Nieuwsbrieven en privacy

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing, ook wel de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. Het CRM voldoet aan de AVG. Als je met het CRM werkt, hoef je je geen zorgen te maken over privacywetgeving. Als je met het e-mailprogramma Interspire werkt, moet je wel rekening houden met de privacywetgeving.

E-mailprogramma Interspire en AVG

Voor het gebruik van Interspire of het verzenden van (bulk)e-mails betekent dit dat je in principe van ieder e-mailadres waar je naartoe mailt moet kunnen aantonen dat de eigenaar van dat e-mailadres daar actief toestemming voor gegeven heeft (opt-in). Kun je dat niet, dan werk je niet conform de AVG en ben je voor de eventuele gevolgen daarvan zelf (gebruiker Interspire / afdeling) verantwoordelijk. Voor de e-mail opt-in geldt:

  • dat dit een duidelijke en bevestigende actie moet zijn (checkbox of aanmeldformulier voor nieuwsbrief) van de eigenaar van het e-mailadres;
  • dat je gescheiden e-mail opt-in’s nodig hebt als je e-mails voor verschillende doelen wilt versturen. Bijvoorbeeld: vraag je alleen om toestemming om een nieuwsbrief te versturen dan kun je dat e-mailadres alleen daarvoor gebruiken en niet voor het versturen van informatie over een evenement;
  • dat je zelf de e-mail opt-in moet bijhouden om de gegeven toestemming te kunnen aantonen als dit nodig is;
  • dat de wet de eigenaar van het e-mailadres het recht geeft om de e-mail opt-in te kunnen intrekken. Je moet je contacten duidelijk laten weten hoe ze zich kunnen uitschrijven (het intrekken van de toestemming moet net zo gemakkelijk als het geven daarvan).

In de praktijk betekent dit:

  • Verwijder alle e-mailadressen van je Contactlijsten (Contact Lists) waarvan je niet weet hoe je daar aankomt en waarbij je zelf nooit per e-mail contact met de eigenaar hebt gehad;
  • Hou altijd bij hoe en wanneer je aan die e-mailadressen gekomen bent;
  • Vraag aan je e-mailcontacten of je mag blijven mailen, doe dit met een duidelijke omschrijving welke e-mails ze kunnen verwachten en verwijder alle contacten die niet met een akkoord op deze vraag reageren;
  • Zorg er bijvoorbeeld voor dat je bij aanmeldingen voor een evenement een duidelijke opt-in toevoegt voor andere doelen van het e-mailcontact;
  • Zorg er voor dat contacten zich bij iedere mailing eenvoudig kunnen uitschrijven en dat deze personen niet opnieuw gemaild worden;
  • Interne e-mailadressen (eindigend op ru.nl) kun je wel blijven mailen, zolang iemand zich niet heeft afgemeld en/of bezwaar maakt. Het is wel netter om ook hier de opt-ins te registreren. Dit geldt alleen voor e-mailmarketing (nieuwsbrieven en uitnodigingen die niet werkinhoudelijk gerelateerd zijn).

Contact

Hulp nodig? Neem contact op met:

Contactafdeling

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.