Buitenlandse dienstreizen boeken met VCK Travel

Raadpleeg altijd voordat je een reis naar het buitenland maakt deze infographic.

VCK Travel is de verplichte centrale plek voor het boeken van jouw buitenlandse dienstreis (treintickets, eventuele vliegtickets, boottickets, hotel en autoverhuur). Voor het boeken van een buitenlandse reis is het verplicht om een reisaanvraag in te dienen, ook als je al toestemming hebt van je leidinggevende.

Let op: Je kunt pas definitief boeken nadat jouw reisaanvraag is goedgekeurd en je een reisaanvraagnummer hebt ontvangen. Dit nummer begint altijd met een T, gevolgd door zes cijfers.

Een reis boeken

Er zijn verschillende manieren om een buitenlandse dienstreis te boeken. Je kunt zelf de reis boeken (self service - rol 'boeker') of deze reis laten verzorgen door VCK Travel (full service). Indien je een management-assistent(e) bent kun je ook voor collega's een reis boeken, je bent dan een 'travel arranger' als rol in het systeem. Meer informatie over de verschillende rollen vind je onder 'meer informatie en meest gestelde vragen'. Bekijk hier het  prijsindicatieformulier. Let op: treinreizen kunnen tot 6 maanden vooraf worden geboekt en vluchten tot 11 maanden voor vertrek.

Naar de bookingstool

Jouw reizigersprofiel

Voordat je een reis boekt is het belangrijk dat je jouw reizigersprofiel aanpast en zelf up-to date houdt, conform officiële documenten zoals een paspoort of identiteitskaart. Let op: het duurt 24 uur voordat eigen gemaakte wijzigingen zichtbaar zijn. Daarnaast kun je in je reizigersprofiel dieetwensen, OV-chipkaarten en/of andere kortingskaarten of andere belangrijke zaken aangeven en toevoegen. 

Ervaar je problemen bij het inloggen van de bookingstool? Je bent dan nog niet bevoegd. Dien je aanvraag hieronder in.

Toegang aanvragen bookingstool

Meer informatie en meest gestelde vragen

Congresboekingen

Indien je naar het buitenland gaat voor een congres boek je de trein, vlucht, taxi en OV met VCK Travel.

Let op: inschrijfkosten voor congressen betaal je zelf en kun je meteen declareren na betaling via BASS (onkostendeclaratie).

Congresboeking met openbare link

Het boeken van congressen in het buitenland met een open inschrijving boek je met VCK Travel (full service), indien de link gedeeld kan worden door jou aan VCK Travel. Logistieke zaken zoals trein, vlucht en taxi boek je met VCK Travel. De overige zaken zoals consumpties betaal je zelf en declareer je achteraf.

Congresboeking met persoonlijke link

Als je bent uitgenodigd voor een congres met een gepersonaliseerde uitnodiging waarin het hotel, diners en dergelijke worden aangeboden door de congresorganisatie, boek en betaal je dit zelf.

  1. Dien je reisinvraag in via BASS en ontvang een goedgekeurde reisaanvraag (met alle kosten van de dienstreis) voor je gaat boeken.
  2. De heen en terugreis naar het congres in het buitenland (trein, vlucht, taxi) boek je met VCK Travel.
  3. Boek en betaal het verblijf via de door jou ontvangen gepersonaliseerde uitnodiging. De kosten hiervan kun je na betaling meteen declareren via BASS (onkostendeclaratie). Deze kosten omvatten: congreskosten, arrangementen, congreshotel of de inschrijving inhoudelijke informatie.
  4. De overige verblijfkosten zoals maaltijden kun je direct declareren via BASS (onkostendeclaratie).
Mogelijkheid om te boeken?VCK Travel    Jijzelf         
Vervoer (trein, vlucht, OV)  
Inschrijfkosten  
Package deal* met openbare link 
Package deal* met persoonlijke link 

*package deal: verblijf + excursie + diner vanuit congres organisatie.

