Regeling belastingvrije vergoeding (aanvulling) woon-werk verkeer

Gelet op en in aanvulling op hoofdstuk 5 van de CAO Nederlandse Universiteiten en artikel 10 van de Regeling keuzemodel arbeidsvoorwaarden Radboud Universiteit stelt de werkgever navolgende regeling vast.

Artikel 1 Belastingvrije vergoeding (aanvulling) reiskosten

De werknemer kan door inzet van de bronnen een (extra) belastingvrije vergoeding van de reiskosten voor het woon/-werkverkeer ontvangen. Hierbij gelden de in artikel 13, lid 3 onderdeel b en artikel 31a, lid 2, onderdeel a, sub 2 en 3 van de Wet op Loonbelasting 1964 genoemde grenzen.

Artikel 2 Belastingvrije vergoeding: werknemer reist per openbaar vervoer

1. De maximale belastingvrije vergoeding bedraagt de werkelijke kosten van het reizen per openbaar vervoer verminderd met de reeds ontvangen reiskostenvergoeding van de werkgever. De werknemer declareert de werkelijke kosten van het openbaar vervoer op de gebruikelijke wijze. Indien (achteraf blijkt dat) niet aan de fiscale voorwaarden wordt voldaan, zijn de fiscale gevolgen voor rekening van de werknemer, te voldoen uit het netto salaris.
2. In plaats van de belastingvrije vergoeding bepaald in lid 1, kan ook gekozen worden voor de in artikel 3 genoemde belastingvrije vergoeding.

Artikel 3 Belastingvrije vergoeding: ongeacht de wijze van vervoer

De maximale belastingvrije vergoeding bedraagt € 0,23 per feitelijk afgelegde kilometer. Hierop wordt de reeds ontvangen reiskostenvergoeding van de werkgever in mindering gebracht.

Artikel 4 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2024.

Toelichting

Werknemers ontvangen van de Radboud Universiteit onder bepaalde voorwaarden een belastingvrije reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. De vergoeding is lager dan het maximale bedrag dat de Radboud Universiteit haar werknemers belastingvrij mag geven. Wanneer een werknemer aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden deelneemt, kan deze door inzet van de bronnen een (extra) belastingvrije reiskostenvergoeding woon-werkverkeer ontvangen tot maximaal het bedrag van de aantoonbare kosten van openbaar vervoer of € 0,23 per feitelijk afgelegde kilometer. Dit bedrag per kilometer wordt jaarlijks aangepast aan de algemene prijsontwikkeling, tot ten hoogste het maximaal fiscaal onbelast te vergoeden bedrag.

Reizen met eigen vervoer

De vergoeding reiskosten woon-werkverkeer wordt op declaratiebasis uitbetaald. De werknemer gebruikt daarvoor de declaratiemodule in BASS. De fiscaal toegestane vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer is op jaarbasis: 

Aantal gedeclareerde reisdagen x totale reisafstand per dag x € 0,23

In geval van een vaste reiskostenvergoeding: De fiscaal toegestane vaste vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer voor een medewerker met een voltijds dienstverband is op jaarbasis (bij parttimers en bij hybride werken wordt de formule naar evenredigheid van het aantal reisdagen toegepast): 

214 dagen x totale reisafstand per dag x € 0,23

Voor de berekening van de totale afstand maakt de universiteit gebruik van de postcodetabel van PostNL. De werknemer kan de afstand tussen zijn huis en de universiteit bij benadering berekenen met de routeplanner op anwb.nl. De postcode van de universiteit is 6525 HR. Selecteer de optie “kortste route” en rond het getal rekenkundig af op hele kilometers. 

Bij een enkele reisafstand van meer dan 75 kilometer is aan het einde van het kalenderjaar op grond van fiscale regelgeving nacalculatie verplicht. Hierbij moet worden vastgesteld of de vaste kostenvergoeding op basis van de rekenformule overeenkomt met het werkelijke aantal woonwerkkilometers in het kalenderjaar maal € 0,23 per kilometer. Dit betekent, dat de werknemer een administratie moet bijhouden waaruit blijkt op welke dagen hij van en naar het werk is gereisd. Indien blijkt, dat het werkelijke aantal woon-werkkilometers in een kalenderjaar minder is dan het gebruikte aantal woon-werkkilometers in de rekenformule, dan wordt het bovenmatige deel van de reiskostenvergoeding alsnog belast. Indien blijkt, dat het werkelijke aantal woon-werkkilometers meer bedraagt dan gebruikt in de rekenformule, dan leidt dit niet tot een hogere vergoeding in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.

Als de werknemer de nacalculatie niet wenst uit te voeren, kan hij ervoor kiezen om zijn enkele reisafstand voor de toepassing van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden te maximeren op 75 kilometer. Als de werknemer gedurende 1 of meerdere periodes langdurig afwezig is geweest wegens vakantie, ziekte, verlof of andere redenen, wordt de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer herberekend in die zin dat over de periode van langdurige afwezigheid geen aanspraak bestaat op een belastingvrije vergoeding. Van langdurige afwezigheid is sprake als de periode van afwezigheid onafgebroken langer dan 6 weken duurt. Ingeval van ziekte wordt de reiskostenvergoeding na herstel pas weer uitbetaald per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel.

Reizen per openbaar vervoer

Werknemers die verder dan 10 km van hun werk wonen en die gebruik maken van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer en die een aangifte Inkomstenbelasting doen, kunnen een aftrekpost opvoeren voor reiskosten woon-werkverkeer. Op deze aftrekpost moeten echter de van de werkgever ontvangen vergoedingen in mindering worden gebracht. In het algemeen is verhoging van reiskostenvergoeding door toepassing van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden gunstiger dan de reiskosten van openbaar vervoer als aftrekpost in het kader van de aangifte inkomstenbelasting op te voeren.

Spelregels en voorwaarden (bij openbaar vervoer)

Bij gebruik van het OV declareert de werknemer de werkelijke kosten van het OV of de abonnementskosten (indien dit de goedkoopste manier van reizen is) onder overlegging (uploaden) van de op naam gestelde factuur met rittenspecificatie, de vervoersbewijzen of een transactie-overzicht van de op naam gestelde OV-chipkaart/OV-businesskaart. Een anonieme OV-chipkaart kan niet vergoed worden