Eigen social media beheren

Als faculteit of bedrijfsonderdeel mag je eigen social mediakanalen opzetten. Volg hierbij de volgende richtlijnen. 

Strategie bepalen

Net zoals bij andere communicatiemiddelen zijn sociale media een middel en geen doel op zich. Stel jezelf de volgende vragen voordat je een social media platform gaat gebruiken:

  • Wie wil ik bereiken?
  • Wat is mijn boodschap?
  • Is deze groep mensen al op een social platform te vinden?
  • Zitten ze te wachten op mijn informatie in dat netwerk?
  • Heb ik tijd om het social media platform te onderhouden?

Bekijk daarna of een eigen social mediakanaal hiervoor de oplossing is. Denk na over:

  • Welke content ga ik plaatsen?
  • Met welke regelmaat plaats ik content?
  • Hoe zorg ik voor interactie?
  • Wie beantwoordt de vragen?
  • Wat doe ik met negatieve reacties?
  • Heb ik tijd om een social media platform bij te houden?

Account creëren

Als je een social media account wilt aanmaken, kies het kanaal dat het beste past bij jouw doelgroep en doelstellingen.

Avatar

Maak een eigen Radboud Avatar voor het social media-kanaal van je afdeling, dienst of opleiding in de Brandportal. Lees meer over de Brandportal.

Coverfoto

Voor coverfoto’s is geen vormgeving van de Radboud Universiteit beschikbaar. Gebruik voor je cover rechtenvrij beeldmateriaal uit de beeldbank van de Radboud Universiteit.

Beheren account

Een social media account moet beheerd worden. Zorg ervoor dat: 

  • Je meerdere beheerders hebt die elkaar kunnen vervangen als iemand ziek of op vakantie is of uit dienst gaat 
  • De inloggegevens van het account veilig opgeslagen zijn op een plek waar (enkele) collega’s bij kunnen
  • Het hersteladres (voor het geval je je wachtwoord kwijt bent) een algemeen Ru e-mailadres is waar meerdere mensen bij kunnen, bijvoorbeeld van de afdeling

Monitoring en webcare

Houdt bij wat er onder jouw volgers en rondom jouw organisatie gebeurt (monitoring). Luister en reageer actief (webcare). Hiervoor kun je gebruik maken van de monitortool OBI4wan. 

Met OBI4wan kun je bijvoorbeeld:

  • Bijhouden wat er over een organisatie of onderwerp wordt gedeeld
  • Meerdere social media-kanalen op één plek beheren
  • Rapportages met statistieken maken
  • Publiceren op je social mediakanalen

Voor faculteiten en diensten is de tool gratis, behalve als je OBI4Wan voor webcare via WhatsApp wilt gebruiken. 

Omgaan met negatieve reacties

Wanneer iemand negatief reageert, zie dit dan als waardevolle feedback. Er zijn verschillende manieren om op negatieve opmerkingen te reageren:

  • Wanneer niet helemaal duidelijk is waarom de reactie negatief is, vraag door en bied hulp of een luisterend oor aan.
  • Wanneer duidelijk is waarom de reactie negatief is en de oplossing ligt voor de hand, reageer dan door te bedanken voor de reactie en biedt direct de oplossing aan.
  • Wanneer de oplossing alleen te bereiken is door navraag te doen of iemand anders erbij te betrekken, laat dan weten dat de reactie is gelezen en binnen welk tijdsbestek er actie wordt ondernomen.

Verwijder nooit een reactie, tenzij deze de Nederlandse wet overtreedt, bijvoorbeeld bij discriminatie of racisme, of niet respectvol is voor anderen. Met het verwijderen van negatief commentaar is er de kans dat de reageerder boos wordt of gefrustreerd raakt en het probleem alleen maar groter wordt. Bovendien, het laten staan van negatieve commentaren toont aan dat je een open organisatie bent en openstaat voor negatieve (en positieve) feedback.

Openbaarheid en privacy

Wanneer je verantwoordelijk bent voor een communicatiekanaal dat namens de universiteit spreekt, draag je een verantwoordelijkheid. Zorg ervoor dat: 

  • De informatie betrouwbaar en correct is.
  • Je geen persoonlijke meningen via zakelijke accounts deelt.
  • Je geen privacygevoelige informatie deelt. Als dit noodzakelijk is, doe dit dan via rechtstreekse berichten die alleen voor de zender en ontvanger zichtbaar zijn.

Contact

Hulp nodig? Neem contact op met:

Contactafdeling

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.