Privacyverklaring Radboud in’to Languages

Subprivacyverklaring

Deze subprivacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Radboud in’to Languages, onderdeel van de Radboud Universiteit en moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de Radboud Universiteit. 

Radboud in’to Languages respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt. In deze verklaring informeren wij u over de wijze waarop Radboud in’to Languages met uw persoonsgegevens omgaat, voor welke doeleinden en op welke grondslagen dat gebeurt, hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten u heeft als uw persoonsgegevens worden verwerkt en waar u met vragen of verzoeken over uw privacy terecht kunt. 

I. Toepassingsbereik
II Uw rechten
III Toezicht

Zie ook de PDF-versie van deze subprivacyverklaring.

I. TOEPASSINGSBEREIK

I.1 Wat zijn persoonsgegevens? 

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

I.2 Verwerking van persoonsgegevens door Radboud in’to Languages

Radboud in’to Languages verwerkt de volgende persoonsgegevens van u:

I.2.1 Van al onze cursisten verwerken we:

  1. Naam;
  2. Adres;
  3. Postcode en woonplaats;
  4. Geslacht;
  5. Telefoonnummer;
  6. Geboortedatum;
  7. Gebruikersnaam (studentnummer, medewerkersnummer, extern accountnummer);
  8. E-mailadres;
  9. Indien afgenomen: het resultaat van een intaketoets;
  10. Indien afgenomen: het verslag van een intake assessment;
  11. Indien afgenomen: geluidsopnamen van spreekexamens;
  12. Indien daartoe toestemming verleend door de cursisten: opnamen van online lessen

I.2.2 Van inburgeringsplichtige cursisten verwerken we aanvullend op de gegevens genoemd in punt I.2.1, de volgende persoonsgegevens:

  1. BSN;
  2. Land van geboorte.

I.2.3 Van kandidaten van het EVC-assessment certificaat competent docent NT2, en cursisten van de Opleiding tot docent NT2 verwerken we aanvullend op de gegevens genoemd in punt 2.1, de volgende persoonsgegevens:

  1. Geluidsopnamen van assessments en eindgesprekken.

I.2.4 Van opdrachtgevers van onze vertaal-, tolk-, en redactiediensten verwerken we: 

  1. Naam;
  2. Functie- en afdelingsnaam; 
  3. Adres; 
  4. Postcode en woonplaats; 
  5. Telefoonnummer;
  6. E-mailadres 
  7. Bronbestanden zoals b.v. teksten; 
  8. Opgeleverde tekst (vertaalde tekst, ondertiteling, geredigeerde tekst).

I.3 Doelen van verwerking

Radboud in’to Languages verwerkt uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

  • Om aanmelding te kunnen bevestigen en te kunnen corresponderen over aanmelding, lesdata, -tijden, toetsing;
  • Om cursusgelden te kunnen innen;
  • Om u te kunnen informeren over toetsresultaten en certificering;
  • In geval van cursisten met een inburgeringsverplichting: om te kunnen voldoen aan de keurmerkverplichtingen van -Blik op Werk conform de Wet op de Inburgering. Van deze cursisten wisselen wij gegevens uit met DUO en Blik op Werk;
  • Om u toegang te kunnen verlenen tot de digitale leeromgeving van de Radboud Universiteit Brightspace;
  • In geval van opdrachtgevers van vertaaldiensten om de vertaal-, tolk- of redactiedienst te kunnen uitvoeren;
  • In geval van vertaaldiensten om een vertaalgeheugen op te bouwen ten behoeve van het effectiever kunnen uitvoeren van de opdracht (het betreft dan opdrachtgeverspecifieke teksten en jargon).

NB: Radboud in’to Languages verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Radboud in’to Languages kan uw gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden en u informatie sturen over ons aanbod, maar alleen als u daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven. Mocht u eerder gegeven toestemming willen intrekken, dan kan dit te allen tijde via: privacy [at] into.ru.nl (privacy[at]into[dot]ru[dot]nl).

I.4 Grondslag voor de verwerking

Radboud in’to Languages verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een van de navolgende grondslagen:

  • U hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens; dit betreft de persoonsgegevens genoemd onder punt I.2.1, I.2.3 en 2.4.
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te treffen: dit betreft de persoonsgegevens genoemd onder punt I.2.1, I.2.3 en I.2.4.
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust: dit betreft de persoonsgegevens genoemd onder punt I.2.2.

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens geschiedt alleen indien aan de daarvoor specifiek in de wet genoemde voorwaarden is voldaan, of indien er sprake is van een van de in de geldende wet- en regelgeving genoemde uitzonderingsgronden.

I.5 Verplichte of vrijwillige verstrekking

Als wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen we duidelijk maken of de verstrekking van de gevraagde gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Ons uitgangspunt daarbij is dat wij niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig is voor de beschreven doeleinden.

I.6 A. Toegang tot gegevens

Binnen de organisatie van Radboud in’to Languages worden uw persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door de personen voor wie dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie, en alleen voor het uitvoeren van de dienst ten behoeve waarvan u toestemming hebt gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

B. Uitwisseling intern binnen de Radboud Universiteit 

Radboud in’to Languages kan gegevens van RU-medewerkers die een cursus volgen bij Radboud in’to Languages in het kader van Taalbeleid, delen met medewerkers van Radboud Finance and Control t.b.v. toepassing van wettelijke bepalingen.

