Declaratie instructies werknemers

Declaratie

1. Voor het declareren van onkosten gebruik je de module ‘onkostendeclaratie indienen’ in BASS. 
2. Bij de declaratie voeg je een scan van de originele bonnen en betalingsbewijzen van de onkosten bij (uploaden). Zonder originele bonnen en betalingsbewijzen kun je niet declareren.
3. De originele bonnen en betalingsbewijzen dienen gedurende het controleproces door jou bewaard te worden. Het controleproces is afgelopen, zodra de declaratie is betaald. Gedurende het controleproces kunnen de originele bonnen door de afdeling CFA bij je worden opgevraagd. 
4. Je dient zo duidelijk mogelijk aan te geven in welk verband alle kosten, zoals bijvoorbeeld lunch- en dinerkosten of representatiekosten worden gedeclareerd. Het zakelijke karakter van de uitgave moet worden vermeld. Bijvoorbeeld zakelijke bespreking met……, of maaltijd in verband met dienstreis van…. naar……. Het enkel bijvoegen van bonnen is niet voldoende.
5. Kosten waarvoor je een vaste kostenvergoeding ontvangt, kun je daarnaast niet declareren.
6. Je kunt geen stelposten declareren voor bijvoorbeeld telefoonkosten. Vaste kostenvergoedingen kunnen alleen via je leidinggevende schriftelijk overeengekomen worden. De leidinggevende stuurt de overeenkomst naar je HR afdeling voor vastlegging in het P-dossier.
7. Je leidinggevende toetst of de gemaakte kosten zijn gemaakt in verband met een goede vervulling van de dienstbetrekking en of deze vergoed kunnen worden conform de regelingen van de Radboud Universiteit.
8. CIF/CFA toetst de declaraties aan de geldende regels (intern en fiscaal) in nauwe samenspraak met de divisie HR.
9. De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de declaratie niet binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft, wordt ingediend.   

Declaraties reis- en verblijfskosten bij dienstreizen

1. Dienstreizen worden in de regel per openbaar vervoer gemaakt. Je mag 1e klas reizen. Als je ervoor kiest om 2e klas te reizen, dan vindt een vergoeding plaats van de daadwerkelijk gemaakte kosten van 2e klas reizen. De vergoeding bedraagt nooit meer dan de gemaakte kosten.
2. Indien de dienstreis niet of niet doelmatig per openbaar vervoer kan worden gemaakt, kun je gebruik maken van een eigen vervoermiddel. De vergoeding bij gebruik van eigen vervoer bedraagt € 0,21 per afgelegde kilometer. De afstand tussen begin- en eindpunt wordt berekend met de routeplanner op www.anwb.nl. Via de optie ‘snelste route’ verschijnt een afstand, die rekenkundig wordt afgerond op hele kilometers. 
3. De feitelijk en aantoonbare kosten van parkeren, tol, veer, stalling e.d. kunnen worden vergoed.
4. Het gebruik van eigen vervoer bij dienstreizen is geheel voor eigen risico.
5. De aanschafkosten van een OV-chipkaart kunnen niet worden gedeclareerd.
6. Als je reist met een persoonlijke OV chipkaart en/of de anonieme chipkaart kunnen de zakelijke reizen worden gedeclareerd, als je een transactieoverzicht bijvoegt. Een wegwerp OV-chipkaart kan niet worden gedeclareerd. 
7. Indien je veelvuldig gebruik maakt van de trein voor dienstreizen met een vertrektijd tussen 9.00 uur en 16.00 uur of na 18.30 uur en het rendabel is om een NS Dal voordeel abonnement  aan te schaffen dan wel te verlengen, dan kun je dit abonnement declareren. Bij gebruikmaking van een NS dal voordeel abonnement bij dienstreizen kun je alleen de daadwerkelijk gemaakte treinkosten declareren (en niet het volle tarief van de treinkaart alsof geen gebruik zou zijn gemaakt van het NS dal voordeel abonnement).  
8. De in verband met een binnenlandse dienstreis aantoonbaar en noodzakelijk gemaakte verblijfskosten (maaltijden, dranken en overnachting) worden vergoed tot een maximum van €192,50 per etmaal. Het moeten redelijke kosten betreffen.  
9. Bij een buitenlandse dienstreis dien je vooraf een door je leidinggevende goedgekeurde begroting in te dienen via de module ‘reisaanvraag indienen’ in BASS. Voor deze begroting kun je ook een voorschot vragen. Het voorschot wordt verrekend met je salaris als je niet binnen drie maanden na de maand waarop de dienstreis betrekking heeft, de declaratie van de daadwerkelijke kosten hebt ingediend.
10. De werkelijk gemaakte verblijfskosten van een buitenlandse dienstreis kun je declareren, waarbij de maxima van de geldende ‘Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen’ van de cao Rijk in acht worden genomen. 
11. Indien je van derden een vergoeding ontvangt voor reis- en verblijfskosten van dienstreizen, dan dient deze vergoeding in mindering gebracht te worden op de declaratie die je indient.

Overige declaraties

1. Lidmaatschappen kun je declareren indien deze zijn gekoppeld aan je werkzaamheden, en je goedkeuring hebt van je leidinggevende. Alumnilidmaatschappen kun je niet declareren.
2. Literatuur kun je declareren indien deze in je beroepsgroep algemeen wordt erkend als voor de beroepsgroep specifiek van belang zijnde literatuur, mits je goedkeuring hebt van je leidinggevende.
3. Laptops, mobiele telefoons, etc. kun je niet declareren. Onder goedkeuring van je leidinggevende en onder bepaalde voorwaarden worden dergelijke zaken ter beschikking gesteld. 
4. Je kunt geen parkeerkosten op het terrein van de Radboud Universiteit declareren.
5. Je kunt geen opgelegde boetes declareren.
6. Je kunt geen declaraties indienen voor verrichte werkzaamheden/honoraria. Dit dient via de Salarisadministratie te lopen.
7. Voor bepaalde onkostensoorten zijn de volgende maximale bedragen vastgesteld:
   Voor drukkosten proefschrift € 2.200.
   Voor relatiegeschenken/representatiekosten € 25.

Aan deze instructies kunnen geen rechten worden ontleend. Hiervoor wordt verwezen naar de CAO NU en de lokale regelingen van de Radboud Universiteit. De posten opgenomen in de instructie zijn niet limitatief.