Privacybescherming studenten en cursisten

Subprivacyverklaring studenten

Deze subprivacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de Radboud Universiteit en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van studenten door de Radboud Universiteit (zie de PDF-versie Subprivacyverklaring studenten (pdf, 314 kB) voor meer uitleg).

De Radboud Universiteit verwerkt persoonsgegevens van haar studenten om aan haar verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen voldoen en studenten optimaal onderwijs te kunnen bieden.

De Radboud Universiteit respecteert de privacy van haar studenten en zorgt er voor dat de manier waarop binnen de Radboud Universiteit met studentgegevens wordt omgegaan overeenstemt met de geldende regelgeving. In deze privacyverklaring voor studenten informeren wij jou als student, in aanvulling op de algemene privacyverklaring, specifiek over de wijze waarop met de persoonsgegevens van studenten wordt omgegaan, voor welke doeleinden en op welke grondslagen persoonsgegevens van studenten worden verwerkt, hoe deze persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten je hebt als jouw persoonsgegevens worden verwerkt en waar je met vragen of verzoeken over je privacy terecht kunt.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen.

Welk persoonsgegevens wij van jou als student verwerken

Persoonsgegevens van studenten die wij verwerken zijn:

  • Contactgegevens (naam, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer);
  • Geslacht;
  • Nationaliteit en geboorteplaats;
  • Uniek registratienummer;
  • BurgerServiceNummer (BSN);
  • Bankrekeningnummer (IBAN);
  • (Gegevens over) over jouw studieresultaten, studievoortgang en begeleiding;
  • Correspondentie- en interactiegegevens (mails, brieven, berichten of andere informatie die wordt uitgewisseld wanneer je contact opneemt met ons of wij met jou);
  • Contactgegevens van degene die jij als contactpersoon (voor noodgevallen) aan ons hebt gemeld;
  • Beeldmateriaal;
  • Door jou aan ons verstrekte financiële gegevens;

In de meeste gevallen betreft het gegevens die wij rechtstreeks van jou hebben verkregen. Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens via derden, voor zover dat in overeenstemming is met de wet of indien jij daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.
Op jouw eigen verzoek en met jouw uitdrukkelijke toestemming kan het ook voorkomen dat wij medische gegevens van je verwerken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen.

Doelen van verwerking

Doelen waarvoor de Radboud Universiteit persoonsgegevens van studenten verwerkt zijn:

  • Organisatie, planning en uitvoering van het onderwijs;
  • Het begeleiden van studenten;
  • Het informeren van studenten over relevante zaken aangaande studie – en studentenvoorzieningen of andere onderwijs- of Radboud Universiteit gerelateerde onderwerpen;
  • Het reageren op door jou gestelde vragen;
  • Het behandelen van klachten, bezwaren en geschillen;
  • Het verbeteren van de kwaliteit van ons onderwijs en onze dienstverlening;
  • Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen;
  • Het voeren van administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht, het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Jouw persoonsgegevens zullen niet zonder jouw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat niet met voornoemde doelen verenigbaar is, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzonderingsgrond.

Grondslagen voor verwerking

De verwerking van voornoemde persoonsgegevens is gebaseerd op een van de navolgende grondslagen:

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent, of om op jouw verzoek voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust;
  • Jij hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot de bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer betrokkene een kind is.
  • De verwerking is noodzakelijk om een taak van algemeen belang of aan ons opgedragen openbaar gezag te vervullen;
  • De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van jouw vitale belangen of de vitale belangen van andere personen.

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens geschiedt alleen indien aan de daarvoor in artikel 9 AVG specifiek genoemde voorwaarden/uitzonderingsgronden is voldaan (zie de PDF-versie Subprivacyverklaring studenten (pdf, 314 kB) voor meer uitleg).

Verplichte of vrijwillige verstrekking

Als wij jou om persoonsgegevens vragen, dan zullen we desgevraagd duidelijk maken of de verstrekking van de gevraagde gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Ons uitgangspunt daarbij is dat wij niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig is voor de beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Het kan voorkomen dat de Radboud Universiteit jouw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met derden. Soms zijn wij daartoe verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving en soms komt het voor dat wij derde partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van jouw gegevens voor de doeleinden die hiervoor zijn genoemd. Er kan hierbij bijvoorbeeld gedacht worden aan het delen van gegevens met DUO, IND of het gebruik van ICT-applicaties.

Als de Radboud Universiteit jouw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van de Radboud Universiteit verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacyregelgeving.

