Leidraad Organisatiewijzigingen en Medezeggenschap

1. Inleiding

De laatste versie van de Leidraad organisatiewijzigingen en medezeggenschap Radboud Universiteit Nijmegen is van 29 juni 2015. Medio 2021 is overeenstemming bereikt over de CAO Nederlandse Universiteiten 1 januari 2021- 31 maart 2022. In deze CAO zijn de bepalingen over reorganisaties aangepast. Dit vraagt ook aanpassing/herziening van de leidraad.

De belangrijkste wijzigingen t.o.v. de versie van 2015 hebben betrekking op:

• Aanpassingen definitie reorganisatie
• Aanscherping definities ingrijpend rechtspositioneel gevolg
• Verduidelijking indeling categorisering

2. Waar gaat deze leidraad over?

Deze leidraad gaat in op de vraag wanneer en op welke wijze organisatiewijzigingen aan de medezeggenschap moeten worden voorgelegd. Onder medezeggenschap wordt verstaan de Ondernemingsraad (OR) en/of de Onderdeelcommissies (OC’s), die op grond van de WOR zijn ingesteld alsmede het Lokaal Overleg (LO) waarin de vakbonden vertegenwoordigd zijn. Verder gaat deze leidraad in op de specifieke overlegprocedure bij reorganisaties en andere organisatiewijzigingen en op de vereisten voor het opstellen en uitvoeren van een reorganisatieplan en een personeelsplan.

3. Het wettelijk kader

In deze leidraad wordt uitgegaan van geldende wet- en regelgeving en jurisprudentie. Daarbij wordt direct aangesloten bij:

1. artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden(WOR);
2. hoofdstuk 9 Reorganisatie van de CAO Nederlandse Universiteiten

Artikel 25 lid 1 sub c, d en e van de WOR, gecombineerd met de definitie van het begrip reorganisatie in de CAO, leidt in de praktijk vaak tot de discussie of een organisatiewijziging wel of niet belangrijk is. Eenduidige uitleg van de in deze artikelen opgenomen begrippen is dan ook van belang. Daarom wordt in deze vernieuwde leidraad ingegaan op de volgende aspecten:

• Wat is een organisatiewijziging?
• Wat is een belangrijke organisatiewijziging?
• Wat is een belangrijk organisatieonderdeel en welke rol speelt de IM-eenheid hierbij?
• Directe en ingrijpende rechtspositionele gevolgen en
• Het aantal betrokken werknemers In het navolgende hoofdstuk worden deze begrippen nader toegelicht.

4. Toelichting begrippenkader organisatiewijzigingen

4.1. Wat is een organisatiewijziging?

Een organisatiewijziging is een verandering in de organisatiestructuur en/of in de omvang van de organisatie of een belangrijk onderdeel daarvan, die niet binnen de reguliere bedrijfsvoering plaatsvindt. De aanleiding kan van puur financiële aard zijn (bezuinigingen, bedrijfseconomische overwegingen) maar er kunnen aan een organisatiewijziging ook inhoudelijke, strategische nieuwe keuzes ten grondslag liggen, bijvoorbeeld: wijzigingen in de werkwijze van de ondersteuning, heroverweging en herordening van taken, klantgerichter werken, efficiencyverhoging, veranderende studentenaantallen, gewijzigde onderzoeksfinanciering, bekostiging e.d. Alledaagse organisatorische aanpassingen binnen de reguliere bedrijfsvoering worden niet beschouwd als organisatiewijzigingen.

4.2. Wat is een belangrijke organisatiewijziging?

Ingevolge artikel 25 WOR wordt de Ondernemingsraad in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit tot:
a. overdracht van de zeggenschap over de onderneming of een onderdeel daarvan;
b. het vestigen van, dan wel het overnemen of afstoten van de zeggenschap over, een andere onderneming, alsmede het aangaan van, het aanbrengen van een belangrijke wijziging in of het verbreken van duurzame samenwerking met een andere onderneming, waaronder begrepen het aangaan, in belangrijke mate wijzigen of verbreken van een belangrijke financiële deelneming vanwege of ten behoeve van een dergelijke onderneming;
c. beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan;
d. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming;
e. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming;
f. wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent.

