Dienstreisregeling

Gelet op artikel 3.20 lid 1b van de CAO Nederlandse Universiteiten stelt de werkgever de navolgende regeling vast.

Paragraaf I Algemeen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. woonplaats: de gemeente, waar de werknemer staat ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP).
2. standplaats: de gemeente, waar de werknemer op aanwijzing van de werkgever zijn werkzaamheden verricht.
3. dienstreis: een tijdelijke verplaatsing in opdracht van de werkgever teneinde arbeid te verrichten buiten de standplaats.

Artikel 2 Uitgangspunten en begin en einde van een dienstreis

1. Voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten wordt voor het begin- en eindpunt uitgegaan van de standplaats. Voor de werknemer met gescheiden woon- en standplaats kan de woonplaats als begin- en/of eindpunt worden aangemerkt. Een dienstreis vangt aan en eindigt op het tijdstip waarop de werknemer zijn werkplek of woning verlaat respectievelijk daar terugkeert.
2. Indien van derden een vergoeding wordt ontvangen voor reis- en verblijfkosten, wordt deze in mindering gebracht op de vergoeding waarop volgens deze regeling aanspraak bestaat.
3. De vergoeding voor vervoer met eigen vervoermiddel is een all-in-vergoeding, inclusief vergoeding van verzekeringen in verband met mogelijke eigen schade en/of schade toegebracht aan anderen. De werkgever aanvaardt in dit verband geen aansprakelijkheid. Gebruik van een eigen vervoermiddel geschiedt geheel voor eigen risico, ongeacht of het gebruik al dan niet met toestemming van de werkgever plaatsvindt.
4. In geval van een buitenlandse dienstreis vindt de vergoeding uitsluitend plaats op basis van een voor de aanvang van de dienstreis door de werkgever goedgekeurde begroting, waarbij de maxima van de geldende tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen van de cao Rijk in acht worden genomen.

Paragraaf II Reiskosten binnenland

Artikel 3 Openbaar vervoer

1. Een dienstreis binnenland wordt in de regel per openbaar vervoer gemaakt, waaronder begrepen vervoer per trein, bus, metro, tram of ov-taxi.
2. Alle reiskosten die in verband met de dienstreis zijn gemaakt per openbaar vervoer worden vergoed. De treinreis wordt vergoed op basis van reizen per 1e klas. De vergoeding van de reiskosten (per auto, fiets etc.) naar de opstapplaats voor het openbaar vervoer bedraagt € 0,23 per kilometer. Kosten van een taxi worden volledig vergoed.
3. Indien veelvuldig gebruik wordt gemaakt van de trein voor dienstreizen met een vertrektijd tussen 09.00 uur en 16.00 uur of na 18.30 uur verstrekt of vergoedt de werkgever aan de werknemer een NS Dal Voordeel abonnement, indien dit rendabel is.

Artikel 4 Eigen vervoer

1. Indien de dienstreis niet of niet doelmatig per openbaar vervoer kan worden gemaakt, kan de werknemer voor de dienstreis gebruik maken van zijn eigen vervoermiddel. De werknemer heeft hiertoe geen toestemming van de werkgever nodig. Indien achteraf naar het oordeel van de werkgever gebruik is gemaakt van eigen vervoer terwijl dit zonder extra veel tijd en/of kosten per openbaar vervoer had gekund, kan de werkgever de werknemer opdragen om in het vervolg gebruik te maken van openbaar vervoer. De vergoeding bij gebruik van eigen vervoer bedraagt € 0,23 per afgelegde kilometer, ook indien de dienstreis tezamen met één of meer andere werknemers wordt ondernomen.
2. De afstand tussen begin- en eindpunt wordt berekend met de routeplanner op www.anwb.nl. Via de optie “snelste route” verschijnt een afstand, die rekenkundig wordt afgerond op hele kilometers. De uitkomst hiervan is bindend. Voor wat eventuele veergelden betreft tellen de vaarkilometers mee als reisafstand. De werknemer vermeldt op de declaratie de namen van de werknemers, die met hem zijn meegereisd. Een eventuele medereizende heeft geen aanspraak op een reiskostenvergoeding.
3. De feitelijk en aantoonbare kosten van parkeren, tol, veer, stalling ed. kunnen worden vergoed.
4. Indien het niet mogelijk is om voor de dienstreis een eigen vervoermiddel te gebruiken, kunnen na toestemming van de werkgever de aantoonbaar gemaakte kosten van een huurauto worden vergoed. Indien een (elektrische) deelauto beschikbaar is, dient deze te worden gebruikt.
5. De in het eerste lid genoemde kilometervergoeding wordt jaarlijks aangepast aan de algemene prijsontwikkelingen, doch kan nooit meer bedragen dan het maximaal fiscaal onbelast te vergoeden bedrag.

