Akkoord bestedingsdoelen decentrale arbeidsvoorwaardengelden

1. Algemeen

Het college van bestuur en de vakbonden (verenigd in het Lokaal Overleg, hierna LO) hebben sinds 1988 zeggenschap gekregen over arbeidsvoorwaarden en over de besteding van de daarbij behorende arbeidsvoorwaardengelden die sinds 1989 ter beschikking van de universiteit zijn gekomen.

Laatstelijk is op 20 juni 2014 een akkoord gesloten voor de periode 2014 t/m 2018. Op 31 januari 2019 is tussen partijen een nieuw akkoord bereikt met een looptijd van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2023. De gemaakte afspraken in het akkoord treden in werking met ingang van 1 januari 2019, met uitzondering van de sportvergoeding als bedoeld onder 1b. Deze gaat in op 1 januari 2020.

2. Budgettaire consequenties

De opgebouwde reserves van de decentrale arbeidsvoorwaardengelden bedragen tot en met 31 december 2018 naar verwachting € 656.469. Deze reserves zullen in de komende vijf jaren worden besteed en in de jaarrekening worden vastgelegd als bestemmingsfonds.

In 2018 bedroeg de dotatie van de decentrale arbeidsvoorwaardengelden (na indexering) € 1.464.865. Over 2019 wordt dit bedrag met 2,4% geindexeerd (2,6% loonsverhoging gaat in op 1februari 2019), waardoor de dotatie € 1.500.021 bedraagt. Jaarlijks zal de indexatie nader worden bezien aan de hand van de loonontwikkeling.

Het totale jaarlijkse budget van de decentrale arbeidsvoorwaardengelden 2019-2023 bedraagt afgerond € 1.630.000 (dotatie € 1.500.021 + reserve € 656.469/5).

3. Bestedingsdoelen

Partijen zijn overeengekomen dat de bestedingsdoelen uit het akkoord 2014-2018 worden gecontinueerd in het akkoord 2019-2023. Het akkoord 2014-2018 is aangehecht aan het onderhavige akkoord.

In aansluiting bij de thema’s uit de HR-agenda 2015-2020 zijn de bestedingsdoelen ondergebracht in een aantal thema’s: Duurzame Inzetbaarheid, Talentontwikkeling en persoonlijk leiderschap, Diversiteit en inclusie, en Faciliteiten voor medezeggenschapsorganen. Gezien de looptijd van het akkoord (vijf jaren), worden niet alle activiteiten bij voorbaat in dit akkoord benoemd en uitgewerkt. Ter uitvoering van de HR-agenda worden door de diverse themagroepen ook nog verdere concrete acties geformuleerd en uitgezet, waarbij wordt aangesloten. Wel worden de gelden vooraf over de verschillende thema’s verdeeld en begroot. Minimaal jaarlijks wordt een agenda met een begroting voor de verschillende thema’s opgesteld en aan de vakbonden in het Lokaal Overleg ter overeenstemming voorgelegd. In ieder geval zullen concreet uitgewerkte projecten , waarvoor financiering vanuit de decentrale arbeidsvoorwaardengelden gewenst is, tijdig in het Lokaal Overleg aan de orde worden gesteld.

4. Uitwerking thema’s

Thema 1: Duurzame inzetbaarheid

Voor de Radboud Universiteit is het van groot belang dat al haar medewerkers nu en in de toekomst gezond en met plezier op de juiste plek aan het werk zijn. Bij duurzame inzetbaarheid onderscheiden wij twee hoofdthema’s: loopbaanontwikkeling en vitaliteit. Aandacht en zorg voor duurzame inzetbaarheid begint op dag 1 van ieders loopbaan en eindigt op de dag dat de medewerker met pensioen gaat. Als organisatie faciliteren we en scheppen we kaders, leidinggevenden geven voorbeeld, aandacht en sturing, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor duurzame inzetbaarheid ligt bij de medewerker zelf. Daarmee is ook het thema persoonlijk leiderschap en talentontwikkeling nauw met dit onderwerp verbonden.

