Het kan voorkomen dat je een geschenk of vergoeding ontvangt of aangeboden krijgt van een externe partij. Als medewerker van de Radboud Universiteit is het verboden om in functie geschenken of vergoedingen van derden te ontvangen of te vragen. Wanneer dit gebeurt en je wilt het houden dan moet je daarvoor toestemming krijgen van je leidinggevende
Afwegingen leidinggevende
De leidinggevende maakt dan de volgende afwegingen:
- op welk moment wordt iets aangeboden?
- waarvoor wordt iets gegeven?
- staat het geschenk of de vergoeding in de juiste verhouding tot de geleverde prestatie?
- bestaat het risico dat er een tegenprestatie wordt verlangd?
- wordt er open mee omgegaan?
- gaat het om een eenmalig geval of ontvang je vaker iets van dezelfde relatie?
- zijn er andere medewerkers die regelmatig van dezelfde relatie een geschenk of een vergoeding ontvangen?
Gevolgen kunnen zijn:
- een gift, geschenk e.d. van meer dan 50 euro moet worden geweigerd of er moet toestemming zijn van de leidinggevende;
- geschenken die niet mogen worden geaccepteerd, worden teruggestuurd;
- geschenken die wel acceptabel zijn kunnen op de afdeling ingebracht worden;
- leveranciers worden hier, voor zover nodig, per brief op gewezen;
- uitstapjes, reizen, diners en, lunches worden niet bekostigd door derden. Gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd;
- uitnodigingen worden altijd besproken met de leidinggevende; zo wordt in alle openheid bepaald of een uitnodiging kan worden geaccepteerd.