Gemeente Wageningen
Binnen de Gemeente Wageningen speelt de griffie een belangrijke rol bij de voorbereiding van raadsvergaderingen. Voordat voorstellen op de agenda van de gemeenteraad komen, controleren griffiemedewerkers de documenten op structuur, taalgebruik en richtlijnen.
‘Daar ging veel tijd in zitten,’ weet Kools inmiddels. Hij bezocht twee keer de Gemeente Wageningen om met de medewerkers in gesprek te gaan en zo een inkijkje te krijgen in hun werk. Verder heeft hij vooral veel contact gehad met Joost Gerrits, die als raadsadviseur werkzaam is bij de gemeente. Het project liep van augustus tot en met december 2025 en kwam voort uit een eerder onderzoek naar de mogelijkheden van AI binnen de gemeente.
Kools: ‘Vaak gaat het bij die documenten om relatief simpele dingen aanpassen: kopjes die ontbreken, nummering die niet klopt of spellingfouten. Een template dat automatisch opgevolgd wordt, zou ideaal zijn. De griffie wil namelijk meer tijd besteden aan inhoudelijke ondersteuning aan de gemeenteraad.
De vraag aan Kools was daarom helder: kan kunstmatige intelligentie helpen om een deel van die feedback automatisch te genereren?
Systeemprompt
Kools adviseerde aan zijn opdrachtgevers om een agent te maken binnen Microsoft Copilot, geïntegreerd in de Microsoft-omgeving van de gemeente. Hij schreef de systeemprompt: vaste instructies die het taalmodel aan het begin van elk gesprek meekrijgt. ‘Dit taalmodel stuurde ik heel gericht met context en instructies aan’, legt hij uit.
Kools noteerde bijvoorbeeld welke richtlijnen de gemeente hanteert, waar de agent wel en juist géén feedback op moet geven. De instructies baseerde hij op gesprekken met medewerkers van de griffie, gemeentelijke richtlijnen en voorbeelden van documenten met bijbehorende feedback.
Het resultaat is een praktisch hulpmiddel: een medewerker kan een document uploaden in Copilot en direct feedback krijgen die aansluit bij de gemeentelijke templates en schrijfregels. ‘Technisch gezien was het voor mij niet extreem ingewikkeld,’ zegt hij. ‘Maar ik moest wel echt begrijpen hoe de gemeente werkt en wat de griffie nodig heeft. Door met medewerkers in gesprek te gaan, merkte ik hoeveel kennis uit mijn studie ik kon toepassen.’
Hulpmiddel
Hoewel de technologie veel kan, benadrukt Kools dat AI altijd een hulpmiddel blijft.
‘Ik duidde de medewerkers van de Gemeente Wageningen ook op de gevaren. Zo’n model kan soms dingen verzinnen. De tekst kan er heel overtuigend uitzien, maar dat betekent niet automatisch dat alles klopt,’ zegt hij. ‘Het systeem werkt op basis van statistische patronen in grote hoeveelheden data. Daarom blijft het belangrijk dat mensen kritisch blijven en verantwoordelijk blijven voor het eindresultaat.’
Waardevolle samenwerking
De praktijkervaring die Kools dankzij het MKB Datalab-Oost binnen zijn opleiding deed, bleek waardevol. Kools: ‘Het gaf me een inkijkje in een wereld die ik nog niet goed kende. Tegelijk zag ik dat mijn kennis echt iets kan betekenen voor een organisatie.’
Binnen de gemeente wordt de voorgestelde agent van Kools positief ontvangen. Raadsadviseur Joost Gerrits: ‘De meerwaarde in de samenwerking zit in het feit dat we via deze samenwerking een AI agent hebben kunnen ontwikkelen tegen lage kosten, waar wij zelf van leren en waarbij we gedurende het proces hebben kunnen bijsturen op haalbaarheid. Bij een commerciële aanbesteding was dit niet gelukt.’
Al blijft de inzet van AI een onderwerp van gesprek. En dat is maar goed ook, vindt Kools. ‘Medewerkers staan ervoor open, maar er is ook gezonde scepsis. De vraag is altijd: hoeveel controle wil je aan AI overlaten? Het is belangrijk om duidelijk te maken dat het een hulpmiddel is. De verantwoordelijkheid blijft altijd bij de mensen.'
Voor Kools smaakt de samenwerking naar meer. ‘Ik vond het leuk om technische kennis te combineren met gesprekken met mensen in een organisatie. Uitleggen hoe ingewikkelde technologie werkt en samen kijken wat er mogelijk is. Dat zou ik later graag vaker doen.’
Wat is MKB Datalab-Oost?
MKB Datalab-Oost laat ondernemers op een laagdrempelige manier kennis maken met AI en datagedreven ondernemen. Met inspiratiesessies en masterclasses en door het aangaan van kleinschalige AI-projecten die in nauwe samenspraak met regionale ondernemers op maat worden gemaakt tegen een aantrekkelijk tarief. Ook biedt het MKB Datalab-Oost in de vorm van een Data Buddy studenten aan die een inventarisatie maken van de mogelijkheden binnen een bedrijf om met AI-project aan de slag te gaan.
Het initiatief is een samenwerking tussen Radboud Universiteit en Universiteit Twente die ondernemers in het oosten van ons land uitnodigt om meer te weten te komen over AI en de mogelijkheden die het hen kan bieden. De opdrachten worden uitgevoerd door AI- en Data Science-studenten van de Radboud Universiteit die op hun beurt worden bijgestaan door docenten.