C. Uitwisseling met derden 

Het kan voorkomen dat Radboud in’to Languages uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met derden buiten de Radboud Universiteit, maar alleen wanneer u hiervoor vooraf toestemming hebt verleend. Radboud in’to Languages verstrekt uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken aan de navolgende derde partijen:

Gegevens van cursisten met een inburgeringsverplichting aan:

  • DUO
  • Blik op Werk
  • Panteia

Gegevens van cursisten die deelnemen aan de Opleiding tot docent NT2:

  • Blik op Werk
  • Panteia

Met deze partijen zijn conform de richtlijnen van de AVG verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Als Radboud in’to Languages uw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van Radboud in’to Languages verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacy wet- en regelgeving.
Radboud in’to Languages verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u daarvoor toestemming heeft verleend.
Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan worden maatregelen getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

I.7 Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Radboud in’to Languages maakt op dit moment geen gebruik van profiling in combinatie met geautomatiseerde besluitvorming.

I.8 Bewaartermijn

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Als er voor persoonsgegevens wettelijke bewaartermijnen gelden, dan houden we die aan. Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteenlopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd. Zo moeten wij alle gegevens omtrent toetsing minimaal 5 jaar bewaren en financiële gegevens 7 jaar.
Gegevens van inburgeringsplichtigen bewaren wij 5 jaar, rekening houdend met de wettelijke inburgeringstermijn en eventueel recht op verlenging van die termijn.
Mocht u willen dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.

I.9 Beveiliging van persoonsgegevens

Radboud in’to Languages neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die in dat kader zoveel mogelijk worden toegepast zijn o.a. versleuteling en pseudonimisering van persoonsgegevens, versleutelde communicatie en behandeling van de persoonsgegevens als zijnde vertrouwelijk. 
Conform Artikel 25 van de AVG (privacy by design en privacy by default) voeren wij bij aanschaf van nieuwe applicaties standaard een pre-DPIA (Data Protection Impact Assessment) uit en indien nodig een DPIA (Artikel 35 AVG).

II. UW RECHTEN

Radboud in’to Languages respecteert de rechten die u op grond van de geldende wet- en regelgeving heeft. Hieronder informeren wij u over deze rechten en de wijze waarop u er een beroep op kunt doen.

Inzagerecht;
U heeft het recht om in te zien welke persoonsgegevens Radboud in’to Languages van u verwerkt.

Correctie- en verwijderingsrecht;
U heeft onder omstandigheden het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar;
Als wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, hebt u het recht daar bezwaar tegen te maken.

Als u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van Radboud in’to Languages en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen hier dan niet langer voor worden gebruikt.

Als u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij nagaan of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Als het door u gestelde belang zwaarder weegt dan het belang dat wij hebben bij de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij stoppen met de verwerking van deze gegevens. Als wij menen een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang te hebben bij het voortzetten van de verwerking van de persoonsgegevens, zullen we dat toelichten.

Recht op beperking;
U heeft onder omstandigheden ook recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat Radboud in’to Languages de verwerking van uw gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, als de gegevens verwijderd zouden moeten worden omdat de verwerking onrechtmatig is maar u in plaats van verwijdering vraagt om verwerking van de gegevens te beperken, indien Radboud in’to Languages de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak of in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid;
Als wij persoonsgegevens van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst, hebt u ten aanzien van die gegevens het recht om deze door u digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming;
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u veelal het recht om uw toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

II.1 Uitoefening van de hiervoor genoemde rechten

Indien u uitvoering wenst te geven aan een van de hiervoor genoemde rechten, kunt u zich wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming Dhr. R. Sarelse van de Radboud Universiteit via: mijnprivacy [at] ru.nl (mijnprivacy[at]ru[dot]nl).
De Radboud Universiteit brengt u voor het uitoefenen van uw hiervoor genoemde rechten, behoudens misbruik, geen kosten in rekening.

II.1.1 Termijnen

Wij zullen in beginsel binnen een maand reageren op uw verzoek. Mocht de beantwoording van uw vraag of verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot maximaal drie maanden.

II.1.2 Identificatie

Wij kunnen bij alle verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook uw identiteitsbewijs te tonen.

II.1.3 Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u erop dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek individueel beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor eventuele commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

III. TOEZICHT

III.1 Functionaris gegevensbescherming

De Radboud Universiteit heeft een functionaris gegevensbescherming (FG).
De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen (onderdelen van) de Radboud Universiteit en adviseert over privacywetgeving. De FG is onafhankelijk. De FG rapporteert rechtstreeks aan de het College van Bestuur. De FG is bovendien de contactpersoon voor vragen die over privacy gaan, zowel voor u als betrokkene als voor de toezichthouder.

Voor verzoeken inzake de uitoefening van een van de hiervoor genoemde rechten kunt u per e-mail contact opnemen met het FG-Bureau via: mijnprivacy [at] ru.nl (mijnprivacy[at]ru[dot]nl). Als u vragen of klachten heeft over deze privacyverklaring of ons privacybeleid, kunt u per e-mail contact opnemen met het FG-Bureau via privacy [at] ru.nl (privacy[at]ru[dot]nl).

III.2 Toezichthouder

Op grond van de privacy wet- en regelgeving kunt u klachten ook indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.