In artikel 25 van de WOR wordt herhaaldelijk het begrip “belangrijk” gebruikt, zonder dat het wordt gedefinieerd. Of een organisatiewijziging belangrijk is of niet, wordt bepaald door mede naar omvang van een organisatiewijziging te kijken, de grootte van financiële consequenties, de omvang van de personele gevolgen, maar ook naar de inhoudelijke consequenties van een organisatiewijziging. Een “belangrijk” besluit in de zin van artikel 25 WOR is in de eerste plaats een voor de betreffende ondernemer niet-alledaags besluit. Andere factoren voor het bepalen of een organisatiewijziging wel of niet belangrijk is vindt men in de relevante sociale, procedurele en economische/organisatorische factoren:

• Bij sociale factoren gaat het om de directe en ingrijpende rechtspositionele gevolgen voor de werknemers, zoals de gevolgen voor de werkgelegenheid en de werkzaamheden (zie ook paragraaf 4.4). Ook het aantal werknemers dat dooreen besluit wordt getroffen speelt een rol (zie ook paragraaf 4.5). Een besluit zonder personele gevolgen kan in bepaalde gevallen echter ook belangrijk zijn.
• Bij procedurele gevolgen wordt gekeken naar de frequentie waarmee dergelijke besluiten worden genomen (hoe frequenter, des te eerder “niet-belangrijk”), alsmede naar de geldingsduur van het besluit (hoe langer, des te eerder “belangrijk”). Van belang daarbij is of het gaat om een besluit dat al dan niet past binnen de reguliere (dagelijkse) bedrijfsvoering. Een besluit dat bijzondere bedrijfsorganisatorische of financieel-economische gevolgen zal hebben kan al gauw belangrijk zijn. Echter, niet ieder bijzonder besluit is belangrijk omdat de gevolgen van het besluit van weinig betekenis kunnen zijn voor (de aard van de werkzaamheden van) de organisatie of het organisatieonderdeel.
• Bij economische / organisatorische factoren is de vraag van belang of het een kernactiviteit van de onderneming betreft (in bevestigend geval is er eerder sprake van “belangrijk”) en wat de betekenis van de in te krimpen c.q. te wijzigen werkzaamheden is binnen het totaal van de kernactiviteiten.

In het algemeen kan worden gesteld dat een besluit belangrijk is wanneer:

1. het besluit op zichzelf staat en dus niet binnen de reguliere bedrijfsvoering pasten/of
2. het besluit van wezenlijk belang is voor of van wezenlijke invloed is op de kernactiviteiten en/of
3. het besluit personele gevolgen heeft voor een relatief groot aantal betrokken werknemers (zie ook paragraaf 4.5).

NB 1: Het is niet mogelijk om een besluit met belangrijke gevolgen te splitsen in deelbesluiten met slechts beperkte gevolgen. De deelbesluiten moeten toch als één geheel worden aangemerkt.

NB 2: Een besluit is niet belangrijk omdat een bepaalde “belangrijke” persoon (bestuurder) het besluit neemt. Het gaat altijd om een “belangrijke wijziging” of een “belangrijk onderdeel”.

4.3. Wat is een belangrijk organisatieonderdeel en welke rol speelt de IM-eenheid hierbij?

In de WOR en de CAO is ook het begrip “belangrijk organisatieonderdeel” opgenomen. Binnen de Radboud Universiteit wordt in dit verband het begrip IM-eenheid (een eenheid van Integraal Management) gehanteerd. Dit zijn binnen de Radboud Universiteit de faculteiten, Radboud Services en de instituten F.C. Donders Centre (DCCN) en de Radboud Docenten Academie (RDA). Elke eenheid kent een door de OR ingestelde Onderdeelcommissie. De faculteiten, Radboud Services en instituten zijn vervolgens (elk op hun eigen wijze) weer onderverdeeld in subeenheden: afdelingen, secties, sectoren, instituten etc.

