Thomas Dessing
Thomas Dessing

'ILS is al die jaren een geweldige partner geweest'

Binnenkort wordt OSIRIS overgezet naar de cloud. Thomas Dessing is als hoofd Student Information & Processes verantwoordelijk voor de werking en inrichting van OSIRIS bij de Radboud Universiteit. In de stuurgroep van het project behartigt hij de belangen van de eindgebruikers van OSIRIS.

Waarom gaat Osiris over naar de cloud?

'Momenteel draait OSIRIS voor het grootste deel nog op de campus bij Information & Library Services (ILS), gehost vanuit twee datacenters van de universiteit. Maar er is reeds een module die alleen nog in de cloud wordt aangeboden door de leverancier. Dat zal in de toekomst voor alle modules gelden, dus feitelijk worden we gedwongen naar de cloud te gaan. Ik zeg dat met enige nadruk omdat wij jaren lang heel tevreden zijn geweest met het technisch applicatiebeheer dat ILS voor ons heeft verzorgd. Maar goed, de tijd schrijdt voort en verandert. Bovendien wordt deze applicatie ook technisch steeds complexer en de vraag is daarmee gerechtvaardigd of we de hele specifieke technische infrastructuur voor OSIRIS kunnen blijven ondersteunen. Een leverancier die dat doet voor meer dan zestig hoger onderwijs instellingen in Nederland is daar natuurlijk beter in, omdat ze het voordeel van de schaal hebben. Daarom gaan we - met enige weemoed terugdenkend aan de mooie jaren bij het ILS - naar de cloud.'

Welke mijlpalen zijn er bereikt?

'OSIRIS heeft meer dan twintig koppelingen met externe systemen draaien en dat zijn allemaal verschillende interfaces, zoals Studielink, Brightspace, Cirrus, etc. Een deel van deze interfaces is door de Radboud Universiteit zelf ontwikkeld en is gebaseerd op ‘berichten’ die worden verstuurd naar de ESB (Enterprise Service Bus) van de Radboud Universiteit. Een deel van de interfaces moet dus worden verbouwd. Die herbouw is inmiddels in de afrondende fase, en de tests zijn ook gevorderd. Verder hebben we al een eerste overdracht van alle gegevens van de campus naar de leverancier geoefend. Omdat het om hele grote hoeveelheden data gaat, is het niet mogelijk om dat bij wijze van spreken met een mail te versturen. Overigens zou je dat ook al niet willen vanuit het risico om privacygevoelige informatie te delen. We verplaatsen de gegevens met behulp van een extra beveiligde verbinding (VPN tunnel). De leverancier overigens zal de gegevens bij een hostingbedrijf plaatsen dat gevestigd is in Nederland, en daarmee onder de Nederlandse wetgeving vallen inzake de AVG (GDPR: General Data Protection Regulation). We nemen bij de OSIRIS leverancier en haar hosting bedrijf een zogenaamde ‘private cloud’ af, waarbij elke klant over eigen infrastructuur beschikt en hardware, software en onze gegevens volledig gescheiden zijn van andere klanten. Daarmee is de beveiliging van de gegevens ook in de cloud gegarandeerd.'

Wat valt je op tijdens het project?

'De enorme toewijding waarmee ILS altijd het technisch beheer on-premise heeft gedaan, kende ik natuurlijk al. Maar tijdens zo’n cloud project wordt dat toch nog maar weer eens nog manifester. Dat gaat niet alleen over de technische aspecten van het beheer van de database maar ook over het ontwikkelen en beheren van de interfaces. Ik zei het al eerder: ILS is al die jaren een geweldige partner geweest en een belangrijk onderdeel van het succes van OSIRIS bij de Radboud Universiteit. En dat valt nu dus op. De contacten met de leverancier zijn overigens prima, dus we denken dat ook wanneer de leverancier de taak van technisch applicatie beheer gaat overnemen, dit goed belegd zal zijn. Maar eerlijk is eerlijk zij moeten zich daarin nog wel bewijzen.'

Wat is de impact van de cloudgang?

'Gebruikers zouden eigenlijk niets moeten merken van de overgang naar de cloud, behalve dan dat OSIRIS enkele dagen niet beschikbaar zal zijn. Maar er zijn natuurlijk wel een heleboel interfaces die de gegevens die ze van OSIRIS krijgen nu ergens anders, in de cloud, moeten gaan halen. En de manier waarop die gegevens beschikbaar worden gesteld is ook aangepast. Daarom hebben we ook een tijdelijke ontwikkelstop op de interfaces afgesproken met de systemen die gegevens van OSIRIS krijgen. Op die manier kunnen we in de verschillende testrondes de aangepaste manier van interfacing testen en optimaliseren in een stabiele situatie waarin er even niets verandert aan de kant van de ontvangende systemen. Het heeft dus wel gevolgen voor de afnemende applicaties zoals Brightspace, WDT, Cirrus, Termtime, RBS, etc. Gelukkig hebben we nauw contact met de beheerders van die applicaties.'

Welke vervolgstappen zijn er nog?

'Er is natuurlijk een ‘uur-U’ waarop het allemaal moet gebeuren: het overdragen van de gegevens naar de hostingpartij van de leverancier, het aanzetten van alle interfaces, en het communiceren over de overstap. Daar zullen we sowieso iets over moeten zeggen vooraf, omdat de gehele operatie naar schatting vier dagen gaat duren. We nemen daar het weekend voor, maar zullen dus al op vrijdag beginnen en pas op dinsdag weer in de lucht zijn. Uiteraard gaan we jullie voorafgaand aan de Go-Live, het daadwerkelijke moment van overschakelen van de ene omgeving naar de andere, goed op de hoogte houden; dit moment en de periode van onbeschikbaarheid van tevoren aankondigen. Wij vinden dat we dat aan de gebruikers van een dusdanig cruciaal systeem als OSIRIS voor de Radboud Universiteit verplicht zijn.'

Waar ben je trots op?

'Ik ben trots op de samenwerking met ILS dat OSIRIS hier op de campus jarenlang heeft beheerd en de kwaliteit waarmee zij het systeem hier op de campus technisch onderhielden. Ik ben ook trots op het feit dat we een paar heel mooie aanpassingen in OSIRIS hebben gerealiseerd, zoals maatwerk interfaces die de Radboud Universiteit ooit bouwde. Daarmee worden de interfaces van OSIRIS naar omliggende systemen nog verder geoptimaliseerd. Ik ben ook trots op alle medewerkers van team Student Information & Processes die zich momenteel inzetten voor de voorbereidingen in opmaat naar een geslaagde Go-Live met de voorbereidingen voor de cloudgang.'