Privacyverklaring Campus Detachering


1. Privacy statement

Campus Detachering BV respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en diensten en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die ons wordt verschaft zorgvuldig en vertrouwelijk wordt behandeld. Campus Detachering BV werkt uitsluitend met studenten en verzorgt voor hen de studentenbijbanen en uitbetaling van gewerkte uren bij haar opdrachtgevers. De opdrachtgevers bestaan uitsluitend uit afdelingen binnen de Radboud Universiteit. Door je persoonsgegevens op te geven op de website, ga je ermee akkoord dat Campus Detachering je gegevens overeenkomstig dit Privacy Statement gebruikt.

1.1 Verzamelen en verwerken van persoonsgegevens

De website van Campus Detachering BV kun je bezoeken zonder informatie te verschaffen over je identiteit. Er zijn echter situaties waarbij informatie van je nodig is die tot je identiteit te herleiden is, zoals je naam, adresgegevens en e-mailadres. Dat zijn voorbeelden van persoonsgegevens.

Campus Detachering BV legt gegevens van je vast in het kader van haar dienstverlening. Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat de door jou aangedragen gegevens juist en up-to-date zijn. Deze gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt om je in ons backoffice systeem op te kunnen nemen als je via ons een bijbaan krijgt en om je dan toegang te verschaffen tot het digitaal urenportaal (CD Online), maar ook om contact met je op te nemen (telefonisch, per email of per post) met betrekking tot voor jou relevante informatie. Jouw gegevens zijn niet alleen belangrijk voor ons omdat we met jouw gegevens onze overeenkomsten met jou kunnen uitvoeren, maar ook omdat we daarmee aan de wettelijke verplichtingen voldoen. Zo moeten we voldoen aan de identificatieplicht door te controleren of je bent wie je zegt dat je bent en bewaren we een kopie van je ID-kaart of paspoort. Ook zijn we bijvoorbeeld verplicht gegevens door te geven aan de Belastingdienst in verband met de Wet op loonbelasting.

Wij verzamelen/vragen in de volgende gevallen gegevens van je:

  • als je solliciteert en de sollicitatie is aan ons gericht. Zie hiervoor 1.2 Sollicitatieprocedure;
  • als je je aanmeldt voor onze vacatureservice (opt-in), sturen we je per email wekelijks een overzicht met de actuele vacatures. Ook kan het incidenteel voorkomen dat we tussentijds een vacature extra onder de aandacht brengen of dat we een nieuwsbrief sturen. We vragen je daarvoor om je naam en emailadres. Je gegevens worden uitsluitend voor dit doel bewaard op onze mailinglijst en worden aan niemand doorgestuurd. Het programma waarin de mailinglijst wordt bijgehouden, is een programma dat gedeeld is met de Radboud Universiteit. De personen die vanuit de universiteit gemachtigd zijn hebben daarom toegang tot jouw opgegeven naam en emailadres. Je kunt je uitschrijven via de link in de mailing of via de website (opt-out). Als je dat doet, worden je gegevens binnen een week verwijderd;
  • als een opdrachtgever (afdeling binnen de Radboud Universiteit) bij ons een plaatsingsaanvraag voor jouw werkzaamheden doet, geeft deze aan ons jouw naam, voorletters, roepnaam, geboortedatum, emailadres en telefoonnummer door. Er wordt ook doorgegeven of je studeert aan de Radboud Universiteit of niet. Ook wordt aangegeven in welke salarisschaal je je werkzaamheden zult gaan uitvoeren. Deze gegevens komen in het aanvraagformulier binnen per email. Wij gebruiken ze om jouw plaatsing voor te kunnen bereiden en om contact met jou op te nemen. We controleren aan de hand van de gegevens of je al een arbeidsovereenkomst met ons hebt. Als dat zo is, kunnen we de plaatsing meestal verwerken en ontvang je van ons per email de plaatsingsbevestiging met je plaatsingsgegevens. Je nieuwe plaatsing zal zichtbaar worden in het digitaal urenportaal. Als je nog niet bij ons in dienst bent, sturen we je per email het verzoek om je in te schrijven via een link. We sturen je periodiek (wekelijks) een herinnering of nemen telefonisch contact met je op als je je niet inschrijft of niet reageert. Na drie keer stellen we de opdrachtgever op de hoogte dat we je niet kunnen plaatsen en worden de gegevens verwijderd;
  • als je je inschrijft via de door ons toegestuurde link, hebben we je daarom gevraagd naar aanleiding van een plaatsingsverzoek. Je hebt dan een bijbaan waarvoor eerst een arbeidsovereenkomst nodig is en alles wat daarbij komt kijken. We vragen je je gegevens in te vullen in het inschrijfformulier. Een aantal gegevens vragen we op in het kader van het werkgeverschap, zoals: roepnaam, voorvoegsels, achternaam, voorletters, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, straat, huisnummer, postcode, plaats, land, telefoonnummer, emailadres. We nemen ze op in ons backofficesysteem en we kunnen daarmee bijvoorbeeld contact met je opnemen, je arbeidsovereenkomst opstellen en je salaris verwerken. Ook worden een aantal van deze gegevens doorgestuurd naar het digitaal urenportaal (CD Online), zodat je je gewerkte uren kunt invullen. We vragen in het inschrijfformulier ook of en waar je studeert, wat de startdatum van je studie is en wat de verwachte einddatum is. Dit willen we weten, omdat we alleen arbeidsovereenkomsten met studenten mogen afsluiten. De einddatum van de arbeidsovereenkomst die we opmaken is hierop gebaseerd;
  • als je je arbeidsovereenkomst komt tekenen, maken we een kopie van je paspoort of ID-kaart met BSN en vragen we je een loonbelastingverklaring in te vullen en een formulier te controleren waarop je gegevens staan die we al van je hebben gekregen. Je geeft ons dan ook aan of je al eerder bij de Radboud Universiteit in dienst bent geweest en je geeft je rekeningnummer op zodat we je kunnen uitbetalen;
  • als je een jaar bij ons in dienst bent. We doen je dan een aanbod voor omvang in vaste uren. Als je dit accepteert, leggen we je volledige naam, verwachte afstudeerdatum en je wensen ten aanzien van je contract vast. We bewaren deze gegevens in je digitaal dossier.