De faculteiten, Radboud Services en genoemde instituten worden dus in ieder geval beschouwd als een belangrijk organisatieonderdeel. Of een subeenheid wordt aangemerkt als een belangrijk onderdeel is afhankelijk van de vraag of de subeenheid belangrijk is voor de IM-eenheid. Daarbij gaat het om de vraag of de activiteiten van de subeenheid van belang of betekenis zijn voor de kernactiviteiten van de IM-eenheid en/of de organisatorische wijziging van de subeenheid van wezenlijk invloed is op de kernactiviteiten van de IM-eenheid.

4.4. Voorzien gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg

In artikel 9.1 CAO Nederlandse Universiteiten is bepaald dat: “onder reorganisatie bij een universiteit of een onderdeel daarvan wordt verstaan een verandering in de organisatie, zoals bedoeld in artikel 25 eerste lid, onderdeel a tot en met f van de Wet op de ondernemingsraden, die betrekking heeft op de universiteit of op een belangrijk onderdeel daarvan waarbij gedwongen ontslag voorzien is” en ook “Indien het echter een organisatiewijziging betreft en gedwongen ontslagen uitgesloten zijn, is het geen reorganisatie in de zin van dit hoofdstuk en gelden hiervoor de bepalingen van dit hoofdstuk niet. Lokaal wordt afgesproken hoe de werknemersorganisaties in het lokaal overleg en het betrokken medezeggenschapsorgaan in kennis worden gesteld van die organisatiewijzigingen en hoe deze worden besproken”.

Als gedwongen ontslagen zijn uitgesloten, is er geen sprake van een reorganisatie. Er kan dan nog wel sprake zijn van een organisatiewijziging, al dan niet belangrijk, waarover hierna meer.

Naast voorzien gedwongen ontslag kan het voorkomen dat (toch) sprake is van een direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg voor individuele medewerkers op grond waarvan een rol is weggelegd voor de medezeggenschap. Hierbij gaat het in deze leidraad uitsluitend om overplaatsingen dan wel herplaatsingen van medewerkers naar of in een andere functie met een wezenlijk ander takenpakket en met een ander salarisniveau binnen de eigen dan wel een ander organisatieonderdeel.

4.5 Het aantal betrokken werknemers

Het aantal werknemers dat door een besluit wordt getroffen speelt ook een rol om te bepalen of een organisatiewijziging al dan niet belangrijk is. In wet- en regelgeving wordt echter geen ondergrens aangegeven voor het aantal werknemers dat getroffen wordt door de direct en ingrijpende rechtspositionele gevolgen. Voor het bepalen van een ondergrens van het aantal werknemers waar het om dient te gaan voordat besloten wordt of een organisatiewijziging wel of niet belangrijk is, moet worden aangesloten bij de jurisprudentie rondom het bereik van artikel 25 WOR.

Bij 20 of meer ontslagen in een kortere periode (de norm van de Wet Melding Collectief Ontslag) zal in beginsel sprake zijn van een “belangrijk” besluit (en bovendien ook van directe en ingrijpende rechtspositionele gevolgen). Gaat het om een geringer aantal, dan is 10% van het totaal van de werknemers in het betreffende organisatieonderdeel nog een hulpmiddel. Dit werkt niet meer als 10% van het totaal slechts een paar werknemers betreft (2 van de 20 werknemers is normaal gesproken voor artikel 25 WOR “niet-belangrijk”).

5. Categorieën van organisatiewijziging

Binnen de Radboud Universiteit worden 5 categorieën gehanteerd op het terrein van organisatiewijzigingen:
I. Reorganisatie: Belangrijke organisatiewijziging (in de zin van artikel 25 WOR) die betrekking heeft op de universiteit of op een belangrijk onderdeel waarbij gedwongen ontslag is voorzien: de Ondernemingsraad wordt in de gelegenheidgesteld te adviseren en de vakbonden worden betrokken in verband met het feit dat gedwongen ontslag is voorzien;
II. Belangrijke organisatiewijziging (in de zin van artikel 25 WOR) en IM onderdeel-overstijgend, geen gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg voorzien: de Ondernemingsraad wordt in de gelegenheid gesteld te adviseren;
III. Belangrijke organisatiewijziging (in de zin van artikel 25 WOR), niet IM onderdeeloverstijgend en geen gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg voorzien: de Onderdeelcommissie wordt in de gelegenheid gesteld te adviseren, tenzij de OR haar wettelijke recht ex artikel 15 WOR gebruikt en in weerwil van de afspraken in de Instellingsbesluiten van de OC’s, de zaak aan zich houdt;
IV. Overige organisatiewijziging, niet belangrijk, maar wel gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg voorzien: overleg met deOnderdeelcommissie;
V. Alledaagse beslissingen (day to day arrangements) inclusief niet belangrijke organisatiewijzigingen waarbij geen gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg is voorzien: geen taak voor medezeggenschap*.

