NS-Business Card regelen via TC&O Mobydesk

De Radboud Universiteit is aangesloten bij vervoersbureau TC&O Mobydesk. Als je als medewerker van de Radboud Universiteit met het OV reist en je woont verder dan 10 km van de campus, dan regel je de NS-Business Card via TC&O Mobydesk.

De NS-Business Card gebruik je voor je woon-/werkverkeer en de kosten daarvan worden door de NS rechtstreeks in rekening gebracht bij de Radboud Universiteit. Je hoeft dus zelf niets te betalen of te declareren.

Regel je NS-Business Card via TC&O Mobydesk. Inloggen doe je via SURFconext.

Aandachtspunten

Houd er rekening mee dat het 2 tot 3 weken duurt voordat je de NS-Business Card thuis ontvangt. Vraag de NS-Business Card dus op tijd aan;
Als je op je eerste werkdag nog geen NS-Business Card hebt, dan kun je in de tussenliggende tijd de reiskosten woon-werkverkeer die je op je persoonlijk (op naam gestelde) OV-kaart maakt declareren. Hiervoor neem je via e-mail contact op met HRSC [at] ru.nl;
Bij verlies of diefstal van je NS-Business Card vraag je direct een nieuw NS-Business Card aan bij TC&O Mobydesk. Ook dan duurt het 2 tot 3 weken voordat je de nieuwe NS-Business Card thuis ontvangt. In de tussenliggende tijd kun je de reiskosten woon-werkverkeer die je op je persoonlijk (op naam gestelde) OV-kaart maakt declareren. Hiervoor neem je via e-mail contact op met HRSC [at] ru.nl;
Dienstreizen betaal je zelf met je persoonlijke (op naam gestelde) OV-kaart en declareer je in BASS. Maak je toch een dienstreis met je NS-Business Card dan worden de kosten daarvan ingehouden op het netto salaris. Vervolgens declareer je op de gebruikelijk wijze in BASS;
Je mag de NS-Business Card niet voor privéreizen gebruiken. Gebruik daarvoor je eigen OV-pas. Dat kan ook goedkoper zijn, afhankelijk van jouw abonnement. Maak je toch een privéreis met je NS-Business Card dan wordt dat gesignaleerd en later verrekend met jouw netto salaris;
Als je op eigen kosten 1e klasse wilt reizen dan kun je dit melden bij TC&O Mobydesk, die ervoor zal zorgen dat de Radboud Universiteit de meerkosten in mindering brengt op jouw netto salaris.

Toelichting

Kan ik mijn OV kosten van vóór 1 juli nog declareren op de oude manier?

Ja, dat is nog steeds mogelijk. De kosten die gemaakt zijn met het OV tot en met 30 juni 2026 kunnen via het declaratiesysteem gedeclareerd worden. Dit kan tot en met eind oktober 2026.

Kan ik een ander abonnement op mijn NS-Businesscard zetten dan het kaartadvies van TC&O?

Dat is niet mogelijk, op eigen verzoek is alleen de upgrade van 2e naar 1e klas toegestaan, de extra kosten daarvan worden ingehouden op het nettosalaris.

Wat wordt verstaan onder het reisgebied van de NS-Business card?

Het reisgebied van de NS-Business Card is geheel Nederland + bus SB58 (buslijn SB58 van Emmerich via Kleve naar Nijmegen. Je kunt niet alleen met NS reizen, maar ook met alle andere openbaar vervoerders zoals Breng, Arriva, ATM, Bravo etc.

Is het mogelijk om geld te zetten op de NS-Business Card (zoals bij een gewone OVchipkaart) en de kaart op die manier ook buiten het woon-werktraject te gebruiken?

Je moet géén geld op de NS-Business Card zetten. Feitelijk is het wel mogelijk, maar dit geld kan niet gebruikt worden om te reizen en kan er ook niet meer afgehaald worden. Je kunt dat geld vervolgens ook niet bij de RU declareren.

Ik wil geen NS-Businesscard, kan dat?

