Voor vliegreizen bij buitenlandse dienstreizen gebruik je DGI. Andere onderdelen mag je rechtstreeks zelf boeken en declareren volgens de regels. Gebruik van een ander reisbureau is niet toegestaan.
BASS-reisaanvraag blijft nodig voor buitenlandse dienstreizen; DGI is tijdelijk alleen verplicht voor vliegtickets; andere onderdelen kunnen rechtstreeks zelf geboekt en gedeclareerd worden.
Vervoer
Openbaar vervoer
In principe reis je met openbaar vervoer. In de trein mag je eersteklas reizen.
Als je vaker met de trein voor je werkt reist en dit voordeliger is, mag je een trajectkaart of ander kortingsabonnement kopen.
Eigen vervoer, taxi, vliegtuig
Als reizen met openbaar vervoer niet (goed) mogelijk is, dan mag je met een eigen vervoermiddel reizen.
Je kunt gebruik maken van één van de twee elektrische leenauto’s, die op de parkeerplaats bij Berchmanianum klaarstaan. Voor verdere informatie zie Elektrische leenauto voor dienstreizen.
Als reizen met openbaar vervoer én reizen met de leenauto of een eigen vervoermiddel niet (goed) mogelijk is, mag je gebruik maken van een taxi, gehuurd vervoermiddel of vliegtuig.
Andere vervoersmiddelen boek je tegen het laagste, veilige tarief. Als je in een hogere klasse wilt reizen, bijvoorbeeld vliegen in Business Class, dan moet je vooraf om schriftelijke toestemming vragen. Deze toestemming wordt bijna nooit verleend.
Bespreek dit voor je reis met je leidinggevende, zodat je geen problemen krijgt bij het indienen van je declaratie.
Vergoeding
De vergoeding die je krijgt hangt af van je vervoermiddel.
- Openbaar vervoer, taxi, gehuurd vervoermiddel, vliegtuig: werkelijk gemaakte kosten
- Eigen vervoermiddel: € 0,25 per kilometer
Verblijfskosten
Binnenlandse reizen
Voor binnenlandse reizen krijg je maximaal € 213,50 per 24 uur vergoed.
Buitenlandse reizen
Voor buitenlandse reizen bestaat er een maximale vergoeding. Deze gaat uit van de tarieflijst van de Rijksoverheid. De maximaal te declareren verblijfkosten zijn afhankelijk van het land of gebied waar je naar toe gaat. Onder verblijfkosten verstaan we logieskosten en overige kosten. Onder overige kosten vallen de kosten voor ontbijt, lunch, avondmaaltijd en kleine uitgaven bedoeld voor bijvoorbeeld een kopje koffie of plaatselijk vervoer tijdens de dienstreis.
Reisvergoeding van derden
Als je al een vergoeding krijgt van je dienstreis, bijvoorbeeld van degene die je heeft uitgenodigd, dan mag je dit bedrag niet nog eens bij de Radboud Universiteit declareren. Let erop dat een reisvergoeding van derden je integriteit niet in gevaar brengt.
Als je bij de Radboud Universiteit een contract hebt waarbij reis- en verblijfkosten zijn inbegrepen, dan mag je deze kosten niet nog eens declareren.