Vanuit de decentrale arbeidsvoorwaardengelden worden bijdragen geleverd voor ontwikkeling en inzet van instrumenten die

1. de duurzame inzetbaarheid van de werknemers bevorderen;
2. de dialoog over duurzame inzetbaarheid tussen leidinggevende en werknemer bevorderen; en
3. de informatie omtrent duurzame inzetbaarheid beter ontsluiten richting de werknemer.

Hierbij houden we rekening met de specifieke leeftijdsfase van een werknemer, elk met een aantal algemene kenmerken. Voor jongeren gaat het dan bijvoorbeeld om het combineren van werk en privé, voor ouderen om het langer doorwerken dan voorheen.

1a. Loopbaanontwikkeling en mobiliteit, incl. werk-naar-werkbegeleiding (€ 266.000)

Bij de duurzame inzetbaarheid van medewerkers staat loopbaanontwikkeling centraal. Van de organisatie vraagt dit een heldere visie op de loopbaanpaden voor de verschillende groepen medewerkers. Voor wetenschappelijk personeel zijn hier met de introductie van een kader voor tenure en career tracks eerste stappen gezet. In de komende jaren zal ook het loopbaanperspectief voor andere wetenschappelijke doelgroepen (beginnend met postdocs en junior-docenten) verhelderd worden. Daarnaast is een helder loopbaanbeleid voor OBP noodzakelijk om de gewenste mobiliteit in de groep te kunnen realiseren.

Met de slogan “create your own career” leggen we de verantwoordelijkheid voor loopbaan- ontwikkeling duidelijk ook in handen van onze medewerkers. De focus voor de komende jaren zal nog nadrukkelijker op de individuele en groepsgewijze begeleiding van doelgroepen met specifieke loopbaanvraagstukken liggen (tijdelijk wetenschappelijk personeel en OBP).

Concrete activiteiten (niet uitputtend):

• Loopbaanontwikkeling en mobiliteit – voortzetting akkoord 2014-2018 € 166.000
  • Toelichting: Voor loopbaanontwikkeling en mobiliteit wordt het akkoord van 2013-2018 voortgezet, zie tekst akkoord. Daarvoor wordt een bedrag van € 166.000 ten laste van de decentrale arbeidsvoorwaardengelden beschikbaar gesteld.

Overige activiteiten: € 100.000,-

• Werk-naar-werkbegeleiding – voortzetting akkoord 2014-2018
  Aanvullend aan de activiteiten vanuit het huidige akkoord willen we de focus meer op WW- preventie leggen. De grootste doelgroep hierin is het WP met tijdelijke contracten. Hierbij denken we aan volgende activiteiten:

  • Ontwikkelen van kennisclips voor bijvoorbeeld het opstellen van een CV, Linkedin profiel enz.
  • Groepsgewijze ontwikkelassessments met trainingselementen voor postdocs en junior-docenten: deelnemers krijgen meer inzicht in sterkten en zwakten en werken direct aan het verbeteren van vaardigheden
  • Tweedaagse training voor postdocs gericht op het verkrijgen van een heldere profilering richting arbeidsmarkt
  • Lunchbijeenkomsten over het onderwerp werk naar werkbegeleiding voor promovendi

• Mobiliteit OBP, als extra instrumenten o.a.:

  • Transparantie van mogelijke (verticale) loopbaanstappen verhogen: onderzoeken of het inrichten van ‘job families’ (bijv. HR, fincancien, logistiek, etc.) hieraan een impuls kan geven*
  • ‘Mijn loopbaan in...’: op basis van job families doelgroepgerichte workshops en begeleiding ontwikkelen (denk aan competentietests, drijfveren, loopbaanplanning)
  • Instrumenten ontwikkelen om dialoog tussen leidinggevende en medewerker over mobiliteit te stimuleren
• Loopbaanbeleid WP: Loopbaanpaden en -perspectief voor de verschillende doelgroepen verhelderen en beleid erop ontwikkelen. Start: junior-docenten en postdocs
• In pilots experimenteren met flexibele en interdisciplinaire werkvormen buiten de bestaande structuren, om zo de blik te verbreden en de drempel voor mobiliteit te verlagen

* Binnen ‘job families’ is voor de gradatie van opvolgende functie-niveaus van belang dat er aansluiting wordt gecreeërd bij de in UFO gehanteerde functiezwaarte-kenmerken. Het gaat hierbij dan met name om herkenbare graduele verschillen in ‘functietechnische kennis en kunde’, ‘complexiteit van de in een functie te bewerken problematiek’ en ‘reikwijdte van verantwoordelijkheden bij een functie’. Op die manier wordt inzicht gegeven op welke functie-elementen een werknemer zich moet voorbereiden om een (verticale) stap te kunnen maken.