 

 

Duurzaam reisbeleid

Een belangrijke maatregel voor buitenlandse reizen uit het duurzaamheidsbeleid van de Radboud Universiteit is de 7-uurs reisregeling vanaf Nijmegen. Die houdt in: niet meer vliegen naar steden die binnen zeven uur met duurzame alternatieven te bereiken zijn. Vaak is de trein een goed alternatief, heb je minder wachttijd dan op het vliegveld en kun je de reis bijvoorbeeld gebruiken om te werken of te slapen als je de nachttrein neemt. 

Bij het vaststellen van het beleid zakelijke vliegreizen in 2020 is besloten om het boeken van internationale dienstreizen centraal te organiseren via een reisagent om de duurzaamheidsdoelstellingen van de Radboud Universiteit te realiseren. Met VCK Travel wordt inzichtelijk welke CO2-uitstoot reizen veroorzaakt en hoe dit gecompenseerd gaat worden. Daarnaast worden de administratieve lasten van collega's van verschillende afdeling verlicht en is de zorgplicht (duty of care) centraal georganiseerd.

Gebruik zakelijke spaarpunten 

Wanneer je een zakelijke vliegreis boekt, worden er automatisch punten verzameld in een centraal spaarprogramma van de betreffende luchtvaartmaatschappij. Door vliegtickets te boeken via VCK Travel worden de zakelijke punten verzameld in een gecentraliseerd account van de Radboud Universiteit. Dit spaarprogramma heet Bluebiz. Deze punten zijn bedoeld voor de Radboud Universiteit en zijn niet hetzelfde als een privé spaarsysteem. Het is naast Bluebiz ook mogelijk om privé te sparen met Flying Blue. Dit geef je aan bij jouw reizigersprofiel in het boekingssysteem. 

De zakelijke spaarpunten van BlueBiz worden op een positieve manier ingezet om reguliere internationale master studenten met beperkte financiële middelen te helpen bij het verkrijgen van een enkele reis om aan een studie te beginnen aan de Radboud Universiteit. Het gebruik van zakelijke spaarpunten voor deze studenten is een initiatief van Student Life and International Mobility (SLIM) en het Radboud Fonds. Studenten die een aanvraag doen voor het Radboud Encouragement Scholarship (RES) komen hiervoor in aanmerking. De selectie van deze studenten gebeurt op basis van loting, uitgevoerd door SLIM van het Radboud Encouragement Scholarship (RES). Deze studenten hebben aangetoond dat ze onvoldoende financiële middelen hebben om in Nederland te kunnen studeren.  

Verandering in voorschot

Omdat de reis-, verblijf- en eventuele inschrijfkosten voor congressen nu direct aan de Radboud Universiteit gefactureerd worden is het niet meer mogelijk om een voorschot aan te vragen. Overige kosten tijdens de reis die niet geboekt zijn met VCK Travel kun je direct, of indien gewenst, na terugkomst via BASS declareren (onkostendeclaratie met betaalbewijs). Hierbij kun je denken aan overige vooraf betaalde inschrijfkosten en alle gemaakte kosten tijdens je reis zoals eten, drinken en toeristenbelasting. Een reisaanvraagnummer voor deze kosten is dan niet meer van toepassing. 

Contact

  • Hulp nodig tijdens het indienen van een reisaanvraag? Neem dan contact op met reiszaken [at] cif.ru.nl. 
  • Hulp nodig tijdens het boeken van een full service tijdens kantoortijden? Neem dan contact op neem dan contact op met de travel consultants via amsterdam [at] vcktravel.nl (amsterdam[at]vcktravel[dot]nl) of via + 088 120 1902. 
  • Hulp nodig tijdens het boeken of ervaar je problemen met de online booking tool? Neem dan contact op met de AirGo helpdesk via airgo.helpdesk [at] vcktravel.nl (airgo[dot]helpdesk[at]vcktravel[dot]nl.)
  • Hulp nodig tijdens je reis of heb je een spoed aanvraag? Neem dan contact op met de 24 uursdienst van VCK Travel via  + 088 120 1902. 

Contactafdeling