Wij zullen jouw gegevens niet delen met derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of jij daarvoor toestemming hebt verleend. Ook zullen wij jouw gegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan worden maatregelen getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

De Radboud Universiteit maakt op dit moment geen gebruik van profilering in combinatie met volledig geautomatiseerde besluitvorming.

Bewaartermijn

Wij  bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij bepalen de bewaartermijn op basis van de wet- en regelgeving.  
Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteen lopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd.

Mocht je willen dat jouw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.

Beveiliging van persoonsgegevens

De Radboud Universiteit neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die in dat kader zoveel mogelijk worden toegepast zijn o.a. versleuteling en pseudonimisering van persoonsgegevens, versleutelde communicatie en behandeling van de persoonsgegevens als zijnde vertrouwelijk.

Uw rechten

Als student bij de Radboud Universiteit bieden we jou de gelegenheid om gebruik te maken van de rechten die je hebt onder het privacyrecht. Hieronder informeren wij je over deze rechten en de wijze waarop je er een beroep op kunt doen.

Inzagerecht;

Je hebt het recht om in te zien welke persoonsgegevens de Radboud Universiteit van jou verwerkt.

Correctie- en verwijderingsrecht;

Je hebt onder omstandigheden het recht jouw persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar;

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, heb je het recht daar bezwaar tegen te maken.

Als je bezwaar maakt tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens om je te informeren over activiteiten van de Radboud Universiteit en soortgelijke verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Jouw gegevens zullen hier dan niet langer voor worden gebruikt.

Als je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van jouw persoonsgegevens, dan zullen wij nagaan of we aan jouw bezwaar tegemoet kunnen komen. Als het door jou gestelde belang zwaarder weegt dan het belang dat wij hebben bij de (verdere) verwerking van jouw persoonsgegevens, zullen wij stoppen met de verwerking van deze gegevens. Als wij menen een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang te hebben bij het voortzetten van de verwerking van de persoonsgegeven, zullen we dat toelichten.

Recht op beperking;

Je hebt onder omstandigheden ook recht op beperking van de verwerking van jouw gegevens. Dit houdt in dat de Radboud Universiteit  de verwerking van jouw gegevens tijdelijk “bevriest”. Je kunt dit recht inroepen in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, als de gegevens verwijderd zouden moeten worden omdat de verwerking onrechtmatig is, maar je in plaats van verwijdering vraagt om verwerking van de gegevens te beperken, indien de Radboud Universiteit  de gegevens niet langer nodig heeft terwijl je de gegevens nog wel nodig hebt voor (de voorbereiding op) een rechtszaak of in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid;

Als wij persoonsgegevens van jou verwerken op grond van jouw toestemming of een met jou gesloten overeenkomst, heb je ten aanzien van die gegevens het recht om deze door jou digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming;

Indien wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, heb je veelal het recht om jouw toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de hiervoor genoemde rechten

Indien je uitvoering wenst te geven aan een van de hiervoor genoemde rechten, kun je terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming van de Radboud Universiteit via het FG-bureau: mijnprivacy [at] ru.nl.

De Radboud Universiteit brengt je voor het uitoefenen van jouw hiervoor genoemde rechten, behoudens misbruik, geen kosten in rekening.

Termijnen

Wij zullen in beginsel binnen een maand reageren op jouw verzoek. Mocht de beantwoording van jouw vraag of verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot maximaal drie maanden.

Identificatie

Wij kunnen bij alle verzoeken vragen om nader bewijs van jouw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van jouw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we je dan ook jouw identiteitsbewijs te tonen.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen je er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek individueel beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd kenbaar maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor eventuele commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Toezicht

Functionaris gegevensbescherming

De Radboud Universiteit heeft een functionaris gegevensbescherming (FG).
De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen (onderdelen van) de Radboud Universiteit en adviseert over privacywetgeving.  De FG is onafhankelijk. De FG rapporteert rechtstreeks aan de het College van Bestuur. De FG is bovendien de contactpersoon voor vragen die over privacy gaan, zowel voor jou als betrokkene als voor de toezichthouder.

Voor verzoeken inzake de uitoefening van een van de hiervoor genoemde rechten kun je per e-mail contact opnemen met het FG-Bureau via: mijnprivacy [at] ru.nl. Als je vragen of klachten hebt over deze privacyverklaring of ons privacybeleid, kun je per e-mail contact opnemen met het FG-Bureau via privacy [at] ru.nl.

Toezichthouder

Op grond van de privacy wet- en regelgeving kun je klachten ook indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je vindt de contactgegevens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.