*Hoewel alledaagse beslissingen niet als organisatiewijziging gedefinieerd kunnen worden, wordt dit volledigheidshalve wel in de Leidraad opgenomen.

6. Werkwijze en medezeggenschapsprocedure per categorieorganisatiewijziging

In dit hoofdstuk per categorie organisatiewijziging een werkwijze en procedure uitgewerkt. De werkwijze omvat het gehele proces van:

• voorgenomen besluit tot organisatiewijziging door CvB, decaan/directeur van Radboud Services/instituut;
• de behandeling in de medezeggenschap en vaststelling van het (re)organisatieplan en
• het vaststellen van een eventueel personeelsplan en In alle gevallen geschiedt de voorbereiding in overleg met de Divisie HR.

De decaan/directeur wordt geadviseerd door de eigen HR-adviseur. De HR-adviseur ziet toe op een correcte en zorgvuldige uitvoering van de procesmatige, personele, rechtspositionele en andere juridische aspecten die in verband met de organisatiewijziging een rol spelen. De HR-adviseur vervult deze taak zowel bij de opstelling en uitvoering van het voorgenomenbesluit tot organisatiewijziging als de eventueel daarbij behorende opstelling en uitvoering van het reorganisatie- en personeelsplan.

Bij een voorgenomen organisatiewijziging raadpleegt een decaan/directeur, voorafgaand aan bespreking met zijn medezeggenschapsorgaan, de Divisie HR over de vraag of er sprake is van een belangrijke (d.w.z. adviesplichtige) organisatiewijziging en over de vraag of gedwongen ontslag en/of een direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg is voorzien.

6.1. Categorie I: Reorganisatie

Omschrijving: Belangrijke organisatiewijziging (in de zin van artikel 25 WOR) die betrekking heeft op de universiteit of op een belangrijk onderdeel daarvan waarbij gedwongen ontslag is voorzien. De Ondernemingsraad wordt in de gelegenheid gesteld te adviseren en de vakbonden worden betrokken in verband met het feit dat gedwongen ontslag is voorzien.

Het begrip “reorganisatie” staat gedefinieerd in artikel 9.1 van de CAO Nederlandse Universiteiten: “Onder reorganisatie bij een universiteit of een onderdeel daarvan wordt verstaan een wijziging in de organisatie, zoals bedoeld in artikel 25, eerste lid, onderdeel a tot en met f, van de Wet op de ondernemingsraden, die betrekking heeft op de universiteit, of op een belangrijk onderdeel daarvan, waarbij gedwongen ontslag voorzien is.

Het moet dus gaan om een belangrijke organisatiewijziging én gedwongen ontslag moet zijn voorzien. Bij een organisatiewijziging die tevens als reorganisatie kan worden aangemerkt, is er sprake van een adviesplichtige organisatiewijziging, waarbij de Ondernemingsraad advies uitbrengt. Met de vakbonden in het LO wordt besproken hoe wordt omgegaan met de rechtspositionele gevolgen voor de betrokken werknemers.

Als de decaan of directeur in overleg met de Divisie HR concludeert dat sprake is van een belangrijke organisatiewijziging waarbij gedwongen ontslag is voorzien, wordt het College van Bestuur zo spoedig mogelijk in kennis gesteld. Omdat de organisatiewijziging als een reorganisatie wordt beschouwd is het College van Bestuur verantwoordelijk om jegens de OR en het LO zijn werkgeversverplichtingen met betrekking tot de medezeggenschap na te komen.