Jouw gegevens bewaren we 7 jaar na het einde van je dienstverband, tot het einde van dat kalenderjaar. Je kunt op ieder gewenst moment je gegevens opvragen, laten corrigeren of laten verwijderen uit de bestanden van Campus Detachering BV (mits er geen wettelijke bewaartermijn geldt). Neem hiervoor contact op per email via info [at] cd.ru.nl of schriftelijk: Campus Detachering BV, Postbus 9044, 6500 KD Nijmegen.

1.2 Sollicitatieprocedure

Wil je graag solliciteren? Dan doorloop je bij Campus Detachering het volgende proces:

Sollicitatie

Je stuurt ons (of de opdrachtgever in het geval het rechtstreeks gaat) per email jouw CV, voorzien van een motivatiebrief.

Ontvangstbevestiging

Na je sollicitatie ontvang je een bevestiging per email dat wij deze ontvangen hebben.

Jouw gegevens

Campus Detachering behandelt jouw persoonlijke gegevens bij een sollicitatieprocedure vertrouwelijk en zorgvuldig. Alle gegevens die je verstrekt blijven in het bezit van Campus Detachering en zijn niet inzichtelijk voor anderen. Jouw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de sollicitatieprocedure bij Campus Detachering. Als je solliciteert ga je er mee akkoord dat je gegevens tijdelijk worden bewaard.

Jouw sollicitatiebrief, CV en eventuele andere bijlagen worden binnen 4 weken na de afronding van de sollicitatieprocedure vernietigd, de in de centrale database opgeslagen gegevens worden eveneens binnen deze termijn verwijderd.

Selectie

De eerste selectie vindt plaats op basis van de binnengekomen reacties. Naar aanleiding hiervan nemen wij contact met je op voor een (telefonisch) sollicitatiegesprek. Ook als je niet bij de eerste selectie zit informeren wij je. Wij streven ernaar om kandidaten zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na sluiting van de vacature, per email een reactie te geven. Op het moment dat we met je gesproken hebben en we samen tot de conclusie zijn gekomen dat je geschikt bent voor de functie, sturen wij jouw CV door aan onze opdrachtgever (de contactpersoon voor de vacature binnen de RU). Deze neemt vervolgens contact met je op voor een sollicitatiegesprek, of wij plannen de afspraak daarvoor met jou in.

Referenties

Voor sommige functies willen wij, ter ondersteuning van de selectie, enkele referenten raadplegen. Deze benaderen wij alleen met jouw toestemming.

Beslissing

Je wordt persoonlijk geïnformeerd of je een arbeidsovereenkomst wordt aangeboden of dat je bent afgewezen. Heb je hierover nog vragen? Neem dan contact met ons op.

Het verloop van de sollicitatieprocedure bij Campus Detachering is gebaseerd op de NVP Sollicitatiecode.

1.3 Doorgifte van persoonsgegevens

Campus Detachering BV geeft de door jou verstrekte persoonsgegevens niet door aan andere partijen anders dan de partijen die bij jouw plaatsing betrokken zijn. Dit met uitzondering van bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld indien wettelijk vereist of in het geval we je een attentie willen sturen. In dat laatste geval wordt met de betreffende partij een verwerkersovereenkomst overeengekomen, waarin is vastgelegd dat de derde partij jouw gegevens uitsluitend voor dat doel zal gebruiken en daarna zal verwijderen.

Als je bij ons in dienst bent, worden je gegevens opgeslagen en gebruikt in ons backofficesysteem en in het digitaal urenportaal ten behoeve van de salarisadministratie. Uiteraard zijn met de softwareleveranciers verwerkersovereenkomsten afgesloten.

De personen die bij jouw plaatsing betrokken zijn, dit zijn vaak je leidinggevende die de uren goedkeurt en de persoon die vanuit de afdeling jouw plaatsingsaanvraag bij ons doet. Ook kan een controller van de afdeling eventueel toegang hebben. Welke gegevens zij precies zien, vind je terug onder 1.6 Online account digitaal urenportaal (CD Online).

