Regeling herplaatsing en vacaturevervulling

In aanvulling op de CAO Nederlandse Universiteiten stelt het college van bestuur de navolgende regeling vast.

Artikel 1 Definities

1. Vacature: een vacante functie met een minimale omvang van 0,2 fte die voor drie maanden of langer vervuld dient te worden.
2. Vacaturehouder: decaan of directeur in wiens faculteit respectievelijk Divisie, dienst of bedrijf een vacature ontstaat.
3. Herplaatsingskandidaat: de werknemer die wegens veranderingen in de omstandigheden met ontslag wordt bedreigd. Onder veranderingen in de omstandigheden worden in elk geval doch niet limitatief verstaan:
   a. functieopheffing, overtolligheid en/of reorganisatie;
   b. arbeidsongeschiktheid wegens medische redenen;
   c. onverenigbaarheid van karakters;
   d. verstoorde arbeidsverhoudingen, tenzij sprake is van verwijtbaarheid;
   e. disfunctioneren, tenzij sprake is van verwijtbaarheid.
4. Interne kandidaat:
   a. de werknemer van de Radboud Universiteit Nijmegen;
   b. de ex-werknemer van de Radboud Universiteit gedurende de eerste twee jaren van zijn werkloosheid, indien en voor zover geen sprake is van verwijtbare werkloosheid.
   c. de ex-werknemer van de Radboud Universiteit Nijmegen, die na ontslag wegens opheffing van zijn functie of vermindering van het aantal uitwisselbare functies een WW-uitkering of een BWNU-uitkering heeft, gedurende de gehele periode dat hij die WW-uitkering of BWNU-uitkering ontvangt.
   d. de ter beschikking gestelde arbeidskracht in de zin van de 'Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs' en de ter beschikking gestelde studentmedewerker van Campus Detachering B.V. gedurende de periode van terbeschikkingstelling aan de Radboud Universiteit Nijmegen.
5. Passende functie: van een passende functie is sprake - indien naar het oordeel van de werkgever de functie aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de herplaatsingskandidaat; - indien de herplaatsingskandidaat naar het oordeel van de werkgever binnen 12 maanden om-, her- of bijgeschoold kan worden; - en hem deze functie in verband met zijn persoonlijkheid, zijn omstandigheden en de voor hem bestaande vooruitzichten redelijkerwijs kan worden opgedragen; tenzij zwaarwegende bedrijfsbelangen zich tegen plaatsing verzetten.
6. Radboud WerknaarWerk: Afdeling binnen de Divisie HR belast met de coördinatie van activiteiten met betrekking tot de begeleiding van herplaatsingskandidaten.

Artikel 2 Het ontstaan van een vacature

Indien een vacature ontstaat wordt deze zo spoedig mogelijk door de vacaturehouder gemeld bij de personeelsadviseur, die daarvan melding doet aan Radboud WerknaarWerk.

Artikel 3 Registratie van herplaatsingskandidaten

Indien een werknemer wordt aangemerkt als herplaatsingskandidaat, registreert de personeelsadviseur de werknemer als zodanig en doet hiervan melding aan Radboud WerknaarWerk.

Artikel 4 Radboud WerknaarWerk

1. Radboud WerknaarWerk heeft in algemene zin tot taak het proces van de interne vacaturevervulling binnen de Radboud Universiteit Nijmegen te optimaliseren en in bijzondere zin tot taak het coördineren van activiteiten met betrekking tot de begeleiding van herplaatsingskandidaten.
2. Radboud WerknaarWerk beoordeelt, na raadpleging van de personeelsadviseur en de vacaturehouder, of een aangemelde vacature een passende functie voor een of meerdere herplaatsingskandidaten van de Radboud Universiteit Nijmegen zou kunnen zijn.
3. Radboud WerknaarWerk heeft de bevoegdheid om, binnen maximaal 5 werkdagen nadat een vacature is aangemeld, te besluiten een vacature voor verdere werving te blokkeren indien hij van oordeel is dat de vacature een passende functie voor een of meerdere herplaatsingskandidaten van de Radboud Universiteit Nijmegen zou kunnen zijn.

