Producten en diensten inkopen via BASS Finlog

Alle aankopen binnen de universiteit worden gedaan via het systeem BASS Finlog. Of het nu gaat over het bestellen van producten of het inkopen van diensten. Je voert hiervoor een bestelaanvraag in in BASS. De afdeling Inkoop zet deze aanvraag vervolgens om in een bestelling (inkooporder) die bij de leverancier wordt geplaatst. Hieraan gaat nog een financiële goedkeuring door de grootboekadministratie en de budgethouder vooraf.

Autorisatie

Om bestelaanvragen in te voeren in BASS, heb je de autorisatie ‘Bestelaanvrager’ nodig. Als je zelf niet over deze autorisatie beschikt, kun je eventueel het secretariaat van jouw afdeling vragen om de bestelaanvraag voor je in te voeren.

Catalogus- en niet-catalogusaanvragen

Er zijn twee soorten bestelaanvragen die je kan invoeren:

- Catalogusaanvragen: Dit zijn bestellingen die je direct doet via de webwinkel (ook wel punch-out genoemd) op de homepagina van bestellingen in BASS. Denk hierbij aan kantoorartikelen bij Lyreco, Radboud Merchandise bij DressMe of laboratoriumbenodigdheden bij VWR. Met de leveranciers in de punch-out heeft de universiteit afspraken gemaakt. Je kan zo niet alleen op eenvoudige, snelle wijze een bestelling plaatsen, maar ook gebruikmaken van kortingen.

- Niet-catalogusaanvragen: Dit zijn bestelaanvragen voor specifieke producten en diensten die je niet in de punch-out vindt. Alhoewel deze producten niet direct via de webshop in BASS besteld kunnen worden, zijn voor bepaalde producten ook vaak prijsafspraken gemaakt met leveranciers. De afdeling Inkoop neemt deze aanvragen in behandeling. In een niet-catalogusaanvraag kan je daarom offertes en weblinks toevoegen om de specificaties van het product of de dienst duidelijk te maken.

Direct naar BASS

Offertes opvragen

Voor diensten en bepaalde goederen moet je eerst een offerte opvragen bij de leverancier. Stuur altijd inkoopvoorwaarden van de universiteit mee bij jouw offerteaanvraag. De standaard betalingsvoorwaarde van de Radboud Universiteit is achteraf betalen op factuur, met een betalingstermijn van 30 dagen. Heb je de offerte ontvangen? Voeg deze dan toe aan jouw niet-catalogusaanvraag in Bass.

Inkoopvoorwaarden Radboud Universiteit

pdf 1.67 MB

Ontvangst boeken en facturatie

Nadat afdeling Inkoop een bestelling heeft geplaatst of een inkooporder heeft gestuurd naar een leverancier, ontvangt de universiteit een factuur met vermelding van het inkoopordernummer. Op deze manier is het voor afdeling Crediteuren duidelijk bij welke order de factuur hoort.

Voordat een factuur wordt betaald, moet eerst de ontvangst van de bestelling worden geregistreerd in Bass. Voor goederen wordt dit meestal direct bij binnenkomst bij het Logistiek Centrum of Ontvangst Goederen gedaan. Voor diensten kan je dit doen door op de beginpagina van Bass naar het kopje ‘Ontvangst’ te gaan. Elke maandag ontvang je een herinneringsmail als je de ontvangst van een order, waarvoor een factuur binnengekomen is, moet registreren.

Komt de factuur niet overeen met de inkooporder? Dan neemt de afdeling Crediteuren of de afdeling Inkoop contact met je op. De factuur wordt in dat geval nog niet betaald.