Deze doelgroepspecifieke privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten van de Universiteitsbibliotheek. Deze doelgroepspecifieke privacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de Radboud Universiteit. In deze doelgroepspecifieke verklaring informeren wij jou over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens verwerken en op basis van welke grondslag(en) dat gebeurt.
Persoonsgegevens
Wij verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens van jou:
- NAW- en contactgegevens
- Identificatienummers
Herkomst
Wij verzamelen persoonsgegevens
- direct bij jou
Dit gebeurt alleen voor zover dat in overeenstemming is met de wet of voor zover je daar toestemming voor hebt gegeven.
Doelen van verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van een met jouw gesloten overeenkomst
- administratie/bedrijfsvoering
- het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen
- om contact met jou te hebben
Jouw persoonsgegevens worden niet zonder jouw toestemming verder verwerkt voor een doel dat niet verenigbaar is met bovengenoemde doeleinden.
Grondslag voor de verwerking
Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als we daar een grondslag uit de AVG voor hebben. Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
- de verwerking is noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst waarbij jij partij bent: bijvoorbeeld om materialen uit de bibliotheekcollectie te kunnen uitlenen en terugvorderen
- je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van jouw persoonsgegevens
Intrekken van toestemming
Als jij toestemming hebt gegeven voor het verwerken van jouw persoonsgegevens, kan je jouw toestemming op elk moment intrekken. Je kan hiervoor contact opnemen met de persoon of afdeling waaraan jij toestemming hebt gegeven.
Je hoeft niet te zeggen waarom je je toestemming wil intrekken. Als je je toestemming intrekt, hoeven we datgene wat we tot dat moment met je persoonsgegevens hebben gedaan, niet ongedaan te maken. Het intrekken van de toestemming heeft dus geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden, blijven dus rechtmatig.
Uitwisseling met derden
Het kan voorkomen dat wij jouw gegevens in het kader van de uitvoering van onze taken delen met derden buiten de Radboud Universiteit.
Als wij jouw gegevens delen met een derde, dan sluiten wij met die derde de benodigde overeenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacy wet- en regelgeving. In bepaalde gevallen zijn wij bovendien wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens aan derden te verstrekken.
Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgen wij ervoor dat maatregelen zijn getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Wij maken op dit moment geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.
Bewaartermijn
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij jouw gegevens verwerken. Alleen actuele leningen worden in het bibliotheeksysteem geregistreerd, de persoonlijke leenhistorie wordt niet bewaard. Bij het bereiken van de vervaldatum van het bibliotheekabonnement of 365 dagen nadat je als lener voor het laatst actief was in het bibliotheeksysteem worden alle persoonsgegevens verwijderd.
Soms zijn wij op basis van wet- en regelgeving verplicht jouw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld als dat in de fiscale wetgeving of Selectielijst Universiteiten en Universitair Medische Centra staat.
Mocht je willen dat jouw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie hiervoor de informatie over ‘Jouw rechten’.
Reikwijdte en wijzigingen
Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring. Deze doelgroepspecifieke privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 09 mei 2023.