Artikel 5 Herplaatsingsonderzoek

1. Voor iedere herplaatsingskandidaat van de Radboud Universiteit Nijmegen wordt een zorgvuldig onderzoek verricht naar de mogelijkheden om hem een andere passende functie op te dragen, zowel binnen als buiten de Radboud Universiteit Nijmegen.
2. De duur van het onderzoek voor de werknemer die met ontslag wordt bedreigd als gevolg van de opheffing van zijn functie of als gevolg van toepassing van het afspiegelingsbeginsel vanwege de vermindering van het aantal uitwisselbare functies bedraagt tot 31 december 2024 7 maanden plus de opzegtermijn en vanaf 1 januari 2025 3 maanden plus de opzegtermijn (zie ook artikel 9.10 CAO voor de uitzondering op deze termijnen).
3. De duur van het onderzoek voor de werknemer die met ontslag wordt bedreigd als gevolg van arbeidsongeschiktheid wegens medische redenen wordt bepaald door de procesgang in het eerste en tweede ziektejaar volgens de Wet Verbetering Poortwachter en het gestelde in de Ziekte- en Arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten.
4. De duur van het onderzoek voor de werknemer die met ontslag wordt bedreigd als gevolg van een andere dan in het tweede of derde lid genoemde grond bedraagt tot 1 januari 2025 6 maanden plus de opzegtermijn en daarna 3 maanden plus de opzegtermijn.
5. De herplaatsingskandidaat is verplicht actief en aantoonbaar mee te werken aan het herplaatsingsonderzoek.
6. Indien na afloop van het herplaatsingsonderzoek blijkt dat geen passende functie beschikbaar is, deelt de decaan/directeur dit schriftelijk en gemotiveerd mede aan de herplaatsingskandidaat. In de motivering is aangegeven welke inspanningen zijn verricht en welke de oorzaken zijn die tot niet-herplaatsing hebben geleid.

Artikel 6 Voorrangspositie herplaatsingskandidaten

1. Indien naar het oordeel van Radboud WerknaarWerk sprake zou kunnen zijn van een passende functie wordt de herplaatsingskandidaat voor die betreffende vacature door de vacaturehouder in beschouwing genomen.
2. De vacaturehouder houdt een gesprek met de betreffende herplaatsingskandidaat om te kunnen beoordelen of de herplaatsingskandidaat – gelet op zijn kennis en kunde – de vacante functie naar behoren kan uitoefenen, één en ander gerelateerd aan de functie-inhoud en de functie-eisen. De herplaatsingskandidaat is verplicht gehoor te geven aan de oproep voor dit gesprek.
3. Bij meerdere herplaatsingskandidaten heeft de meest geschikte kandidaat voorrang.
4. Indien de herplaatsingskandidaat niet in de passende functie wordt geplaatst, wordt dit door de vacaturehouder deugdelijk en schriftelijk gemotiveerd.

Artikel 7 Voorrangspositie overige kandidaten

Indien geen herplaatsingskandidaat in de vacante functie kan worden geplaatst, wordt de vacature voor verdere werving vrijgegeven, waarbij de volgende werving-, selectie- en voorrangsvolgorde wordt toegepast:

a. Voor vacante functies in de functiefamilie Onderwijs & Onderzoek wordt gelijktijdig intern en extern geworven, dat wil zeggen plaatsing van de vacature in ieder geval op het intranet van de Radboud Universiteit Nijmegen en Academic Transfer. Een interne kandidaat heeft recht op een selectiegesprek indien hij voldoet aan de gestelde formele criteria. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang op de externe kandidaat. Indien de interne kandidaat voor de vacante functie wordt afgewezen, wordt dit door de vacaturehouder deugdelijk gemotiveerd. Bij werving van universitair docenten hebben in dienst zijnde docenten en onderzoekers die gepromoveerd zijn, als interne kandidaten een voorrangspositie indien sprake is van gelijke geschiktheid. 

Bij werving van universitair docenten hebben in dienst zijnde docenten en onderzoekers die gepromoveerd zijn, als interne kandidaten een voorrangspositie indien sprake is van gelijke geschiktheid, in casu het voldoen aan de gestelde functie-eisen. Deze voorrangspositie houdt in dat bij de werving van een universitair docent een in dienst zijnde gepromoveerde docent of onderzoeker, die solliciteert op de vrijkomende positie binnen het eigen of gerelateerde vakgebied, wordt uitgenodigd voor een (selectie)gesprek. Deze kandidaat heeft bij gelijke geschiktheid voorrang boven een externe sollicitant.
Bij de werving voor een vaste docentpositie wordt een in dienst zijnde docent, die solliciteert op een vrijkomende positie binnen het eigen of gerelateerde vakgebied uitgenodigd voor een (selectie)gesprek. Deze kandidaat, die voldoet aan de functie-eisen voor de vaste positie, heeft  voorrang boven een externe sollicitant.

b. Voor vacante functies in de overige functiefamilies kan gelijktijdig intern en extern worden geworven. Een interne kandidaat heeft recht op een sollicitatiegesprek indien hij voldoet aan de gestelde formele criteria. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang op de externe kandidaat. Indien de interne kandidaat voor de vacante functie wordt afgewezen, wordt dit door de vacaturehouder deugdelijk gemotiveerd.

