Buitenlandse dienstreizen boeken met DGI (voorheen Diversity Travel)

In de self service kun je zelf je reis boeken in de online bookingstool van DGI. Bekijk ook de handleiding van de online booking tool.

1. Dien jouw reisaanvraag in via BASS met de bijbehorende prijsinschatting. Jouw reisaanvraag wordt gecontroleerd door o.a. je leidinggevende en de financiële afdeling van je faculteit, divisie of instituut.
2. Bij goedkeuring ontvang je jouw goedgekeurde reisaanvraagnummer. Met dit nummer kun je jouw aangevraagde reis boeken via Gateway. Voeg hier het goedgekeurde reisaanvraagnummer in het veld toe. Let op: Dit nummer begint altijd met de letter ‘’T'’, gevolgd door zes cijfers.
3. Zorg ervoor dat jouw reizigersprofiel in de bookingstool up-to-date is en dat dit overeenkomt met jouw officiële documenten (paspoort of identiteitskaart).
4. Voer de details van jouw buitenlandse reis in op Gateway (de online boekingstool van DGI) om een prijsinschatting te krijgen. Raadpleeg bij het boeken ook de tarieflijst van de Rijksoverheid. Onderdelen van deze reisaanvraag zijn jouw treintickets, boottickets, vliegtickets, accommodatie en lokaal vervoer. Let op: Overige kosten tijdens jouw verblijf kunnen direct (zonder reisaanvraagnummer) gedeclareerd worden als onkostendeclaratie in BASS en worden niet meegenomen in jouw reisaanvraag. Deze kosten zijn bijvoorbeeld: eten/drinken, taxi/ov ter plaatse en toeristenbelasting
5. Ontvang de tickets voor jouw reis via e-mail. 

Naar de bookingstool

Hulp nodig tijdens het boeken via self-service in de online booking tool of ervaar je problemen met de online bookingstool? Please contact the Gateway helpdesk via +31 708080325.

Wanneer je informatie opvraagt via full service handelt DGI jouw boeking af als een full service.

Met full service kun je jouw reis laten verzorgen door DGI. Je ontvangt bij full service verschillende reismogelijkheden en een kostenoverzicht.

1. Zorg ervoor dat jouw reizigersprofiel in de bookingstool up-to-date is en dat dit overeenkomt met jouw officiële documenten (paspoort of identiteitskaart).
2. Vraag een prijsindicatie aan bij DGI door het online formulier in te vullen met de reisgegevens. Onderdelen van deze reisaanvraag zijn treintickets, vliegtickets, boottickets, accommodatie, boeking en lokaal vervoer. DGI kan deze accomodatie voor jou boeken (afhankelijk van beschikbaarheid). Let op: Overige kosten tijdens jouw verblijf kunnen direct (zonder reisaanvraagnummer) gedeclareerd worden via BASS (onkostendeclaratie) en worden niet meegenomen in jouw reisaanvraag. Deze kosten zijn bijvoorbeeld: eten/drinken, taxi/ov ter plaatse en toeristenbelasting.
3. DGI stuurt binnen 24 uur een e-mail naar jou met een prijsvoorstel met verschillende reismogelijkheden en kostenoverzicht.
4. Dien jouw geselecteerde reisoptie en het bijbehorende bedrag in als buitenlandse reis via BASS.
5. Bij goedkeuring van jouw leidinggevende en de financiële afdeling van je faculteit, divisie of instituut ontvang je jouw goedgekeurde reisaanvraagnummer.
6. Bel de travel consultant of stuur een e-mail naar DGI. Vermeld hierbij jouw goedgekeurde reisaanvraagnummer. Let op: Dit nummer begint altijd met de letter ‘’T'’, gevolgd door zes cijfers.
7. Ontvang jouw tickets in de e-mail.  

Naar de bookingstool

Groepsreizen vanaf 2 personen kun je aanvragen via full service. Vraag de offerte aan via DGI travel en dien via Bass een bestelaanvraag in.

Hulp nodig tijdens het boeken van een full service tijdens kantoortijden? Neem dan contact op neem dan contact op met de travel consultants via olive [at] dgitravel.com (olive[at]dgitravel[dot]com) of via + 31708080323.

Indien je wilt verblijven op een specifieke onderzoekslocatie, mail of bel met de full service van DGI tijdens kantoortijden. Neem contact op met de travel consultants via olive [at] dgitravel.com (olive[at]dgitravel[dot]com) of via + 31708080323.