6.1.1. De rol van de OR en LO

De OR en de vakbonden in het LO moeten tijdig schriftelijk in kennis worden gesteld van een voorgenomen reorganisatie (artikel 9.2 CAO).

• de OR heeft bij een reorganisatie adviesrecht op grond van artikel 25 van WOR. Deze bevoegdheid is in de instellingsbesluiten van de OC’s uitdrukkelijk niet bij de OC neergelegd. De OC adviseert desgevraagd of uit eigen beweging de OR.
• De vakbonden in het Lokaal Overleg worden geïnformeerd. Het Sociaal Plan Radboud Universiteit 2020-2025 is van toepassing. Dit betekent dat ingeval van reorganisaties in beginsel geen aanvullend sociaal plan wordt overeengekomen. Met de vakbonden kan worden overeengekomen dat aanvullende sociale maatregelen wordengetroffen.

Indien het voornemen bestaat om tenminste 20 werknemers (op één of meer tijdstippen binnen een tijdvak van 3 maanden) te ontslaan, bestaat op grond van de Wet Melding Collectief Ontslag de verplichting om dit schriftelijk te melden bij het UWV en de vakbonden te raadplegen.

6.1.2. Voornemen tot reorganisatie (het in kennis stellen van OR en LO)

Op grond van artikel 9.2 CAO worden de vakbonden in het Lokaal Overleg en de OR tijdig schriftelijk in kennis gesteld van een voorgenomen reorganisatie. Dit is de zgn. melding, en die omvat informatie m.b.t. de volgende onderwerpen:
a. de aanleiding van de reorganisatie (verplicht);
b. het doel van de reorganisatie (verplicht);
c. de aard en omvang van de reorganisatie (voor zover mogelijk);
d. de financiële en/of formatieve randvoorwaarden (voor zover mogelijk);
e. de uitgangspunten en randvoorwaarden m.b.t. de consequenties voor het personeel (voor zover mogelijk);
f. de procedure die zal worden gevolgd bij de voorbereiding en uitvoering van de reorganisatie, inclusief een globale planning in de tijd (verplicht);
g. de verwachte rechtspositionele gevolgen in algemene zin (verplicht).

6.1.3. Vakbonden

De vakbonden worden in de gelegenheid gesteld tenminste één keer de wijze waarop wordt omgegaan met de gevolgen voor betrokken medewerkers van het gedwongen ontslag dat is voorzien, te bespreken met de werkgever. Het Sociaal Plan Radboud Universiteit 2020-2025 is van toepassing. Dit betekent dat ingeval van reorganisaties in beginsel geen aanvullend sociaal plan wordt overeengekomen. Met de vakbonden kan worden overeengekomen dat aanvullende sociale maatregelen worden getroffen.

6.1.4. De Ondernemingsraad

Op grond van de CAO wordt over het voorgenomen besluit door de werkgever niet beslist dan nadat daarover tenminste één keer met de OR overleg is gepleegd in een overlegvergadering.

In het geval van voorgenomen reorganisaties die een uitbesteding van een belangrijk onderdeel van de organisatie betreffen, overleggen CvB en OR over de wenselijkheid van gefaseerde advisering. Principebesluiten tot uitbesteding van belangrijke onderdelen van de organisatie worden vooraf voor advies voorgelegd aan de OR. Afspraken hierover worden gemaakt bij de bespreking van de melding van voorgenomen organisatiewijziging die zal leiden tot een reorganisatie. De werkgever stelt, in aansluiting op en met inachtneming van het reorganisatievoornemen, een Reorganisatieplan en een Personeelsplan op.

6.1.5. Reorganisatieplan (voor advies naar de OR)

Het Reorganisatieplan beschrijft nauwkeurig de beoogde verandering van de organisatie. Het Reorganisatieplan vermeldt in ieder geval:
a. doel en taak van de nieuwe organisatie-eenheid en haar onderdelen;
b. de kwantitatieve bezetting;
c. de kwalitatieve bezetting.

