Privacybescherming (ex-)medewerkers

Subprivacyverklaring Divisie HR

Toepassingsbereik

Deze subprivacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de Divisie human resources (HR). Divisie HR is onderdeel van de Radboud Universiteit (RU). Deze subprivacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de RU. Divisie HR respecteert jouw privacy en zorgt ervoor dat jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt. In deze verklaring informeren wij je over de wijze waarop Divisie HR met jouw persoonsgegevens omgaat, voor welke doeleinden en op welke grondslagen dat gebeurt, hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten jij hebt als jouw persoonsgegevens worden verwerkt en waar je met vragen of verzoeken over jouw privacy terecht kunt.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking van persoonsgegevens door de Divisie HR

Divisie HR verwerkt de volgende persoonsgegevens van jou:

Contactgegevens (naam, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer); geslacht; nationaliteit en geboorteplaats; uniek registratienummer; BurgerServiceNummer (BSN); bankrekeningnummer (IBAN); (gegevens over) over jouw werkzaamheden, de opleidingen in dat kader en jouw functioneren in het algemeen; door jou aan ons verstrekte financiële gegevens; correspondentie- en interactiegegevens (mails, brieven, berichten of andere informatie die wordt uitgewisseld wanneer je contact opneemt met ons of wij met jou); contactgegevens van degene die jij als contactpersoon (voor noodgevallen) aan ons hebt gemeld;
beeldmateriaal.

In de meeste gevallen betreft het gegevens die wij rechtstreeks van jou hebben verkregen. Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens via derden, voor zover dat in overeenstemming is met de wet of indien jij daar expliciet toestemming voor hebt gegeven. Op jouw eigen verzoek en met jouw uitdrukkelijke toestemming kan het ook voorkomen dat wij medische gegevens van je verwerken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen.

Doelen van verwerking

Divisie HR verwerkt jouw persoonsgegevens voor de navolgende doelen:

  1. het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomst(en);
  2. het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  3. voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die per e-mail worden verzonden;
  4. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;

Jouw persoonsgegevens zullen niet zonder uw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat daarmee niet verenigbaar is.

Grondslag voor de verwerking

Divisie HR verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van een van de navolgende grondslagen:

  1. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent, of om op jouw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te treffen;
  2. de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust;
  3. je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van jouw persoonsgegevens;

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens geschiedt alleen indien aan de daarvoor specifiek in de wet genoemde voorwaarden is voldaan, of indien er sprake is van een van de in de geldende wet- en regelgeving genoemde uitzonderingsgronden.

Verplichte of vrijwillige verstrekking

Als wij jou om persoonsgegevens vragen, dan zullen we duidelijk maken of de
verstrekking van de gevraagde gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Ons uitgangspunt daarbij is dat wij niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig is voor de beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Het kan voorkomen dat de Divisie HR jouw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met derden buiten de Radboud Universiteit. Divisie HR verstrekt jouw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken aan de navolgende derde partijen: Belastingdienst, ABP, UWV, Loyalis, De Digitale LoopbaanCoach, Digitaal Feedback Instrument Nederlandse Universiteiten, H-traject, KPP Steuerberatungsgesellschaft mbH, Navigator, People Access

Als Divisie HR jouw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van de Divisie HR verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacy wet- en regelgeving.

Hierbij moet opgemerkt worden dat met de Belastingdienst, ABP, UWV en Loyalis geen verwerkingsovereenkomst wordt opgesteld, omdat we op grond van de wet verplicht zijn hier gegevens mee uit te wisselen. Verder worden niet met alle systemen de persoonsgegevens van alle medewerkers uitgewisseld. Vaak gaat het om een specifieke groep medewerkers en beperkte persoonsinformatie.

Divisie HR verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of jij daarvoor toestemming hebt verleend.

Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan worden maatregelen getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling1)

Divisie HR maakt op dit moment beperkt gebruik van profiling in combinatie met geautomatiseerde besluitvorming, in dier voege dat op grond van de functiebenaming bepaald wordt welke gebruikersrechten er verleend worden. Er is echter geen sprake van een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden of dat jou anderszins in aanmerkelijke mate treft.

1) Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen. Het gaat om het geautomatiseerd opbouwen van een beeld over de persoonlijke aspecten van een individu, bv tracking, koop- of betaalgedrag in een postcode gebied.

Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij bepalen de bewaartermijn op basis van de wet- en regelgeving. Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteen lopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd. Mocht je willen dat jouw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.

Beveiliging van persoonsgegevens

Divisie HR neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die in dat kader zoveel mogelijk worden toegepast zijn o.a. versleuteling en pseudonimisering van persoonsgegevens, versleutelde communicatie en behandeling van de persoonsgegevens als zijnde vertrouwelijk.

Uw rechten

Divisie HR respecteert de rechten die jij op grond van de geldende wet- en regelgeving heeft. Hieronder informeren wij je over deze rechten en de wijze waarop je er een beroep op kunt doen.

Inzagerecht;

Je hebt het recht om in te zien welke persoonsgegevens Divisie HR van jou verwerkt.

Correctie- en verwijderingsrecht;

Je hebt onder omstandigheden het recht jouw persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar;

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, heb je het recht daar bezwaar tegen te maken.

Als je bezwaar maakt tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens om je te informeren over activiteiten van Divisie HR en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Jouw gegevens zullen hier dan niet langer voor worden gebruikt.

Als je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van jouw persoonsgegevens, dan zullen wij nagaan of we aan jouw bezwaar tegemoet kunnen komen. Als het door jou gestelde belang zwaarder weegt dan het belang dat wij hebben bij de (verdere) verwerking van jouw persoonsgegevens, zullen wij stoppen met de verwerking van deze gegevens. Als wij menen een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang te hebben bij het voortzetten van de verwerking van de persoonsgegeven, zullen we dat toelichten.

Recht op beperking;

Je hebt onder omstandigheden ook recht op beperking van de verwerking van jouw gegevens. Dit houdt in dat Divisie HR de verwerking van jouw gegevens tijdelijk “bevriest”. Je kunt dit recht inroepen:

  • in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
  • als de gegevens verwijderd zouden moeten worden omdat de verwerking onrechtmatig is, maar je in plaats van verwijdering vraagt om verwerking van de gegevens te beperken;
  • indien Divisie HR de gegevens niet langer nodig heeft, terwijl jij de gegevens nog wel nodig hebt voor (de voorbereiding op) een rechtszaak of in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid;

Als wij persoonsgegevens van jou verwerken op grond van jouw toestemming of een met jou gesloten overeenkomst, heb jij ten aanzien van die gegevens het recht om deze door jou digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming;

Indien wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, heb je veelal het recht om jouw toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de hiervoor genoemde rechten

Indien je uitvoering wenst te geven aan een van de hiervoor genoemde rechten, kun jij je wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming van de Radboud Universiteit via: mijnprivacy [at] ru.nl.

De Radboud Universiteit brengt jou voor het uitoefenen van jouw hiervoor genoemde rechten, behoudens misbruik, geen kosten in rekening.

Termijnen

Wij zullen in beginsel binnen een maand reageren op jouw verzoek. Mocht de beantwoording van jouw vraag of verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot maximaal drie maanden.

Identificatie

Wij kunnen bij alle verzoeken vragen om nader bewijs van jouw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van jouw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we jou dan ook jouw identiteitsbewijs te tonen.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen je er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek individueel beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan je kenbaar maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor eventuele commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Toezicht

Functionaris gegevensbescherming

De Radboud Universiteit heeft een functionaris gegevensbescherming (FG).
De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen (onderdelen van) de Radboud Universiteit en adviseert over privacywetgeving. De FG is onafhankelijk. De FG rapporteert rechtstreeks aan de het college van bestuur. De FG is bovendien de contactpersoon voor vragen die over privacy gaan, zowel voor jou als betrokkene als voor de toezichthouder.

Voor verzoeken inzake de uitoefening van een van de hiervoor genoemde rechten kun je per e-mail contact opnemen met het FG-Bureau via: mijnprivacy [at] ru.nl.
Als je vragen of klachten hebt over deze privacyverklaring of ons privacybeleid, kun je per e-mail contact opnemen met het FG-Bureau via privacy [at] ru.nl.

Toezichthouder

Op grond van de privacy wet- en regelgeving kun je klachten ook indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je vindt de contactgegevens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.