Artikel 8 Doelgroepenbeleid

Het doelgroepenbeleid van de Radboud Universiteit Nijmegen dat bij gelijke geschiktheid voorrang wordt gegeven aan kandidaten uit de doelgroepen is onverminderd van toepassing, doch de in deze regeling opgenomen volgorde en voorrangsbepalingen prevaleren.

Artikel 9 Sollicitatiecode

Onverlet het bepaalde in deze regeling is de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en organisatieontwikkeling (NVP) van toepassing en sollicitanten hebben recht op vergoeding van gemaakte reiskosten alsmede van overige in redelijkheid gemaakte kosten.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2008, laatstelijk gewijzigd met ingang van 1 september 2023.

Toelichting

1. Herplaatsingbeleid

Het herplaatsingbeleid van de Radboud Universiteit Nijmegen is er op gericht om werknemers, die de status van herplaatsingskandidaat hebben verkregen, met voorrang in aanmerking te laten komen voor een vacante passende functie. De status van herplaatsingskandidaat wordt bepaald door de situatie waarin een werknemer verkeert, zoals ontslagbedreiging door bijvoorbeeld reorganisatie, disfunctioneren, arbeidsongeschiktheid en verstoorde arbeidsrelaties.

Radboud WerknaarWerk

Radboud WerknaarWerk ondersteunt de personeelsadviseur bij de begeleiding van herplaatsingskandidaten en andere werknemers die in hun loopbaan zijn vastgelopen of dreigen vast te lopen bij het zoeken naar een andere passende functie binnen dan wel buiten de universiteit.

Herplaatsingonderzoek

In de CAO Nederlandse Universiteiten is de duur van het herplaatsingsonderzoek bij reorganisaties vastgelegd. De duur van het herplaatsingsonderzoek wordt stapsgewijs afgebouwd naar 3 maanden. In de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) en de Beleidsregels Beoordelingskader Poortwachter is vastgelegd welke herplaatsingsinspanningen voor een arbeidsongeschikte werknemer moeten worden verricht. Ten aanzien van ontslagbedreiging op andere gronden (disfunctioneren, verstoorde arbeidsverhouding e.d.) is in de wetgeving en de CAO niets geregeld.

Gekozen is om tot 1 januari 2025 de termijn van 6 maanden te handhaven. Daarna wordt de duur van het herplaatsingsonderzoek gelijk getrokken met de in de CAO bij reorganisatieontslag voorgeschreven termijn van 3 maanden.

Er kunnen zich echter altijd bijzondere omstandigheden voordoen die een langere termijn rechtvaardigen. Zo kan het zijn dat de werkgever de ondersteuning bij het herplaatsingsonderzoek nog niet waar heeft kunnen maken of de werknemer nog niet inzetbaar is om medische redenen of nog niet bemiddelbaar is vanwege frustratie/woede om hetgeen is gebeurd en eerst bijvoorbeeld met behulp van een loopbaanadviseur zijn zoekprofiel moet verhelderen. Aan het herplaatsingsonderzoek kan dan nog geen effectieve inhoud worden gegeven. Dit laat de ontslag bedreigde positie van de werknemer onverlet, doch dan zullen afhankelijk van de omstandigheden van het geval nadere afspraken gemaakt moeten worden op basis van goed werkgeverschap.

Passende functie

Ontslag mag niet worden verleend alvorens zorgvuldig is onderzocht of voor een herplaatsingskandidaat binnen of buiten de universiteit een passende functie beschikbaar is. In de CAO Nederlandse Universiteiten is vastgelegd wanneer sprake is van een passende functie.

Arbeidsongeschikte werknemer

De werknemer die om medische redenen arbeidsongeschikt is, neemt in de wet- en regelgeving een specifieke positie in. Hij wordt als herplaatsingskandidaat aangemerkt, indien door de Arbo- en Milieudienst (AMD) en/of de Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen (UWV) is vastgesteld dat hij wegens gedeeltelijke of gehele arbeidsongeschiktheid zijn huidige functie niet langer kan vervullen, maar wel in staat wordt geacht om andere werkzaamheden te verrichten. Het kan dan ook gaan om zogenaamde gangbare arbeid/algemeen geaccepteerde arbeid, die van totaal andere aard en niveau kan zijn dan de voorheen beklede functie(s). In de Beleidsregels Beoordelingskader Poortwachter is zelfs opgenomen dat een werkgever voor een gedeeltelijke arbeidsongeschikte werknemer zonodig en zo mogelijk de werkzaamheden binnen de eigen eenheid zodanig herschikt dat die werknemer aan de slag kan blijven.