Over het Reorganisatieplan wordt door de werkgever niet beslist dan nadat de OR in de gelegenheid is gesteld over het plan advies uit te brengen en geïnformeerd is over het van toepassing zijn van het Sociaal Plan Radboud Universiteit 2020-2025 en/of aanvullende sociale maatregelen worden getroffen. Zodra het reorganisatieplan door het CvB voor advies is voorgelegd aan de OR, informeert de decaan of directeur ook zijn OC over het plan.

6.1.6. Personeelsplan (informeren individuele werknemers en geven mogelijkheid tot reageren)

Het Personeelsplan komt na, of gelijktijdig met, het Reorganisatieplan tot stand. Het Personeelsplan beschrijft, op basis van het Reorganisatieplan, de te verwachte rechtspositionele gevolgen voor de individuele werknemer. Het plan vermeldt in ieder geval:
a. van welke werknemers de organisatorische positie wijzigt en op welke wijze;
b. welke werknemers met ontslag bedreigd zijn;
c. voor welke werknemers anderszins de rechtspositie direct en ingrijpend wijzigt;
d. op welke wijze met inachtneming van het Kader voor Sociaal Beleid, en indien aanwezig het Sociaal Plan, met de te verwachten rechtspositionele gevolgen wordt omgegaan.

Over het Personeelsplan wordt door de werkgever niet beslist dan nadat elke in het plan genoemde werknemer in de gelegenheid is gesteld op het ten aanzien van hem in het plan vermelde een reactie kenbaar te maken.

Het personeelsplan beschrijft de personele gevolgen van de individuele werknemer en is een vertrouwelijk document. Het vaststellen van het personeelsplan is de bevoegdheid van de werkgever (CvB of decaan/directeur) en wordt niet voorgelegd aan de medezeggenschap.

6.2. Categorie II: Belangrijke organisatiewijziging en IM-overstijgend waarbij geen gedwongen ontslag en/of een direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg wordt voorzien

Omschrijving: Belangrijke organisatiewijziging (in de zin van artikel 25 WOR) en IM onderdeel-overstijgend, waarbij geen gedwongen ontslag en/of een direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg wordt voorzien. De Ondernemingsraad wordt in de gelegenheid gesteld te adviseren.

Een IM-overstijgende organisatiewijziging is een organisatieverandering die over de grenzen van een IM-eenheid heengaat. Het kan hier gaan om een organisatiewijziging die van wezenlijke invloed is op de gehele universiteit of een organisatiewijziging die meerdere subeenheden binnen de verschillende IM-eenheden treft. Bij een belangrijke IM-overstijgende organisatiewijziging heeft het CvB, in samenwerking met de betrokken decanen/directeuren, de regie over het proces en wordt de Ondernemingsraad om advies gevraagd. De reden waarom deze organisatiewijziging op OR-niveau besproken wordt is dat in het andere geval meerdere OC’s bij het proces betrokken zouden moeten worden, hetgeen de adviesprocedure onnodig complex zou maken.

De werkwijze is gelijk aan die bij categorie I met dien verstande dat het Lokaal Overleg wel wordt geïnformeerd, maar verder niet in de procedure betrokken wordt, aangezien er geen sprake is voorzien gedwongen ontslag en/of een direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg. Een personeelsplan hoeft dus niet aan de orde te zijn.

6.3. Categorie III: Belangrijke organisatiewijziging en niet IM-overstijgend waarbij geen gedwongen en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg is voorzien

Omschrijving: Belangrijke organisatiewijziging (in de zin van artikel 25 WOR), niet IM onderdeel-overstijgend en waarbij geen gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg is voorzien. De Onderdeelcommissie wordt in de gelegenheid gesteld te adviseren.

Bij de Radboud Universiteit vinden de meeste organisatiewijzigingen plaats op het niveau van een IM-eenheid of op het niveau van een onderdeel van een IM-eenheid onder verantwoordelijkheid van een decaan of directeur. De decaan of directeur is ook verantwoordelijk voor het opstellen van het voornemen tot organisatiewijziging, het organisatieplan en het eventuele personeelsplan. Door de Ondernemingsraad is de adviesbevoegdheid over dergelijke organisatiewijzigingen aan de OC’s overgedragen. Dit is standaard opgenomen in de instellingsbesluiten van de OC’s.

