Als ombudsfunctionaris kan Viellevoye op eigen initiatief onderzoek doen naar (on-)behoorlijk gedrag van organisatieonderdelen of medewerkers, onafhankelijk van het universiteitsbestuur. Medewerkers kunnen onbehoorlijk gedrag ook bij haar melden. Indien gewenst, kan zij een bemiddelende rol spelen tussen een melder en de organisatie.
Onpartijdig
De ombudsfunctionaris is onpartijdig en aanvullend op de bestaande hulpstructuur zoals bijvoorbeeld de vertrouwenspersonen en HR. Een vertrouwenspersoon is gericht op een individuele melder en ondersteunt een melder bij het aanpakken van de problematiek. De ombudsfunctionaris kijkt breder en adviseert over achterliggende verbeteringen die de individuele melding overstijgen. Ombudsfunctionaris en vertrouwenspersoon zullen waar nodig naar elkaar verwijzen.
Andere procedure
Als de medewerker een formele klacht wil indienen waarvoor een andere procedure bestaat, zal de ombudsfunctionaris het klachtonderzoek niet uitvoeren.
Aankaarten bij college van bestuur
De ombudsfunctionaris kan eventuele systematische tekortkomingen in regelgeving of problematische patronen in de organisatie problemen aankaarten bij het college van bestuur. Het college van bestuur stelt het betrokken organisatieonderdeel van een serieus signaal direct op de hoogte, zodat het orgaan de gelegenheid heeft om eerst zelf de gesignaleerde problemen aan te pakken.
Hoe en in welke situatie?
In januari volgt nadere informatie over in welke situaties en hoe je contact kunt opnemen met de ombudsfuncionaris. Eerst zal het bureau worden ingericht.