1b. Vitaliteit (€ 236.500)

Gezondheid, werkdruk en verzuim (-preventie) zijn thema’s die hoog in het vaandel van de RU staan en de komende periode nog nadrukkelijker aandacht zullen krijgen. Hiervoor heeft de taskforce vitaliteit en preventie ziekteverzuim de afgelopen periode veel energie in een RU-brede analyse gestoken en ontwikkelt nu een plan van aanpak voor de komende jaren. Bewustwording, bespreekbaar maken en sturing op maat zijn belangrijke doelen voor de komende jaren.

Concrete activiteiten (niet uitputtend):

• Sportvergoeding (€ 136.500)

  • Toelichting: Het college van bestuur en de bonden hechten aan aandacht voor fitheid en gezondheid van werknemers. Dit is belangrijk en noodzakelijk, mede in het licht van duurzame inzetbaarheid. Het voorstel van de bonden om aan alle medewerkers een sportvergoeding ter beschikking te stellen is als stimulans voor de werknemer om aan zijn eigen vitaliteit te (blijven) werken in dit akkoord uitgewerkt. Alle medewerkers kunnen voor een sportvergoeding in aanmerking komen, ongeacht of zij een sportabonnement hebben bij het RSC of daarbuiten.

    Uitgangspunt is dat een vergoeding onbelast kan worden gegeven. Het bedrag van de vergoeding wordt gesteld op € 100,-, onbelast en op fulltime basis. Omdat de vergoeding van € 100,- naar rato van omvang van het dienstverband wordt betaald, is uitgegaan van het aantal Fte’s bij de universiteit: 3250. Als 42% daarvan een sportvergoeding vraagt, komt dat neer op een totaalbedrag van 3250 x 42% x € 100,- = € 136.500.

    Ter uitvoering hiervan kan in het Keuzemodel als bron een budget van € 100,- op fulltimebasis ingebracht worden ten laste van de DAVG, uitsluitend te besteden aan het doel ‘sportvergoeding’. Onder overlegging van een betaalbewijs voor een sportabonnement kan de werknemer via het Keuzemodel een aanvraag doen voor een sportvergoeding. Met de invoering van een sportvergoeding vervalt de mogelijkheid bedrijfssport (bij het RSC) als doel in het Keuzemodel in te brengen.

Overige activiteiten (€ 100.000):

• Gezond en vitaal aan het werk: website ontwikkelen om alle relevante informatie rond dit onderwerp toegankelijk en praktisch aan te bieden; hieraan ook het loopbaanportaal koppelen en uitbreiden om bijv. ook tests laagdrempelig beschikbaar te maken
• Bewustwording creëren bij werknemers ten aanzien van levensstijl, gezondheid en werkplezier en van daaruit de passende ondersteunende programma’s aanbieden (zoals Fit in balans, Lifeguard enz.)
• Ondersteuningsaanbod en actieve begeleiding van eenheden bij hun actieplannen rond werkdruk
• Workshops en individuele begeleiding op het thema werkdruk & stress; daarbij ook specifieke aandacht op de doelgroep promovendi (nader onderzoek in 2018).
• Tips en tools voor het verhogen van werkplezier ontwikkelen en implementeren

1c. specifieke doelgroepen (€ 740.000)

• Vervanging bij ouderschapsverlof – voortzetting akkoord 2014-2018 (€ 490.000)
• Seniorenbeleid - voortzetting akkoord 2014-2018  (€ 250.000)

Toelichting:

• Een deel van de decentrale arbeidsvoorwaardengelden wordt aangewend voor vervanging van de met betaald ouderschapsverlof zijnde werknemers. Doel van de regeling is het voorkomen van een drempel voor werknemers die ouderschapsverlof wensen op te nemen. De werknemer moet ongedwongen ouderschapsverlof kunnen opnemen zonder dat een onevenredige extra belasting voor collega’s ontstaat. Om dit te bewerkstelligen, komt een eenheid in aanmerking voor een bijdrage uit de decentrale arbeidsvoorwaardengelden indien gezorgd is voor vervanging van de wegens ouderschapsverlof afwezige werknemer dan wel de toegenomen werkdruk op andere wijze heeft opgevangen (bijvoorbeeld door inzetten uitzendkrachten of studentassistenten, tijdelijke uitbreiding werktijd bij overige werknemers).