Paragraaf III Verblijfkosten binnenland

Artikel 5 Verblijfkosten

1. De in verband met een dienstreis aantoonbaar (originele nota’s) en noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden, dranken en overnachting worden vergoed tot maximaal €200 per etmaal.
2. Er bestaat geen vergoeding voor verblijfkosten voor een dienstreis binnen Nijmegen en voor een dienstreis korter dan vier uur.
3. De in het eerste lid genoemde vergoeding wordt jaarlijks aangepast aan de algemene prijsontwikkelingen.

Paragraaf IV Reis- en verblijfkosten buitenland

Artikel 6 Reis- en verblijfkosten

1. Kosten van openbaar vervoer of eigen vervoer worden vergoed overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 3 en 4.
2. Voor vliegreizen is het vastgestelde ‘beleid zakelijke vliegreizen’ van de Radboud Universiteit van toepassing. Hieruit volgt dat vanaf het moment dat er een centrale reisagent aangesteld is (februari 2024) het uitgangspunt is dat er niet meer gevlogen wordt op bestemmingen die binnen zeven uur met duurzame alternatieven te bereiken zijn. De reistijd wordt hierbij berekend vanaf Nijmegen CS of de woonplaats van de werknemer indien de woonplaats niet gelijk is aan de standplaats. Wanneer de reistijd met vliegtuig en trein gelijk is, is het uitgangspunt dat er per trein wordt gereisd. Het is verplicht om voor het boeken van internationale reizen gebruik te maken van het centrale reisagentschap VCK Travel.
3. Vliegreizen worden gemaakt per economy class. Kosten van vliegreizen worden vergoed op basis van deze (laagste) klasse. In het geval dat een vliegreis langer dan 9 uur duurt mag een medewerker onder omstandigheden en in overleg met de leidinggevende businessclass vliegen en worden deze kosten vergoed.
4. De verblijfkosten en eventuele bijkomende kosten worden - met inachtneming van het gestelde in artikel 7, tweede lid - vergoed op basis van de werkelijk gemaakte kosten, waarbij de maxima van de “Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen van de cao Rijk” in acht worden genomen.

Paragraaf V Overige bepalingen

Artikel 7 Declaraties

1. De in deze regelingen bedoelde vergoedingen worden slechts op declaratie uitbetaald en de werknemer gebruikt daarvoor de declaratiemodule van de Radboud Universiteit. De originele nota’s dienen bij de declaratie te worden gevoegd. Voor vergoeding van de verblijfkosten buitenland moeten de nota’s van logieskosten worden overgelegd. Voor de overige werkelijk gemaakte kosten kan de werknemer maximaal het in de tarieflijst genoemde bedrag declareren, waarbij zoveel als mogelijk de nota’s worden overgelegd. Bij gebruik van het OV declareert de werknemer de werkelijke kosten van het OV onder overlegging (uploaden) van de vervoersbewijzen of een transactie-overzicht van de OV-chipkaart.
2. De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de werknemer de declaratie niet indient binnen drie maanden na de maand, waarop de declaratie betrekking heeft.

Artikel 8 Hardheidsclausule

Afhankelijk van de bijzondere omstandigheden van de werknemer kan de werkgever aanvullende voorzieningen op maat treffen. Daarbij gelden de fiscale kaders als randvoorwaarde. Met betrekking tot het ‘beleid zakelijke vliegreizen’ geldt dat hier alleen gemotiveerd van afgeweken kan worden.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2024.

Toelichting

Bij de universiteit is een vervoersbeleid van toepassing uitgaande van het terugdringen van het autogebruik en het stimuleren van het gebruik van openbaar vervoer en/of fiets. Voor buitenlandse dienstreizen geldt het ‘beleid zakelijke vliegreizen’ met als doel het terugdringen van het aantal vliegreizen en de impact ervan.

