Ze was er drie jaar geleden gericht naar op zoek. Frederique van Alfen-Las, teamleider binnen de dan net nieuw gevormde afdeling Business Support bij Campus & Facilities, had een tool nodig om met haar collega’s in gesprek te gaan over een veilige werkomgeving. ‘Dat was nog vóórdat sociale veiligheid een belangrijk thema binnen onze universiteit werd’, verduidelijkt ze. ‘Onze nieuwe afdeling is ontstaan uit een samenvoeging van bestaande teams. Collega’s uit verschillende organisatieonderdelen moesten ineens met elkaar samenwerken. Tijdens een van de eerste afdelingsbijeenkomsten vroegen we wat zij daarvoor nodig hadden. Een veelgehoord antwoord was: een veilige werkomgeving.’
Om zo’n veilige sfeer te bieden, was het belangrijk om te weten wat collega’s daaronder verstonden. In de online leeromgeving gROW vond Frederique uiteindelijk de koerskaart ‘Moet toch kunnen?’, een hulpmiddel dat ze als pdf-bestand kon downloaden. ‘Een kaart met concrete stappen om het gesprek over een veilige werkomgeving te voeren’, legt ze uit. ‘In negen gespreksrondes, met elk een eigen thema, ga je samen met collega’s dieper in op omgangsvormen. Elke ronde begint met een introductie, gevolgd door vraagstellingen of gedragsvoorbeelden. Één collega is de gespreksleider, die doorvraagt. De overige deelnemers vertellen hoe zij tegen bepaalde situaties en omgangsvormen aankijken, terwijl een andere collega de tijd bewaakt en meeschrijft op een bijbehorend format.’
Van koerskaart naar praatplaat
De gesprekken dienen volgens Frederique een hoger doel. ‘Door te luisteren hoe iedereen tegen bepaalde omgangsvormen aankijkt, leer je elkaar beter kennen. Daardoor weet je wat een collega prettig vindt en wat niet. Daar kun je dan rekening mee houden.’
Frederique en haar collega’s hebben de gespreksopbrengsten gebruikt om werkafspraken vast te leggen. ‘Die werkafspraken hebben we – los van het format van de koerskaart - op eigen initiatief visueel omgezet in een praatplaat, die voor de samenwerking binnen onze afdeling een belangrijke leidraad vormt. Zo staat de praatplaat in onze Teams-omgeving, komt deze terug in onze kwartaalbijeenkomsten en is het een fijn middel om op terug te grijpen in persoonlijke overlegmomenten (PO’s). En we linken er doorlopend werkinhoudelijke thema’s aan.’
Reageren en voorkomen
Terugkijkend concludeert Frederique dat het gebruik van de koerskaart binnen haar afdeling veel heeft opgeleverd. ‘Het draagt bij aan meer verbondenheid’, vertelt ze. ‘Het format van de koerskaart hielp ons niet alleen om omgangsvormen te bespreken. We hebben ook afspraken gemaakt over hoe we op ongewenst gedrag willen reageren en hoe we het willen voorkomen. Het excuus dat bepaald gedrag nu eenmaal bij iemand hoort, telt niet meer. We spreken elkaar daarop aan. En als je het lastig vindt om dat zelf te doen, zijn er anderen om je te helpen. Niets doen is geen optie meer.’
Frederique kan iedereen het gebruik van de koerskaart aanraden. ‘Het is een laagdrempelig hulpmiddel, dat ook nog eens visueel aantrekkelijk is vormgegeven. Daarbij kun je het inzetten naar eigen inzicht en het kost weinig tijd om ermee aan de slag te gaan; één dagdeel is voldoende. Je zou de koerskaart binnen je team bijvoorbeeld kunnen gebruiken als vervolg op de universiteitsbrede Active Bystander Training, maar dan met je directe collega’s en eigen werkinhoudelijke voorbeelden. Je helpt elkaar niet alleen, je maakt je team er ook meteen sterker mee.’
Bekijk de gesprekskaart in gROW