2. Voorrangspositie interne kandidaten

Alle werknemers met een dienstverband bij de Radboud Universiteit Nijmegen worden aangemerkt als interne kandidaat, ongeacht of sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde dan wel bepaalde tijd en ongeacht de duur van het dienstverband (Wet Gelijke Behandeling).

Omdat het voor de Radboud Universiteit Nijmegen besparingen op uitkeringslasten oplevert als ex-werknemers met een (bovenwettelijke) werkloosheidsuitkering weer aan het werk gaan, is in de regeling opgenomen dat niet alleen ex-werknemers zoals bedoeld in artikel 9.14, lid 5 CAO, maar alle ex-werknemers met een werkloosheidsuitkering ten laste van de Radboud Universiteit Nijmegen gedurende de eerste periode van twee jaren werkloosheid gelijk worden gesteld aan interne kandidaten. Dit uiteraard met uitzondering van werknemers die verwijtbaar werkloos zijn geworden.

In de BWNU 2020 is in artikel 9 lid 3 opgenomen dat de ex- werkgever een ex-werknemer, die na ontslag wegens reorganisatie een WW-uitkering of een BWNU-uitkering ontvangt, in dienst neemt in een conform artikel 9.12a CAO NU passende functie, wanneer deze beschikbaar komt. Deze exwerknemer wordt daarom aangemerkt als interne kandidaat gedurende de gehele periode dat hij een WW-uitkering of BWNU-uitkering ontvangt. Bij de Radboud Universiteit is dit van toepassing voor elke ex-werknemer van de Radboud Universiteit Nijmegen, die na ontslag wegens de opheffing van zijn functie of als gevolg van toepassing van het afspiegelingsbeginsel vanwege de vermindering van het aantal uitwisselbare functies een WW-uitkering of een BWNU-uitkering heeft.

Op grond van de gewijzigde Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) dient de Radboud Universiteit Nijmegen vacatures tijdig en duidelijk ter kennis te brengen aan de haar ter beschikking gestelde arbeidskrachten, opdat zij dezelfde kansen op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebben als de eigen werknemers. Dit betekent, dat aan de Radboud Universiteit Nijmegen ter beschikking gestelde arbeidskrachten als interne kandidaten kwalificeren. Er is sprake van ter beschikking gestelde arbeidskrachten als een uitlener tegen vergoeding arbeidskrachten aan de Radboud Universiteit Nijmegen ter beschikking stelt, waarbij de Radboud Universiteit Nijmegen de feitelijke leiding en het toezicht heeft. Het maakt niet uit onder welke naam het ter beschikking stellen gebeurt (bijvoorbeeld uitzending, detachering, payrolling, verhuur, uitlening). Collegiale uitlening valt niet onder de definitie van ter beschikking stelling. Hiervan is sprake als bij wijze van hulpbetoon zonder winstoogmerk arbeidskrachten ter beschikking worden gesteld (hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan re-integratie of outplacement). De arbeidskracht blijft in dienst bij de uitlener en de doorbelasting bedraagt maximaal de loonkosten en een opslag van 10% van de loonkosten.

Studenten, die via Campus Detachering B.V. bij de Radboud Universiteit Nijmegen te werk worden gesteld, worden ook als interne kandidaat aangemerkt gedurende de periode van ter beschikking stelling aan de Radboud Universiteit Nijmegen.

Indien geen herplaatsingskandidaat in de vacante functie kan worden geplaatst, wordt de vacature voor verdere werving vrijgegeven. Voor vacante functies in de functiefamilie Onderwijs & Onderzoek wordt gelijktijdig intern en extern geworven, waarbij voor UD functies in dienst zijnde gepromoveerde docenten/onderzoekers bij gelijke geschiktheid voorrang hebben. Bij de werving voor een vaste docentpositie heeft een in (tijdelijke) dienst zijnde docent ook een voorrangspositie. Voor vacante functies in de overige functiefamilies kan gelijktijdig intern en extern worden geworven. De voorrangspositie van een interne kandidaat houdt in dat hij recht heeft op een sollicitatiegesprek indien hij voldoet aan de gestelde formele criteria en dat bij gelijke geschiktheid de interne kandidaat voorrang heeft op de externe kandidaat.