Reiskostenvergoeding

De reiskostenvergoeding is in de regeling bepaald op volledige vergoeding van kosten van openbaar vervoer. De universiteit gaat er dan ook van uit dat alle dienstreizen als uitgangspunt en als regel per openbaar vervoer worden gemaakt. Slechts in geval een dienstreis niet of niet doelmatig per openbaar vervoer kan worden gemaakt, kan de werknemer gebruik maken van eigen vervoer. De werkgever (de direct leidinggevende) toetst dit achteraf en kan de werknemer corrigerend aanspreken indien gebruik is gemaakt van eigen vervoer terwijl dit zonder extra veel tijd en/of kosten per openbaar vervoer had gekund. De werkgever kan de werknemer opdragen om in het vervolg gebruik te maken van openbaar vervoer.

De werknemer mag 1e klas reizen. Deze kosten worden vergoed. Mocht de werknemer ervoor kiezen om 2e klas te reizen, dan vindt een vergoeding plaats van de daadwerkelijk gemaakte kosten van 2e klas reizen. De vergoeding is nooit meer dan de gemaakte kosten. Bij declaratie van kosten openbaar vervoer, dienen de originele vervoersbewijzen of een transactie-overzicht van de (anonieme) OVchipkaart bijgevoegd te worden. Kosten gemaakt met een wegwerp OV-chipkaart kunnen niet worden gedeclareerd. De aanschafkosten van een OV-chipkaart kunnen ook niet worden gedeclareerd.

Kosten van een OV-fiets kunnen niet gedeclareerd worden omdat de OV-fiets niet wordt gezien als Openbaar Vervoer. Hiervoor geldt wel de vergoeding van €0,23 per km die in artikel 3 lid 2 genoemd wordt.

Indien een werknemer gebruik maakt van een eigen vervoermiddel, dan bedraagt de vergoeding € 0,23 per kilometer. De afstand tussen begin- en eindpunt wordt berekend met de routeplanner op www.anwb.nl. Via de optie “snelste route” verschijnt een afstand, die rekenkundig wordt afgerond op hele kilometers. De uitkomst hiervan is bindend. In tegenstelling tot de het gestelde in de Reis- en verhuiskostenregeling (woon-/werkverkeer) wordt voor dienstreizen de afstand bepaald volgens de snelste route, omdat de reistijd ingeval van een dienstreis veelal onder diensttijd valt. De feitelijke en aantoonbare kosten van parkeren, tol, veer, stalling e.d. kunnen worden vergoed.

Indien de dienstreis niet of niet doelmatig per openbaar vervoer kan worden gemaakt en het niet mogelijk is om voor de dienstreis een eigen vervoermiddel te gebruiken, kunnen na toestemming van de werkgever de aantoonbaar gemaakte kosten van een huurauto worden vergoed.

Indien een (elektrische) deelauto beschikbaar is, dient deze te worden gebruikt. Dit gaat via de GoAbout App. Aanvragen kunnen via deze website gedaan worden. 

Verblijfskostenvergoeding

Voor vergoeding van alle verblijfkosten binnenland moeten de originele nota’s worden overgelegd. Voor vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte verblijfskosten buitenland geldt dat in ieder geval de nota’s van logieskosten moeten worden overgelegd. Omdat niet in alle landen voor de overige verblijfskosten (ontbijt, lunch en diner) nota’s worden verstrekt, is daarvoor in de regeling opgenomen dat de werknemer voor deze overige kosten maximaal het in de “Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen van de cao Rijk” genoemde bedrag kan declareren. Hierbij geldt uiteraard wel dat zoveel als mogelijk de nota’s worden overgelegd.

Hardheidsclausule

Afhankelijk van de bijzondere omstandigheden van de werknemer kan de werkgever aanvullende voorzieningen op maat treffen. Daarbij gelden de fiscale kaders als randvoorwaarde.

Met betrekking tot het ‘beleid zakelijke vliegreizen’ geldt dat hier alleen gemotiveerd van afgeweken kan worden. Gedurende het eerste jaar waarin gebruik gemaakt wordt van de reisagent worden deze motieven verzameld en toegevoegd aan het ‘beleid zakelijke vliegreizen’.