Het RSC hecht veel belang aan de privacy van zijn klanten en bezoekers. De persoonsgegevens van klanten zijn strikt vertrouwelijk en worden enkel en uitsluitend voor administratieve doeleinden door het RSC gebruikt. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens behandeld. Het RSC maakt onderdeel uit van de Radboud Universiteit. Bepaalde onderdelen, zoals het systeem achter onze website, vallen onder beheer van de Radboud Universiteit en zodoende onder de verantwoordelijkheid van de Radboud Universiteit. Bij deze onderdelen verwijzen wij dan ook naar de privacyverklaring van de Radboud Universiteit. Het RSC is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
Radboud Sport & Cultuur
Heijendaalseweg 141
6525 AJ Nijmegen
+31 24 361 23 92
frontoffice [at] rsc.ru.nl
Website: https://www.ru.nl/rsc
Ronald Sarelse is de Functionaris Gegevensbescherming van de Radboud Universiteit, waar het RSC onder valt. Hij is te bereiken via r.sarelse [at] ru.nl.
Persoonsgegevens die wij verwerken voor onze bedrijfsvoering: doelen en grondslagen
Het RSC verwerkt je persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van onze diensten. Wij verwerken gegevens van klanten. Onder klanten verstaan wij (1) actieve klanten en (2) niet-actieve klanten die maximaal twee jaar geleden een abonnement bij ons hebben afgesloten, met als grondslag de overeenkomst die met hen is afgesloten bij het afsluiten van een sportabonnement. Wij bewaren zo weinig mogelijk gegevens van ex-klanten (klanten die langer dan twee jaar geen abonnement meer bij ons hebben gehad) tenzij deze ex-klanten hebben aangegeven dat zij de nieuwsbrief nog willen ontvangen. (grondslag toestemming). Voor alle persoonsgegevens, met uitzondering van de gegevens die we nodig hebben voor de belasting waarvoor een wettelijke termijn geldt van zeven jaar, geldt dat we deze niet langer bewaren dan twee jaar. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam met als doel om klanten te identificeren (bedrijfsmatig doel), contact met klanten op de nemen (communicatiedoel), om facturen en incasso’s te sturen (financieel doel), om te verifiëren of klanten recht hebben op korting en voor het bijhouden van aanwezigheidsregistraties (bedrijfsmatige doelen);
- Geboortedatum met als doel om onze dienstverlening te optimaliseren en statistieken in kaart te brengen (bedrijfsmatig doel);
- Straat, postcode, huisnummer, woonplaats met als doel om facturen en incasso’s te sturen (financieel doel);
- E-mailadres met als doel om klanten niet-commerciële nieuwsbrieven te sturen die informatie bevat over de afgenomen dienstverlening en om contact met ze op te nemen over betalingen of bijzonderheden (communicatiedoel);
- Financiële gegevens voor het opsturen van facturen en incasso’s en voor onze financiële administratie;
- Telefoonnummer om contact met klanten op te nemen over o.a. betalingen (communicatiedoel);
- IP-adres om de website te kunnen optimaliseren, problemen op te kunnen lossen en misbruik van ons systeem te kunnen voorkomen;
- Identificatiegegevens via campuskaart, RSC sportpas, HANCard of RadboudUMC pas: om te verifiëren of klanten recht hebben op dotatie, om toegang te verlenen tot de fitnessruimte, om een toegangsbewijs te kunnen uitprinten en om statistieken bij te houden zoals aanwezigheidsregistratie.
- Geslacht: om onze doelgroepen in kaart te brengen en onze producten daarop aan te passen;
- Wanneer voor onze dienstverlening op jouw verzoek gebruik wordt gemaakt van Virtualgym ten behoeve van trainingsplannen, worden de persoonsgegevens voor- en achternaam, e-mailadres, lengte en gewicht ook bewaard.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Het RSC bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij bewaren klantgegevens niet langer dan twee jaar, met uitzondering van:
- Financiële gegevens die we nodig hebben voor de belasting en waarvoor een wettelijke termijn van zeven jaar geldt op basis van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. Deze gegevens worden binnen een jaar na het verlopen van de verplichting verwijderd;
- De voor- en achternaam en het e-mailadres van alle klanten die zijn opgenomen in de mailingslijst voor de nieuwsbrief. De opslag van deze gegevens worden bewaard tot het moment waarop de klant zich uitschrijft.
Persoonsgegevens die verwerkt worden door de Radboud Universiteit via onze website
De Radboud Universiteit bewaart persoonsgegevens via onze website, die onderdeel is van alle Radboud Universiteit-websites. Het privacy statement dat betrekking heeft op de website kunt u hier vinden.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via mijnprivacy [at] ru.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
Delen van persoonsgegevens met derden
Het RSC verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Het RSC blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Een aantal klanten geniet korting via hun werkgever. Om te kunnen controleren of deze klanten daadwerkelijk recht hebben op deze kortingen, sturen wij versleutelde controlelijsten naar deze werkgevers met daarin opgenomen uitsluitend de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam;
- Eventueel studentnummer/personeelsnummer;
- Abonnementsvorm.
Ontvangen van persoonsgegevens van derden
Het RSC ontvangt persoonsgegevens van de Radboud Universiteit om (automatisch) te controleren of studenten en medewerkers van de RU recht hebben op korting van de Radboud Universiteit. Hierbij gaat het om de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam;
- Studentnummer/personeelsnummer;
- Actiefcode (status van inschrijving).
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons bedrijf en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je via mijnprivacy [at] ru.nl een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens van jou, waarover wij beschikken, in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen. Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar mijnprivacy [at] ru.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Het RSC zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek reageren. Wij willen je er wel op wijzen dat wij jouw persoonsgegevens nodig hebben voor onze dienstverlening en zodoende genoodzaakt zijn om jouw sportabonnement te beëindigen. Het RSC wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Het RSC neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met mijnprivacy [at] ru.nl.
Cookies
De website van het RSC maakt gebruik van session cookies. Dit is een tijdelijk bestand met anonieme technische informatie die door het RSC automatisch op de computer van betrokkenen wordt geplaatst. Zonder gebruik van session cookies kunnen geen reserveringen/bestellingen worden geplaatst via de website van het RSC. Op de website worden tevens bezoekgegevens bijgehouden zoals de door een bezoeker meest gevraagde pagina's. Het doel hiervan is de website te optimaliseren. Op deze wijze kan onze dienstverlening aan u verder worden geoptimaliseerd.
Links naar andere websites
Op de website treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door de bijbehorende organisaties. Lees hiervoor het privacy statement van de website die u bezoekt.
Gebruik apps externe partijen
Het RSC en de Radboud Universiteit dragen er zorg voor dat er afspraken gemaakt worden over de veiligheid van persoonsgegevens die worden opgeslagen in de cloud bij het gebruik van apps van externe partijen, zoals applicaties die worden gebruikt voor trainingsschema’s in de fitnessruimte. Desalniettemin ligt er een verantwoordelijkheid bij de gebruiker zelf om verstandig met persoonsgegevens om te gaan.