Om te voorkomen dat er in een laat stadium mogelijk toch verschil van inzicht ontstaat over de te volgen procedure, zal aan de OR en het LO een vroegtijdige melding worden gedaan. Dit betekent dat bij organisatiewijzigingen van categorie III door de verantwoordelijke decaan/directeur in overleg met de Divisie HR een korte melding wordt gemaakt van aanleiding, aard en omvang van de beoogde organisatieverandering en van de te volgen procedure. De melding wordt eerst in een vergadering van het College van Bestuur besproken. De Divisie HR informeert vervolgens (het Dagelijks Bestuur van) de OR, zodat tijdig gehandeld kan worden als de OR het niet eens is met de procedure. De vakbonden worden tegelijkertijd met (het Dagelijks Bestuur van) de OR in kennis gesteld.

Inhoud vroegtijdige melding (maximaal 1 A 4tje)

Korte beschrijving van:

• Aanleiding en doel van de organisatiewijziging
• Aard en omvang van de organisatiewijziging
• Procedure die gevolgd zal worden bij de voorbereiding en uitvoering van de wijziging

6.3. Categorie IV: Niet belangrijke organisatiewijzigingen, wel gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg voorzien

Omschrijving: Overige organisatiewijziging, niet belangrijk, wel gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg voorzien. Overleg met de Onderdeelcommissie.

Het gaat hier om organisatiewijzigingen die niet als belangrijk worden gedefinieerd, waarbij gedwongen ontslag en/of direct ingrijpend rechtspositioneel gevolg is voorzien. De decaan/directeur informeert zijn OC en heeft over de plannen overleg met de OC. Er wordt een vroegtijdige melding gedaan, zie hiervoor de werkwijze bij categorie III.

6.4. Categorie V: Day to day management en arrangements, inclusief overige organisatiewijzigingen

Binnen de reguliere bedrijfsvoering vinden voortdurende alledaagse organisatorische aanpassingen plaats. Daarbij is soms sprake van een niet-belangrijke organisatiewijziging waarbij geen gedwongen ontslag is voorzien. Denk bijvoorbeeld aan het verplaatsen van (een) bestaande functie(s) tussen afdelingen binnen dezelfde IM eenheid of tussen IM eenheden. Hier ligt geen (formele) rol of taak voor de medezeggenschap.

7. Algemene regels bij organisatiewijzigingen

7.1. Moment adviesaanvraag

De werkgever legt het voorgenomen besluit tot organisatiewijziging schriftelijk aan de OC/OR voor. Het advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Dit betekent enerzijds dat de OC/OR al in een vroeg stadium van de besluitvorming moet worden geraadpleegd (d.w.z. voordat er een keuze wordt gemaakt voor alternatieve voorstellen) en anderzijds dat er op het moment van de adviesaanvraag inzicht bestaat in de belangrijkste gevolgen van het besluit.

7.2. Inhoud adviesaanvraag

Bij de adviesaanvraag wordt aan de OC/OR een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het voorgenomen besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar verwachting voor de in de organisatie werkzame personen zal hebben en van de naar aanleiding daarvan voorgenomen maatregelen.

7.3. Procedure advisering

Over de betrokken aangelegenheid moet ten minste éénmaal overleg met de OC/OR zijn gepleegd in een overlegvergadering alvorens de OC/OR met betrekking tot een voorgenomen besluit advies uitbrengt. De OC/OR stelt, na één of meer overlegvergaderingen, zijn advies zelfstandig vast in een eigen vergadering. Daarna kan de OC/OR zijn advies schriftelijk aan de werkgever uitbrengen of mondeling in een overlegvergadering.

7.4. Motivering genomen besluit

Indien na het advies van de OC/OR een besluit tot organisatiewijziging wordt genomen, wordt de OC/OR door de werkgever zo spoedig mogelijk schriftelijk van het besluit in kennis gesteld. Indien het advies van de OC/OR niet of niet geheel is gevolgd, wordt aan de OC/OR tevens meegedeeld waarom van dat advies is afgeweken.

