Deze doelgroepspecifieke privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten van Radboud Sport & Cultuur (RSC). Deze doelgroepspecifieke privacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de Radboud Universiteit. In deze doelgroepspecifieke verklaring informeren wij jou over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens verwerken en op basis van welke grondslag(en) dat gebeurt.
Persoonsgegevens
Wij verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens van jou:
- NAW- en contactgegevens
- Geslacht
- Geboortegegevens
- Financiële gegevens
- Accountgegevens, metadata en locatiegegevens
- Identificatienummers
- Aanwezigheidsregistratie
Bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken de volgende categorieën van bijzondere persoonsgegevens van jou:
- Gezondheidsgegevens
We mogen geen bijzondere persoonsgegevens verwerken tenzij er een wettelijke uitzondering is. Deze uitzonderingen staan in de AVG en UAVG.
Herkomst
Wij verzamelen persoonsgegevens
- direct bij jou
- via derden, namelijk het RSC ontvangt persoonsgegevens van de Radboud Universiteit om (automatisch) te controleren of studenten en medewerkers van de RU recht hebben op korting van de Radboud Universiteit
Dit gebeurt alleen voor zover dat in overeenstemming is met de wet of voor zover je daar toestemming voor hebt gegeven.
Doelen van verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van een met jouw gesloten overeenkomst
- administratie/bedrijfsvoering
- het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen
- om contact met jou te hebben
- voor het verzenden van digitale nieuwsbrieven
- voor het verbeteren van de website van RSC
- voor het verbeteren van de dienstverlening van RSC
- voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht
Jouw persoonsgegevens worden niet zonder jouw toestemming verder verwerkt voor een doel dat niet verenigbaar is met bovengenoemde doeleinden.
Grondslag voor de verwerking
Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als we daar een grondslag uit de AVG voor hebben. Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust: bijvoorbeeld voor onze financiële administratie
- de verwerking is noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst waarbij jij partij bent: zoals bijvoorbeeld om toegang te verlenen tot de fitnessruimte en voor het opsturen van facturen en incasso’s
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde: zoals bijvoorbeeld voor het bijhouden van aanwezigheidsregistraties, onze doelgroepen in kaart te brengen, onze dienstverlening te optimaliseren en statistieken in kaart te brengen
- je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van jouw persoonsgegevens: bijvoorbeeld wanneer voor onze dienstverlening op jouw verzoek gebruik wordt gemaakt van Virtualgym ten behoeve van trainingsplannen
Intrekken van toestemming
Als jij toestemming hebt gegeven voor het verwerken van jouw persoonsgegevens, kan je jouw toestemming op elk moment intrekken. Je kan hiervoor contact opnemen via frontoffice [at] rsc.ru.nl (frontoffice[at]rsc[dot]ru[dot]nl).
Je hoeft niet te zeggen waarom je je toestemming wil intrekken. Als je je toestemming intrekt, hoeven we datgene wat we tot dat moment met je persoonsgegevens hebben gedaan, niet ongedaan te maken. Het intrekken van de toestemming heeft dus geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden, blijven dus rechtmatig.
Uitwisseling met derden
Het kan voorkomen dat wij jouw gegevens in het kader van de uitvoering van onze taken delen met derden buiten de Radboud Universiteit.
Als wij jouw gegevens delen met een derde, dan sluiten wij met die derde de benodigde overeenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacy wet- en regelgeving. In bepaalde gevallen zijn wij bovendien wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens aan derden te verstrekken.
Een aantal klanten geniet korting via hun werkgever. Om te kunnen controleren of deze klanten daadwerkelijk recht hebben op deze kortingen, sturen wij versleutelde controlelijsten naar deze werkgevers met daarin opgenomen uitsluitend de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Eventueel studentnummer/personeelsnummer
- Abonnementsvorm
Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgen wij ervoor dat maatregelen zijn getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.
Bewaartermijn
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij jouw gegevens verwerken. Soms zijn wij op basis van wet- en regelgeving verplicht jouw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld als dat in de fiscale wetgeving of Selectielijst Universiteiten en Universitair Medische Centra staat.
Wij bewaren gegevens van niet-actieve klanten niet langer dan twee jaar, met uitzondering van:
- Financiële gegevens die we nodig hebben voor de belasting en waarvoor een wettelijke termijn van zeven jaar geldt op basis van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. Deze gegevens worden binnen een jaar na het verlopen van de verplichting verwijderd
- De voor- en achternaam en het e-mailadres van alle klanten die zijn opgenomen in de mailingslijst voor de nieuwsbrief. De opslag van deze gegevens worden bewaard tot het moment waarop de klant zich uitschrijft
Mocht je willen dat jouw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie hiervoor de informatie over ‘Jouw rechten’.
Reikwijdte en wijzigingen
Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring. Deze doelgroepspecifieke privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 12 april 2022.