  Omdat de vervangingskosten afhankelijk zijn van het salaris van de betreffende werknemer die met ouderschapsverlof gaat, wordt de volgende differentiatie aangebracht:

• In het Lokaal Overleg van 1 juli 2016 is de tegemoetkoming bij vervanging van ouderschapsverlof substantieel verhoogd. Uit de evaluatie van deze regeling over 2017 is gebleken dat het budget ver is overschreden (totaal € 487.677). Er werd veel meer dan voorheen gedeclareerd t.b.v. vervanging in hogere functies en het totaal aantal werknemers waarvoor compensatie wegens vervanging werd aangevraad is enigszins toegenomen (van 91 in 2016 naar 104 in 2016, dus 13 meer). Deze toename valt niet te verklaren uit algemene geboortecijfers: die zijn landelijk gedaald t.o.v. 2016. De toename valt voor een deel mogelijk ook te verklaren uit het aantal medewerkers dat in 2017 (betaald) ouderschapsverlof heeft genoten: Dat waren er 135 in 2017 t.o.v. 127 in 2016 (dus acht meer dan in 2016).
  
  Het is aannemelijk dat de toename lijkt toe te schrijven aan een combinatie van de verhoogde tegemoetkoming, de communicatie over de verhoging en een groter aantal deelnemers in hogere schalen. In verband hiermee is het jaarlijks budget nader bepaald op € 490.000,-.
• De dotatie seniorenbeleid van (gemiddeld) € 250.000 per jaar in de komende vijf jaar is zeer fors omlaaggegaan ten opzichte van het akkoord 2014-2018 (€ 630.000) omdat het uitlopende regelingen betreft. Het verloop voor de komende vijf jaar ziet er als volgt uit:

Thema 2: Talentontwikkeling en persoonlijk leiderschap (€ 150.000)

Om te beschikken over de juiste kwaliteiten voor goed onderwijs, onderzoek en ondersteuning moeten medewerkers zich voortdurend kunnen ontwikkelen. Iedere medewerker heeft daarbij eigen wensen en behoeften, maar ook eigen verantwoordelijkheden. De RU ziet levenslang leren en daarmee professionele en persoonlijke groei als een vanzelfsprekendheid. Ze geeft daarbij ruimte als ook richting aan ontwikkeling, zodat medewerkers hun eigen talenten kunnen ontdekken, verder ontplooien en effectief inzetten – zowel binnen als ook buiten onze organisatie.

We willen met elkaar een cultuur creëren waarin groei en ontwikkeling de norm zijn. Leidinggevenden hebben hierbij een voorbeeldrol en maken hiervoor ruimte. Medewerkers tonen ‘persoonlijk leiderschap’: het nemen van verantwoordelijkheid binnen ieders professionele rol, regie voeren op de eigen loopbaan en het aangaan van de open en moedige dialoog met collega’s en leidinggevenden.

Het voorstel is om vanuit de decentrale arbeidsvoorwaardengelden heldere kaders, processen en instrumenten te ontwikkelen en te implementeren die persoonlijk leiderschap en talentontwikkeling bevorderen.

Concrete activiteiten (niet uitputtend):

• 2019: organiseren van een breed congres rond de thema’s persoonlijk leiderschap, vitaliteit en talentontwikkeling; thematisch continueren in erop volgende jaren
• Online-tool voor medewerkers ontwikkelen ter bevordering van persoonlijk leiderschap, duurzame inzetbaarheid en talentontwikkeling
• Implementeren van instrumenten die het leren in de werkomgeving bevorderen (Bijv. e-learnings, mentoring, rouleren van werkzaamheden)
• RU-breed introduceren van ontwikkelassessments voor specifieke rollen (mogelijk ook e-assessments om daarmee de drempel voor zelfreflectie te verlagen)
• Feedback en het gesprek over (persoonlijk) leiderschap laagdrempeliger maken: breed introduceren van 360-gradenfeedback
• Pilots voor strategische opleidingsplanningen per eenheid (anticiperen op toekomstig nodige competenties, matchen met individuele kwaliteiten en ontwikkelen van deze talenten)
• Begeleiding van teams om inzicht in de kwaliteiten te krijgen en samenspel van die kwaliteiten binnen een team te versterken