De enige mogelijkheid om OV-kosten vanaf 1 juli 2026 (volledig) vergoed te krijgen is door middel van gebruik van de NS-Business Card (uitzonderingen voor werknemers in het buitenland daar gelaten). Je kunt reiskosten gemaakt vanaf 1 juli 2026 niet meer declareren. Als je dus geen NSBusiness Card aanvraagt, krijg je geen reiskostenvergoeding OV vanuit de RU.

Ik werk op meerdere locaties, kan ik bij alle locaties gebruik maken van de NSBusiness Card?

Ja dat kan, in de portal van TC&O kun je aangeven dat je meerdere vaste werkplekken hebt.

Ik ga binnenkort uit dienst, wat moet ik doen met de Businesscard?

De Businesscard moet je inleveren bij TC&O.

Mijn reispatroon gaan structureel veranderen, moet ik dan iets doen?

Neem contact op met TC&O of jouw abonnementsvorm aangepast moet worden.

Ik heb nu een vrij reizen abonnement. Moet ik dan nog stappen ondernemen?

Als je al een NS-Business Card hebt, dan hoef je niks te doen. Heb je een eigen OV-kaart met daarop het abonnement, dan moet je wel een NS-Business Card aanvragen. TC&O beoordeelt dan of dit abonnement het meest passende is voor jou, of dat er wellicht een ander abonnement geschikter is. Vergeet dan niet om jouw eigen abonnement op je eigen OV-kaart uit te zetten, als je daar privé geen gebruik van maakt.

Ik kom 2 dagen met de OV en 2 dagen met de auto kan dat in de nieuwe regeling?

Dat kan wel, maar je moet één optie kiezen voor welke vergoeding je wilt: OV of auto. Combineren van vergoedingen kan niet.

Ik wil gedurende het jaar wisselen van vervoermiddel, kan dat?

Je kunt beperkt wisselen van vervoermiddel. Je kunt bijvoorbeeld in de winter met het OV komen en in de zomer met de fiets (maximaal één wisselmoment van auto/fiets naar OV per kalenderjaar).

Kan ik reiskosten aanvullen in het keuzemodel?

Ja, dat kan. BASS berekent het verschil tussen de maximale fiscale vergoeding die je mag krijgen en de kosten (OV kosten die de RU betaalt of de vergoeding die je ontvangt voor fiets/auto). Dit verschil kun je aanvullen in het keuzemodel.

De dagen waarop ik thuiswerk en reis zijn wisselend, wat moet ik doen?

Je kunt in BASS een tweewekelijks schema aangeven, hoeveel je reist en thuis werkt in week A en week B. Heb je een patroon wat niet past in 2 weken, bereken dan het gemiddelde en vul dit in.

Ik woon in het buitenland en kom met het OV, hoe kan ik mijn kosten vergoed krijgen?

Als je in het buitenland woont en je kunt geen gebruik maken van de NS Businesscard dan kun je de gemaakte kosten declareren. De declaratie mogelijkheid staat dan open voor jou in BASS. Maak je gebruik van buslijn SB58 van Emmerich via Kleve naar Nijmegen vraag dan de NS Businesscard aan, die kun je gebruiken op die lijn.

Ik heb een Breng busabonnement, kan ik gebruik maken van de NS-Businesscard?

Neem contact op met TC&O over de mogelijkheden.

Kan ik met de NS-Businesscard ook reizen op trajecten buiten NS?

Ja dat kan, mogelijk niet met een abonnement, maar je kunt wel in- en uitchecken. Voor al het openbaar vervoer in Nederland is de NS-Businesscard te gebruiken. Voor vragen kun je contact opnemen met TC&O.

Krijg ik met een NS-Businesscard ook de kosten van een OV-fiets vergoed?

Je kunt met de NS-Businesscard ook gebruik maken van de OV-fiets voor het laatste stuk van jouw reis (station-campus), deze kosten worden door de RU betaald.

Kan ik naast mijn OV-abonnement ook een parkeerabonnement bij de RU hebben?

Ja, dat is mogelijk.

Moet ik ook het gemiddelde aantal dagen bij TC&O opgeven als mijn reispatroon wisselt?

Verandert je reispatroon structureel dan moet je dit doorgeven aan TC&O. Reis je de ene week 2 dagen en de andere 4 dagen bijvoorbeeld geef dan het gemiddelde door.