7.5. Opschortingstermijn

Tenzij het besluit overeenstemt met het advies van de OC/OR, is de werkgever verplicht de uitvoering van zijn besluit op te schorten tot een maand na de dag waarop de OC/OR van het besluit in kennis is gesteld. De verplichting vervalt wanneer de OC/OR dat te kennen geeft. De betekenis van de opschortingstermijn is dat de OR daardoor de gelegenheid heeft zich te beraden over het instellen van beroep bij de rechter, zonder vrees dat de werkgever intussen het besluit zal uitvoeren. Alleen de OR kan in beroep gaan bij de Ondernemingskamer. OC’s kunnen een verzoek aan de OR doen om in beroep te gaan.

7.6. Verschil van inzicht over de procedure

Hoewel deze leidraad beoogt de medezeggenschapsprocedures zo eenduidig mogelijk vast te leggen, kan het toch voorkomen dat er verschil van inzicht blijft bestaan over de te volgen procedure. De OR kan in dat geval van haar wettelijke recht ex artikel 15 WOR gebruik maken en in weerwil van de afspraken in de instellingsbesluiten van de OC’s, besluiten de advisering aan zich te houden. Dit onverminderd het recht van de OR om in beroep te gaan bij de Ondernemingskamer.

8. Regels bij reorganisatieontslag

8.1.Verplichtingen Wet melding Collectief

Ontslag Op grond van de Wet melding collectief ontslag dient de werkgever die voornemens is tenminste 20 werknemers (binnen een tijdvak van 3 maanden) te ontslaan, dit niet alleen schriftelijk te melden aan de vakbonden (op grond van de CAO) maar ook bij het UWV. Daarbij maakt het niet uit hoe het ontslag wordt geregeld: via het UWV, de rechter of met wederzijds goedvinden.

8.2. Sociaal Plan

Voor de werknemer, die met ontslag wordt bedreigd wegens de opheffing van zijn functie of wegens vermindering van het aantal uitwisselbare functies en na toepassing van het afspiegelingsbeginsel, geldt het Sociaal Plan.

9. Overige onderwerpen

9.1. Advies over opdracht aan externe deskundige

In artikel 25, lid 1 onder n van de WOR is bepaald dat het verstrekken en formuleren van adviesopdrachten aan een deskundige buiten de onderneming betreffende zaken waarin adviesrecht geldt ook adviesplichtig is. Bij onze universiteit is deze bevoegdheid door de OR gedelegeerd aan de OC’s. D.w.z. dat over het inschakelen van een externe deskundige en de opdrachtformulering advies moet worden gevraagd aan de OC tenzij het een opdracht van het CvB betreft, in dat geval is de OR bevoegd.

9.2. Medezeggenschap bij groepsgewijze werven of inlenen van arbeidskrachten

In artikel 25, lid 1 sub g van de WOR is opgenomen dat de OR door de ondernemer in de gelegenheid wordt gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot het groepsgewijze werven of inlenen van arbeidskrachten. Het aantrekken van individuele arbeidskrachten of de tijdelijke individuele vervanging van werknemers door uitzendkrachten valt niet onder het adviesrecht. Het afsluiten van overeenkomsten op grond waarvan later werknemers groepsgewijs worden geworven of ingeleend valt wel onder het adviesrecht.

Dit betekent dat het sluiten van een (mantel)overeenkomst waarbij afspraken worden gemaakt over de inhuur van individuele arbeidskrachten niet onder het adviesrecht valt. Kern van artikel 25, lid 1 sub g WOR is dus dat het moet gaan om een groep werknemers, die – tegelijkertijd – wordt ingeleend voor bepaalde werkzaamheden. Is er geen sprake van een groep die voor een bepaald werk wordt ingehuurd, dan is er geen sprake van adviesrecht. Het aantrekken van een projectleider voor een bepaald project (of 5 projectleiders voor 5 verschillende projecten) valt dus niet onder het adviesrecht.

9.3. Schema

In de bijlage is een schema weergegeven met de te nemen stappen bij organisatiewijzigingen. In het schema wordt onderscheid gemaakt tussen te nemen stappen bij een reorganisatie, een belangrijke organisatiewijziging (wel of niet IM overstijgend) en overige organisatiewijzigingen.