Stukken aanleveren voor vergaderingen college van bestuur

Wil je vergaderstukken aanleveren voor vergaderingen van het college van bestuur? Bekijk welke stappen je moet volgen, afhankelijk van de eenheid waar je werkt.

Ik werk bij het Bestuursbureau

Onderwerp aankondigen bij de griffie
Het onderwerp dat tijdens een collegevergadering besproken moet worden wordt, na instemming van je leidinggevende, aangekondigd bij de griffie, uiterlijk de woensdag vóór de gewenste collegevergadering (vóór 08:30 uur).
Indien er ruimte is om het onderwerp in de gewenste collegevergadering te bespreken, komt het onderwerp op de agenda voor de gewenste collegevergadering te staan.
Indien er geen ruimte is om het onderwerp tijdens de gewenste collegevergadering te bespreken, dan ontvang je hierover zo snel mogelijk bericht.
Stuk aanleveren en aanbieden ter parafering
Wanneer een onderwerp geagendeerd is, moet voor het te bespreken onderwerp een stuk aangeleverd worden. Dit stuk bestaat uit een voorblad (zie link onderaan deze pagina) en diverse bijlagen. Het stuk moet op de donderdag vóór de gewenste collegevergadering (vóór 12:00 uur) via iBabs aangeleverd en ter parafering aangeboden zijn. Indien dit niet het geval is, wordt het onderwerp doorgeschoven naar de volgende collegevergadering (indien daar ruimte voor is). Het advies is om géén Excel-bestanden te gebruiken in verband met de leesbaarheid in iBabs.
Stuk paraferen
Degene die het stuk in iBabs heeft geplaatst, is zelf verantwoordelijk voor het doorlopen van paraferingsniveau 1 (je leidinggevende en eventuele andere afdelingen die ook moeten paraferen). Paraferingsniveau 1 moet uiterlijk de vrijdag vóór de collegevergadering (vóór 08:30 uur) doorlopen zijn. Indien dit niet het geval is, wordt het onderwerp van de agenda gehaald en doorgeschoven naar de volgende collegevergadering (indien daar ruimte voor is).
Besluit college van bestuur
Wanneer bovenstaande stappen succesvol doorlopen zijn, wordt het onderwerp tijdens de gewenste collegevergadering besproken. Het besluit dat tijdens de collegevergadering wordt genomen, wordt na de collegevergadering aan de diverse managementteams teruggekoppeld.

Ik werk bij Radboud Services

Onderwerp aankondigen bij de griffie
Het onderwerp dat tijdens een collegevergadering besproken moet worden wordt, na instemming van je leidinggevende, aangekondigd bij de griffie, uiterlijk de woensdag vóór de gewenste collegevergadering (vóór 08:30 uur). Indien er geen ruimte is om het onderwerp tijdens de gewenste collegevergadering te bespreken, dan ontvang je hierover zo snel mogelijk bericht.
Stukken bespreken in vergadering managementteam Radboud Services
Stukken die vanuit Radboud Services worden aangeleverd, worden eerst in de wekelijkse vergadering het managementteam van Radboud Services besproken (met uitzondering van kabinetstukken zoals benoemingen). Dit is doorgaans op de woensdag voorafgaand aan de collegevergadering. De stukken voor deze vergadering worden via dezelfde weg aangeboden als voor de collegevergadering. Je kunt dan het dossier koppelen aan eerst de vergadering van het managementteam Radboud Services én vervolgens aan de gewenste collegevergadering.
Stuk aanleveren en aanbieden ter parafering
Indien het onderwerp akkoord is bevonden door het managementteam Radboud Services, kunnen de bijbehorende stukken aan de betreffende collegevergadering in iBabs toegevoegd worden en ter parafering worden aangeboden. Dit stuk bestaat uit een voorblad (zie link onderaan deze pagina) en diverse bijlagen. Dit moet vóór de gewenste collegevergadering gebeurd zijn. Indien dit niet het geval is, wordt het onderwerp doorgeschoven naar de volgende collegevergadering (indien daar ruimte voor is). Het advies is om géén Excel-bestanden te gebruiken in verband met de leesbaarheid in iBabs.
Stuk paraferen
Degene die het stuk in iBabs heeft geplaatst, is zelf verantwoordelijk voor het doorlopen van paraferingsniveaus 1 en 2 (je leidinggevende/eventuele andere afdelingen die ook moeten paraferen en de algemeen directeur Radboud Services). Paraferingsniveaus 1 en 2 moeten uiterlijk de vrijdag vóór de collegevergadering vóór 08:30 uur doorlopen zijn. Indien dit niet het geval is, wordt het onderwerp van de agenda gehaald en doorgeschoven naar de volgende collegevergadering (indien daar ruimte voor is).
Besluit college van bestuur
Wanneer bovenstaande stappen succesvol doorlopen zijn, wordt het onderwerp tijdens de gewenste collegevergadering besproken. Het besluit dat tijdens de collegevergadering wordt genomen, wordt na de collegevergadering aan de diverse managementteams teruggekoppeld.

Ben je werkzaam bij een andere afdeling binnen de Radboud Universiteit? Neem dan contact op met de medewerkers van de griffie.

Downloads

Voorblad vergaderingen college van bestuur

docx 168.52 kB

Contact

griffiecvb [at] ru.nl

Contactafdeling

Griffie