Privacybescherming aankomende studenten

Subprivacyverklaring Onderwijsmarketing

Deze subprivacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van aankomende studenten (scholieren met een interesse in een studie aan de Radboud Universiteit) door de afdeling Onderwijsmarketing (hierna OM). OM is onderdeel van de Radboud Universiteit. Deze subprivacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de Radboud Universiteit. OM respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt. In deze verklaring informeren wij u over de wijze waarop OM met uw persoonsgegevens om gaat, voor welke doeleinden en op welke grondslagen dat gebeurt, hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten u heeft als uw persoonsgegevens worden verwerkt en waar u met vragen of verzoeken over uw privacy terecht kunt.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking van persoonsgegevens door OM

OM verwerkt de volgende persoonsgegevens van u: voor- en achternaam, interesses in studies en studiemogelijkheden, vooropleiding, geboortedatum, nationaliteit, emailadres, adres, telefoonnummer, contactmomenten en eventuele andere informatie die u ons verstrekt. Daarnaast wordt geregistreerd op welke wijze u contact met de Radboud Universiteit heeft gezocht heeft, aan welke voorlichtingsactiviteiten u mogelijk deelneemt en om welke informatie u gevraagd heeft.

Doelen van verwerking

OM verwerkt uw persoonsgegevens voor de navolgende redenen:

  1. het uitvoeren van uw informatieverzoek of registreren van uw deelname aan een voorlichtingsactiviteit;
  2. het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  3. om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
  4. om u te informeren over (nieuwe) voorlichtingsactiviteiten en studiemogelijkheden;
  5. het mogelijk afronden en ondersteuning van de inschrijving bij een studie;
  6. voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die u per e-mail worden verzonden;
  7. voor het verbeteren van de website en dienstverlening van OM;
  8. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht.


Uw persoonsgegevens zullen niet zonder uw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat daarmee niet verenigbaar is.

Grondslag voor de verwerking

OM verwerkt uw persoonsgegevens op basis van één van de navolgende grondslagen:

  1. a) u hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens;
  2. b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te treffen;
  3. c) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot de bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer betrokkene een kind is.

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens geschiedt alleen indien aan de daarvoor specifiek in de wet genoemde voorwaarden is voldaan, of indien er sprake is van een van de in de geldende wet- en regelgeving genoemde uitzonderingsgronden.

Verplichte of vrijwillige verstrekking

Als wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen we duidelijk maken of de verstrekking van de gevraagde gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Ons uitgangspunt daarbij is dat wij niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig is voor de beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Het kan voorkomen dat OM uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met bij de transacties betrokken derden buiten de Radboud Universiteit.

Als OM uw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van OM verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacy wet- en regelgeving.

OM verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u daarvoor toestemming heeft verleend.

Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan moeten maatregelen worden getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

OM maakt op dit moment geen gebruik van profilering in combinatie met geautomatiseerde besluitvorming.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden maximaal vijf jaar bewaard als u interesse toont in een studie en voorlichtingsactiviteiten bijwoont, maar uiteindelijk toch geen studie volgt aan de Radboud Universiteit. Schrijft u zich wel in voor een studie, dan geldt de bewaartermijn die wordt aangegeven in de subverklaring studenten en cursisten.

Als er voor de betreffende persoonsgegevens wettelijke bewaartermijnen gelden, dan houden we die aan. Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteenlopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd. Mocht u willen dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.

Beveiliging van persoonsgegevens

De Radboud Universiteit neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die in dat kader zoveel mogelijk worden toegepast zijn o.a. versleuteling en pseudonimisering van persoonsgegevens, versleutelde communicatie en behandeling van de persoonsgegevens als zijnde vertrouwelijk.

Uw rechten

OM respecteert de rechten die u op grond van de geldende wet- en regelgeving heeft. Hieronder informeren wij u over deze rechten en de wijze waarop u er een beroep op kunt doen.

Inzagerecht;

U heeft het recht om in te zien welke persoonsgegevens OM van u verwerkt.

Correctie- en verwijderingsrecht;

U heeft onder omstandigheden het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar;

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, hebt u het recht daar bezwaar tegen te maken.

Als u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van OM en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen hier dan niet langer voor worden gebruikt.

Als u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij nagaan of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Als het door u gestelde belang zwaarder weegt dan het belang dat wij hebben bij de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij stoppen met de verwerking van deze gegevens. Als wij menen een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang te hebben bij het voortzetten van de verwerking van de persoonsgegeven, zullen we dat toelichten.

Recht op beperking;

U heeft onder omstandigheden ook recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat OM de verwerking van uw gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in

afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, als de gegevens verwijderd zouden moeten worden omdat de verwerking onrechtmatig is maar u in plaats van verwijdering vraagt om verwerking van de gegevens te beperken, indien OM de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak of in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid;

Als wij persoonsgegevens van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst, hebt u ten aanzien van die gegevens het recht om deze door u digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming;

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u veelal het recht om uw toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de hiervoor genoemde rechten

Indien u uitvoering wenst te geven aan een van de hiervoor genoemde rechten, kunt u zich wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming van de Radboud Universiteit (www.ru.nl/personen/sarelse-r/(verwijst naar een andere website)) of per e-mail via: mijnprivacy [at] ru.nl.

De Radboud Universiteit brengt u voor het uitoefenen van uw hiervoor genoemde rechten, behoudens misbruik, geen kosten in rekening.

Termijnen

Wij zullen in beginsel binnen een maand reageren op uw verzoek. Mocht de beantwoording van uw vraag of verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot maximaal drie maanden.

Identificatie

Wij kunnen bij alle verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook uw identiteitsbewijs te tonen.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek individueel beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor eventuele commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Toezicht

Functionaris gegevensbescherming

De Radboud Universiteit heeft een functionaris gegevensbescherming (FG).

De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen (onderdelen van) de Radboud Universiteit en adviseert over privacywetgeving.  De FG is onafhankelijk. De FG rapporteert rechtstreeks aan de het College van Bestuur. De FG is bovendien de contactpersoon voor vragen die over privacy gaan, zowel voor u als betrokkene als voor de toezichthouder.

Voor verzoeken inzake de uitoefening van een van de hiervoor genoemde rechten kunt u per e-mail contact opnemen met het FG-Bureau via: mijnprivacy [at] ru.nl. Als u vragen of klachten heeft over deze privacyverklaring of ons privacybeleid, kunt u per e-mail contact opnemen met het FG-Bureau via privacy [at] ru.nl.

Toezichthouder

Op grond van de privacy wet- en regelgeving kunt u klachten ook indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.