I. TOEPASSINGSBEREIK
I.1 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
I.2 Verwerking van persoonsgegevens door Radboud in’to Languages
Radboud in’to Languages verwerkt de volgende persoonsgegevens van u:
I.2.1 Van al onze cursisten verwerken we:
- Naam;
- Adres;
- Postcode en woonplaats;
- Geslacht;
- Telefoonnummer;
- Geboortedatum;
- Gebruikersnaam (studentnummer, medewerkersnummer, extern accountnummer);
- E-mailadres;
- Indien afgenomen: het resultaat van een intaketoets;
- Indien afgenomen: het verslag van een intake assessment;
- Indien afgenomen: geluidsopnamen van spreekexamens;
- Indien daartoe toestemming verleend door de cursisten: opnamen van online lessen
I.2.2 Van inburgeringsplichtige cursisten verwerken we aanvullend op de gegevens genoemd in punt I.2.1, de volgende persoonsgegevens:
- BSN;
- Land van geboorte.
I.2.3 Van kandidaten van het EVC-assessment certificaat competent docent NT2, en cursisten van de Opleiding tot docent NT2 verwerken we aanvullend op de gegevens genoemd in punt 2.1, de volgende persoonsgegevens:
- Geluidsopnamen van assessments en eindgesprekken.
I.2.4 Van opdrachtgevers van onze vertaal-, tolk-, en redactiediensten verwerken we:
- Naam;
- Functie- en afdelingsnaam;
- Adres;
- Postcode en woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres
- Bronbestanden zoals b.v. teksten;
- Opgeleverde tekst (vertaalde tekst, ondertiteling, geredigeerde tekst).
I.3 Doelen van verwerking
Radboud in’to Languages verwerkt uw persoonsgegevens om de volgende redenen:
- Om aanmelding te kunnen bevestigen en te kunnen corresponderen over aanmelding, lesdata, -tijden, toetsing;
- Om cursusgelden te kunnen innen;
- Om u te kunnen informeren over toetsresultaten en certificering;
- In geval van cursisten met een inburgeringsverplichting: om te kunnen voldoen aan de keurmerkverplichtingen van -Blik op Werk conform de Wet op de Inburgering. Van deze cursisten wisselen wij gegevens uit met DUO en Blik op Werk;
- Om u toegang te kunnen verlenen tot de digitale leeromgeving van de Radboud Universiteit Brightspace;
- In geval van opdrachtgevers van vertaaldiensten om de vertaal-, tolk- of redactiedienst te kunnen uitvoeren;
- In geval van vertaaldiensten om een vertaalgeheugen op te bouwen ten behoeve van het effectiever kunnen uitvoeren van de opdracht (het betreft dan opdrachtgeverspecifieke teksten en jargon).
NB: Radboud in’to Languages verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Radboud in’to Languages kan uw gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden en u informatie sturen over ons aanbod, maar alleen als u daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven. Mocht u eerder gegeven toestemming willen intrekken, dan kan dit te allen tijde via: privacy [at] into.ru.nl (privacy[at]into[dot]ru[dot]nl).
I.4 Grondslag voor de verwerking
Radboud in’to Languages verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een van de navolgende grondslagen:
- U hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens; dit betreft de persoonsgegevens genoemd onder punt I.2.1, I.2.3 en 2.4.
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te treffen: dit betreft de persoonsgegevens genoemd onder punt I.2.1, I.2.3 en I.2.4.
- De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust: dit betreft de persoonsgegevens genoemd onder punt I.2.2.
Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens geschiedt alleen indien aan de daarvoor specifiek in de wet genoemde voorwaarden is voldaan, of indien er sprake is van een van de in de geldende wet- en regelgeving genoemde uitzonderingsgronden.
I.5 Verplichte of vrijwillige verstrekking
Als wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen we duidelijk maken of de verstrekking van de gevraagde gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Ons uitgangspunt daarbij is dat wij niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig is voor de beschreven doeleinden.
I.6 A. Toegang tot gegevens
Binnen de organisatie van Radboud in’to Languages worden uw persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door de personen voor wie dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie, en alleen voor het uitvoeren van de dienst ten behoeve waarvan u toestemming hebt gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens.
B. Uitwisseling intern binnen de Radboud Universiteit
Radboud in’to Languages kan gegevens van RU-medewerkers die een cursus volgen bij Radboud in’to Languages in het kader van Taalbeleid, delen met medewerkers van Radboud Finance and Control t.b.v. toepassing van wettelijke bepalingen.
C. Uitwisseling met derden
Het kan voorkomen dat Radboud in’to Languages uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met derden buiten de Radboud Universiteit, maar alleen wanneer u hiervoor vooraf toestemming hebt verleend. Radboud in’to Languages verstrekt uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken aan de navolgende derde partijen:
Gegevens van cursisten met een inburgeringsverplichting aan:
Gegevens van cursisten die deelnemen aan de Opleiding tot docent NT2:
Met deze partijen zijn conform de richtlijnen van de AVG verwerkersovereenkomsten afgesloten.
Als Radboud in’to Languages uw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van Radboud in’to Languages verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacy wet- en regelgeving.
Radboud in’to Languages verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u daarvoor toestemming heeft verleend.
Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan worden maatregelen getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.
I.7 Geautomatiseerde besluitvorming en profiling
Radboud in’to Languages maakt op dit moment geen gebruik van profiling in combinatie met geautomatiseerde besluitvorming.
I.8 Bewaartermijn
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Als er voor persoonsgegevens wettelijke bewaartermijnen gelden, dan houden we die aan. Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteenlopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd. Zo moeten wij alle gegevens omtrent toetsing minimaal 5 jaar bewaren en financiële gegevens 7 jaar.
Gegevens van inburgeringsplichtigen bewaren wij 5 jaar, rekening houdend met de wettelijke inburgeringstermijn en eventueel recht op verlenging van die termijn.
Mocht u willen dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.
I.9 Beveiliging van persoonsgegevens
Radboud in’to Languages neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die in dat kader zoveel mogelijk worden toegepast zijn o.a. versleuteling en pseudonimisering van persoonsgegevens, versleutelde communicatie en behandeling van de persoonsgegevens als zijnde vertrouwelijk.
Conform Artikel 25 van de AVG (privacy by design en privacy by default) voeren wij bij aanschaf van nieuwe applicaties standaard een pre-DPIA (Data Protection Impact Assessment) uit en indien nodig een DPIA (Artikel 35 AVG).