Je mailbox opruimen
Let op: sommige van deze tips werken alleen met Outlook in een webbrowser, terwijl andere alleen werken in de Outlook-desktoptoepassing.
1. Verwijder e-mails in bulk per map (browser)
Je kunt oude e-mails verwijderen via 'Instellingen' > 'Account' > 'Opslag' door mappen zoals 'Verwijderde items', 'Ongewenste e-mail' en (indien relevant) 'Concepten' leeg te maken.
2. Verwijder e-mails in bulk (browser)
- Verwijder bijvoorbeeld alle mails die ouder zijn dan drie maanden, zes maanden of één jaar;
- Sorteer op grootte, zodat je makkelijk de grootste mails kan vinden en verwijderen;
- Filter e-mails op afzender of onderwerp, bijvoorbeeld 'naam van een collega', 'noreply', 'koffie drinken', etc. Je kunt vervolgens de toetsen CONTROL + A gebruiken om alle e-mails te selecteren en ze vervolgens te verwijderen.
3. Bewaar alleen de meest recente e-mail van een conversatie (Outlook classic)
E-mailgesprekken bestaan vaak uit veel afzonderlijke e-mails. In Outlook kun je ervoor kiezen om alle berichten behalve het meest recente bericht in je gesprekken te verwijderen: ga naar 'Bestand' > 'Hulpprogramma's > Postvak opruimen'. Kies 'Verwijderen' onder 'Alle verschillende versies van items uit het postvak verwijderen'.
Let op: sommige e-mails en documenten moeten officieel gearchiveerd worden in het organisatie-archief en hebben een (wettelijke) bewaartermijn. Sla die dan op een andere plek op voordat je de email verwijdert, bijvoorbeeld in Corsa, Teams of in Osiris. Een e-mail die bestemd is voor opname in Corsa kun je ter archivering doorsturen naar je lokale DIV-afdeling. Zij kunnen je ook adviseren over goed informatiebeheer. Heb je vragen over bewaartermijnen? Neem dan contact op met de afdeling DIV/Archief of, wanneer het specifiek over persoonsgegevens gaat, met de privacy-officer van je faculteit of organisatieonderdeel.
Wat kun je verder doen?
- Van mailen naar delen
Wanneer je in Teams een kanaal of chatgroep creëert, kunnen deelnemers gemakkelijker samenwerken dan via de mail. Zo kun je makkelijker samen een document bewerken en de reacties van anderen in diezelfde chatgroep zien en hier direct op reageren. Het is op die manier makkelijker om overzicht te houden van de bijdrages van anderen, en je inbox raakt niet overvol met alle verschillende versies van één document. Meer tips over delen in plaats van mailen
- Wees selectief met de 'CC', 'BCC' en 'beantwoord allen'
Hiermee voorkom je dat je mail en eventuele bijlages onnodig in de mailbox van collega's terechtkomt.
- Items automatisch verwijderen
Houd je mailbox schoon door de instellingen in je mailbox aan te passen. Volg de instructies van Outlook om in te stellen dat de map 'Verwijderde items' automatisch wordt leeggemaakt.
Ga voor meer informatie en tips over het opschonen van je e-mails naar de officiële webpagina van Digital Cleanup Day
Fastclass mail opschonen
Wist je dat je met het opruimen van je mailbox niet alleen milieuvriendelijker, maar ook veiliger werkt? Lees meer over veilig werken
Wil je meer weten? Doe mee met de fastclass (max. 15 minuten) Veilig en georganiseerd: Mailbox opschonen en gevoelige informatie beheren op 26 maart (NL) of 28 maart (EN) met tips over het opschonen van je mailbox en vervolgens overzichtelijk te houden.