aan de Radboud Universiteit. Bovendien zou de indruk ‘geautomatiseerd’ te zijn afbreuk doen aan alle dagelijkse inspanningen van onze medewerkers en studenten om een significante impact te maken.  

Dit document biedt daarom handvatten om bovenstaande risico’s zoveel mogelijk te beperken.

Aanbevelingen voor verantwoorde contentcreatie met AI 

Als Radboudmedewerker ben je verantwoordelijk voor de content die je maakt. Content die met behulp van AI is gemaakt, moet altijd worden gecontroleerd en gecorrigeerd. Bij twijfel, aarzel dan niet om je leidinggevende of collega’s te vragen om hun mening.

Hieronder vind je een overzicht van verschillende manieren om AI te gebruiken, de bijbehorende risico's en manieren om deze te vermijden. 

1. Teksten

Laag risico 

• Brainstormen over ideeën
• Verbeteren van stijl en grammatica van zelfgeschreven teksten zonder gevoelige informatie via de betaalde versies van tools (zoals DeepL Pro)
• Vertalen van zelfgeschreven teksten zonder gevoelige informatie via de betaalde versies van tools (zoals DeepL Pro) 

Matig risico 

• Genereren van een samenvatting van een zelfgeschreven tekst zonder gevoelige informatie 

Hoog risico 

• Genereren van volledig machinale teksten zonder revisie
• Verbeteren van zelfgeschreven teksten die gevoelige informatie (kunnen) bevatten 

Let op! Vanwege de onvoorspelbare resultaten wordt het gebruik niet aanbevolen         

2. Afbeeldingen

Geen (Er komen geen AI-tools aan te pas) 

• Gebruiken van afbeeldingen van BrandPortal  

Matig risico 

• Bewerken van afbeeldingen met GenAI (bijv. grootte aanpassen, kwaliteit verbeteren, kleine objecten verwijderen, onvolkomenheden bewerken) 

Hoog risico 

• Genereren van volledig machinale afbeeldingen

Let op! Vanwege de onvoorspelbare resultaten wordt het gebruik niet aanbevolen.