Ook de Dienst Control, Informatie en Financien van de Radboud Universiteit krijgt een aantal van jouw persoonsgegevens, omdat zij de uitbetaling van het salaris doen. Ze krijgen van ons maandelijks een bestand waarin jouw naam, banknummer en salaris zijn opgenomen indien je uren hebt gewerkt.

Als er sprake is van een geschenkactie vanuit de Radboud Universiteit, delen wij naam, adresgegevens en eventueel jouw emailadres met hen, voor zover die nog niet bekend zijn.

Met ingang van 2021 is een adequate pensioenregeling van toepassing. Uitsluitend de benodigde gegevens om de regeling te kunnen uitvoeren, zullen worden doorgestuurd aan de betreffende Privacy Statement Campus Detachering BV 4 instantie. Dit betreft jouw BSN, naam, gewerkte uren en andere looncomponenten die van invloed zijn op de te betalen pensioenpremie.

1.4 Bewaartermijn gegevens

Campus Detachering BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt nodig wordt geacht en conform de wettelijke bewaartermijnen.

1.5 Beveiliging

De gegevens die je aan Campus Detachering BV verstrekt, worden in een beveiligde omgeving opgeslagen. Campus Detachering BV handhaaft te allen tijde bij de verwerking van persoonsgegevens een beveiligingsniveau dat gezien de stand van de techniek voldoende is om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens te voorkomen. Met de leveranciers van de gebruikte software zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten, zo ook met de bedrijven betrokken bij de uitvoering van de pensioenregeling.

1.6 Online account digitaal urenportaal (CD Online)

Als je in dienst komt bij Campus Detachering BV, krijg je toegang tot CD Online. Hierin kun je je gegevens inzien, uren declareren en je kunt er je loonstroken en jaaropgaven vinden. Daarnaast vind je hier voor jou als werknemer relevante nieuwsberichten, maar ook belangrijke informatie zoals het ziekteverzuimprotocol, het arbeidsvoorwaardenreglement en informatie omtrent de salarisbetaling.

Een aantal van je gegevens wordt opgenomen in CD Online, namelijk je naam, adres- en contactgegevens en je inloggegevens. Ook de plaatsingsgegevens worden opgenomen, zoals beginen einddatum, je inschaling en de einddatum van je arbeidsovereenkomst met Campus Detachering BV. De medewerkers van Campus Detachering BV kunnen met je meekijken via de helpdeskfunctie als je vragen hebt met betrekking tot je account of het invullen van uren.

Een aantal van je gegevens zijn ook zichtbaar voor de afdeling waar je voor werkt, namelijk voor degene die je uren goedkeurt (waarschijnlijk je leidinggevende), voor degene die verantwoordelijk is voor de plaatsingsaanvragen en voor de eventueel budgetverantwoordelijke en/of controller. Zij hebben geen toegang tot jouw inloggegevens en online documenten zoals je loonstroken, maar zien in hun omgeving jouw naam, contactgegevens, de plaatsingsgegevens en gewerkte uren en urendeclaraties met eventuele onkostendeclaraties. De einddatum van jouw arbeidsovereenkomst is opgenomen, zodat ze bij het inplannen/aanvragen van een verlenging van jouw plaatsing kunnen zien of dat nog mogelijk is binnen jouw dienstverband. Het is nodig dat zij inzage hebben, omdat zij jouw uren goedkeuren, je plaatsing verlengen of je urenbudget in de gaten houden en zo nodig meer uren toekennen.

Jouw online account blijft beschikbaar tot anderhalf jaar na het aflopen van je laatste plaatsing, of tot anderhalf jaar na de laatste berichtgeving die voor jou beschikbaar wordt gesteld (denk aan je jaaropgaaf bijvoorbeeld).

De gegevens blijven in CD Online bewaard tot het einde van het kalenderjaar waarin je 7 jaar uit dienst bent.

1.7 Cookies

RU.nl/studentenbanen maakt gebruik van cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina's van de website te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. In zo'n cookie wordt informatie opgeslagen zoals bepaalde voorkeuren van de bezoeker. Daardoor kan Campus Detachering BV de gebruiker bij een volgend bezoek nog beter van dienst zijn.

Je kunt als bezoeker zelf bepalen hoe er met cookies omgegaan moet worden. Je kan je browser zo instellen dat die het gebruik van cookies toestaat, niet toestaat of gedeeltelijk toestaat. In dit laatste geval kan worden ingesteld welke websites cookies mogen plaatsen. Bij alle overige websites wordt het dan verboden. Deze mogelijkheid wordt door de meest gebruikte moderne browsers geboden. Cookies kunnen altijd van een computer worden verwijderd, ook weer via de browser.

Ons beleid met betrekking tot cookies op onze websites ligt strikt in lijn met wettelijke bescherming van jouw persoonsgegevens en privacy. Wij volgen alle wet- en regelgeving die op dit terrein bestaat en nog volop in ontwikkeling is.

1.8 Wijzigingen

Campus Detachering BV behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement.

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.