Thema 3: Diversiteit en inclusie (€ 150.000)

De Radboud Universiteit hecht waarde aan haar historie als emancipatie-universiteit en beschouwt van daaruit diversiteit, gelijkheid en inclusie als sociaal rechtvaardig voor iedereen ongeacht gender, religie, etniciteit, leeftijd, geestelijke & fysieke mogelijkheden of elk ander aspect dat de medewerker uniek maakt. Uit tal van studies blijkt dat het ervaren en vergroten van diversiteit excellentie bevordert, wetenschappelijke vooruitgang en innovatie stimuleert en het gevoel van verbondenheid met de organisatie vergroot.

Vanuit de decentrale arbeidsvoorwaardengelden (voorzetting akkoord 2014-2018) worden instrumenten ingezet om diversiteit en inclusie te bevorderen waarbij we streven naar een inclusieve werkcultuur: ‘een sfeer en werkwijze waarbij alle aanwezige talenten worden gezien en benut, waar verschillende ideeën worden gehoord en waar niemand op basis van zijn of haar ‘andersheid’ impliciet of expliciet wordt buitengesloten’.

Concrete activiteiten (niet uitputtend):

• Bewustwording en professionalisering:
  • Organiseren van sessies en dialoog voor medewerkers en leidinggevenden (bijv. stereotypering, uitingsvormen van hiërarchie, biases in besluitvorming)
• Werving, selectie en onboarding:
  • O.b.v. wetenschappelijke kennis over diversiteit herinrichten van selectie-procedures en trainen van commissieleden
  • Introduceren van een ‘buddy-on the job’-systeem (een collega als eerste aanspreekpunt voor alle vragen aanwijzen) voor een soepelere opstart
• Integratie van het onderwerp diversiteit in het trainingsaanbod voor medewerkers en leidinggevenden
• Integratie van het thema diversiteit in evenementen rond internationalisering

Thema 4: Faciliteiten voor medezeggenschapsorganen (€ 60.000)

Het bestedingsdoel ‘Faciliteiten voor medezeggenschapsorganen’ onder het akkoord 2014-2018 wordt voortgezet onder het akkoord 2019-2023.

5. Verantwoording, evaluatie en reallocatie

Na afloop van ieder kalenderjaar zal in het Lokaal Overleg de besteding van de decentrale arbeidsvoorwaardengelden worden besproken. Het totale budget voor de jaren 2019 t/m 2023 voor de verschillende bestedingsdoelen is geduid en zal als zodanig worden gehandhaafd. De toekenning van de budgetten aan de afzonderlijke bestedingsdoelen is gebeurd op basis van aannamen. Hiermee kan van te voren weliswaar goed worden begroot, maar er blijft onzekerheid over daadwerkelijk gebruik. Temeer omdat met een aantal acties zal worden aangesloten bij de uitwerking van de HR- agenda 2015-2020, een levend stuk, waarin nog steeds acties worden geformuleerd en uitgezet (zie ook hierboven onder 3).

Voor het ene bestedingsdoel zal het ene jaar wat minder budget nodig zijn dan van te voren was ingeschat, bij het andere wat meer. In die gevallen is in het betreffende begrotingsjaar verschuiving van het budget tussen bestedingsdoelen mogelijk. Met andere woorden: het totale budget is beschikbaar voor alle bestedingsdoelen gezamenlijk.

Bij overschrijding of onderschrijding van het voor het bestedingsdoel bestemde budget, wordt dit budget dienovereenkomstig bijgesteld voor de daaropvolgende jaren. Het CvB maakt in concrete gevallen alleen gebruik van dit reallocatiemechanisme nadat daarover met de vakbonden in het Lokaal Overleg afspraken zijn gemaakt.