Ook bij een spoed reisaanvraag dien je een goedgekeurde reisaanvraag te hebben. Dit regel je door zo snel mogelijk een reisaanvraag in te dienen en en te laten goedkeuren door je leidinggevende. In BASS onder het kopje 'Status reisaanvraag opvragen', is zichtbaar wat de huidige status is van je reisaanvraag en wie jouw reisaanvraag nog moet goedkeuren. 

Naar de bookingstool

Het is mogelijk om een accomodatie te boeken bij Airbnb. Echter wordt dit sterk afgeraden door de Radboud Universiteit en DGI vanwege de strikte annuleringsvoorwaarden (waarbij verhuurders last-minute annuleren) en de aanzienlijke privacy risico's. Airbnb is een Consumer-to-Consumer (C2C) of Business-to-Consumer (B2C) platform, waardoor er geen contract door de universiteit of DGI met Airbnb kan worden afgesloten. 

Het is niet mogelijk om via de website van DGI bij Airbnb te boeken met je persoonlijke Airbnb-account. Echter, boeken bij Airbnb kan uitsluitend op persoonlijke titel en onder eigen verantwoordelijkheid. Als je ervoor kiest om toch via Airbnb te boeken, doe je dit op eigen risico. Radboud Universiteit en DGI zijn niet aansprakelijk voor eventuele schade, waaronder – maar niet uitsluitend – identiteitsfraude.  

Radboud Universiteit en DGI bieden deze mogelijkheid om aan te sluiten bij de gangbare reispraktijk binnen de universiteit. Echter, boeken via Airbnb wordt niet actief ondersteund. DGI zal reizigers actief benaderen met low-cost en long-stay alternatieven uit haar eigen aanbod. 

Door via Airbnb te boeken, accepteer je de voorwaarden en risico’s die daarbij horen. Radboud Universiteit en DGI dragen geen verantwoordelijkheid voor eventuele problemen, annuleringen of privacyschendingen die voortkomen uit het gebruik van Airbnb. 

Privacy risico’s bij boeken via Airbnb 

Bij het boeken via Airbnb zijn er verschillende privacy risico’s waarmee je rekening moet houden: 

1. Delen van persoonlijke gegevens 

• Airbnb verzamelt en deelt persoonlijke gegevens zoals je naam, telefoonnummer, e-mailadres en betaalinformatie met hosts en derden (zoals betalingsverwerkers).
• Hosts kunnen extra informatie vragen, zoals een kopie van je ID, wat risico’s met zich meebrengt als deze niet goed worden beheerd. 

2. Ongewenste monitoring (verborgen camera’s) 

• Er zijn meldingen geweest van verborgen camera’s in accommodaties. Hoewel Airbnb dit verbiedt in privéruimtes, kunnen hosts misbruik maken van bewakingsapparatuur.
• Controleer ruimtes op verdachte objecten of gebruik een signaaldetector-app. 

3. Datalekken en hacks 

• Airbnb is een groot platform en kan een doelwit zijn voor hackers. Als hun systemen worden gehackt, kunnen jouw persoonlijke gegevens in verkeerde handen vallen.
• Gebruik nooit hetzelfde wachtwoord op meerdere platforms om risico’s te verkleinen. 

4. Locatietracering 

• Airbnb kan je locatiegegevens opslaan en delen via de app of berichtenuitwisseling met de host.
• Dit kan inzicht geven in je reispatronen en verblijfsgeschiedenis. 

5. Social engineering en phishing 

• Criminelen kunnen zich voordoen als Airbnb of een host om persoonlijke informatie te verkrijgen via nepmails of valse websites.
• Controleer altijd of je op de officiële Airbnb-site zit en deel geen gevoelige gegevens buiten het platform. 

6. Onbedoeld delen van recensies of ervaringen 

• Airbnb maakt recensies openbaar, wat kan leiden tot ongewenste blootstelling van je reisgedrag of verblijfplaats.
• Overweeg of je een recensie wilt plaatsen als privacy voor jou belangrijk is. 

7. Verkoop van gegevens aan derden 

• Airbnb’s privacy beleid stelt dat gegevens met derde partijen kunnen worden gedeeld, zoals marketingbedrijven of zakelijke partners.
• Dit kan leiden tot gerichte advertenties of commercieel gebruik van je gegevens 

Hoe je jouw privacy kunt beschermen 

• Gebruik een sterk, uniek wachtwoord voor Airbnb.
• Beperk het delen van persoonlijke informatie met hosts.
• Controleer accommodaties op verborgen camera’s.
• Wees alert op phishing-pogingen en gebruik alleen officiële communicatiekanalen.
• Gebruik een VPN bij het inloggen op openbare wifi-netwerken.
• Controleer het privacy beleid van Airbnb en pas je instellingen aan indien mogelijk.