Klokkenluidersregeling Radboud Uiversiteit
Dowload de Klokkenluidersregeling Radboud Universiteit (pdf, 126 kB) (versie 2019) of raadpleeg hem hierna.
Regeling vastgesteld door het college van bestuur d.d. 20 december 2010 laatstelijk gewijzigd 2 april 2019
Artikel 1 Begrippen
1. Werknemer: degene die bij de Radboud Universiteit, onder welke titel dan ook, werkzaam is (geweest) of werkzaamheden (heeft) verricht;
melder: de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling;
vertrouwenspersoon klokkenluiders: de externe vertrouwenspersoon die als zodanig door het college van bestuur is aangewezen en die informatie, advies en ondersteuning kan geven inzake het vermoeden van een misstand;
college van bestuur: het college van bestuur van de Radboud Universiteit;
stichtingsbestuur: het bestuur van de stichting Stichting Katholieke Universiteit;
Huis voor Klokkenluiders: het Huis voor Klokkenluiders als bedoeld in artikel 3 van de Wet Huis voor Klokkenluiders;
vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer dat binnen de Radboud Universiteit sprake is van een misstand voor zover:
a. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij de Radboud Universiteit heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en
b. het maatschappelijk belang in het geding is bij:
1) de schending van een wettelijk voorschrift;
2) een gevaar voor de volksgezondheid;
3) een gevaar voor de veiligheid van personen;
4) een gevaar voor de aantasting van het milieu;
5) een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een gevaar voor het goed functioneren van een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
2. Onder een vermoeden van een misstand wordt in ieder geval niet begrepen een individueel arbeidsconflict. Ook kwesties waarop de Regeling wetenschappelijke integriteit of de Klachtenregeling ongewenst gedrag van de Radboud Universiteit van toepassing is vallen buiten de reikwijdte van deze regeling.
Artikel 2 Advies
De werknemer kan over een vermoeden van een misstand in vertrouwen een adviseur raadplegen. Dat kan de vertrouwenspersoon bedoeld in artikel 1 zijn, maar ook een ander die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft, zoals een advocaat, een rechtshulpverlener van een vakbond of de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders.
Artikel 3 Interne melding
1. Een werknemer die een vermoeden van een misstand wil melden, dient dit eerst intern te melden bij het college van bestuur, tenzij er sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 7 lid 2.
2. De werknemer die voornemens is een interne melding te doen, wordt geadviseerd daaraan voorafgaand de externe vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1 te benaderen voor informatie, advies of ondersteuning.
3. Een mondelinge melding wordt door het college van bestuur schriftelijk vastgelegd met de datum waarop de melding is ontvangen. Die vastlegging wordt voor akkoord getekend door de melder, die daarvan een afschrift ontvangt. De ontvangst van een schriftelijke melding wordt door het college van bestuur schriftelijk bevestigd aan de melder, met vermelding van de datum waarop de melding is ontvangen.
4. Het college van bestuur informeert de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft schriftelijk over de melding, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad.
5. Tenzij er sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 7 lid 2 wordt de melding die betrekking heeft op (een lid van) het college van bestuur gedaan bij het stichtingsbestuur. In dat geval dient in deze regeling daar waar ‘college van bestuur’ staat, ‘stichtingsbestuur’ te worden gelezen.
6. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand laat het college van bestuur onverwijld een onderzoek als bedoeld in artikel 5 instellen, tenzij:
a. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand, of
b. het vermoeden naar het oordeel van het college van bestuur niet is gebaseerd op redelijke gronden.
7. Indien het college van bestuur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daarover schriftelijk binnen twee weken na de interne melding onder vermelding van de grond(en) waarop hij van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand. Als genoemde termijn in redelijkheid niet haalbaar is, wordt de betrokken melder door het college van bestuur hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij zal worden geïnformeerd.
8. Met de melding wordt door alle betrokkenen en in alle stadia van de behandeling vertrouwelijk omgegaan.
Artikel 4 Vertrouwelijke melding bij vertrouwenspersoon
1. De werknemer die zijn identiteit niet aan het college van bestuur bekend wil maken, doet de melding bij de externe vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1, eerste lid. Deze maakt de identiteit van de werknemer niet bekend zonder diens instemming.
2. Als de identiteit van de melder alleen bij de vertrouwenspersoon bekend is, zal alle correspondentie op grond van deze regeling via de vertrouwenspersoon aan de melder worden gestuurd. Dit geldt ook voor vragen die in het kader van het onderzoek worden gesteld. De vertrouwenspersoon zal de vragen doorgeleiden aan de melder die de vragen schriftelijk en anoniem kan beantwoorden. Vervolgens zal de vertrouwenspersoon de antwoorden op de vragen anoniem teruggeleiden.
Artikel 5 Uitvoering van het intern onderzoek
1. De uitvoering van het intern onderzoek wordt door het college van bestuur opgedragen aan minimaal twee personen die in staat zijn vermoede misstanden te beoordelen en voorstellen te doen om deze misstanden op te heffen of te doen opheffen. Zij worden daarbij ondersteund door een ambtelijk secretaris.
2.a.De onderzoekers stellen in ieder geval de melder in de gelegenheid te worden gehoord, evenals degene(n) op wie de melding betrekking heeft
b. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. Werknemers die hiertoe door de onderzoekers worden uitgenodigd, zijn gehouden en worden in staat gesteld hieraan gehoor te geven.
c. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vastlegging van het horen en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. De gehoorde wordt een redelijke termijn gesteld waarbinnen hij dient reageren. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift. De onderzoekers vermelden in hun onderzoeksrapport de door de gehoorde gemaakte opmerkingen op het verslag. Weigert de gehoorde het verslag te ondertekenen dan wordt daarvan in het verslag melding gemaakt, zo nodig met vermelding van de redenen.
d. Tijdens het horen kunnen de melder en degene op wie de melding betrekking heeft zich laten bijstaan door een raadsman of raadsvrouw. Zij worden door de onderzoekers geattendeerd op deze mogelijkheid.
e. De onderzoekers horen de melder en degene op wie de melding betrekking heeft in elkaars aanwezigheid tenzij de onderzoekers vaststellen dat er zwaarwichtige redenen zijn om hiervan af te wijken.
f. Indien het horen afzonderlijk plaatsvindt, stellen de onderzoekers de melder en degene op wie de melding betrekking heeft door toezending van het schriftelijke verslag op de hoogte van het verhandelde tijdens het horen buiten hun aanwezigheid.
3. De onderzoekers kunnen binnen de Radboud Universiteit alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
4. Werknemers mogen, ook uit eigen beweging, de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder en degene op wie de melding betrekking heeft in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken.
6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder en degene op wie de melding betrekking heeft hiervan een afschrift.
7. Uiterlijk acht weken nadat de melding door het college van bestuur is ontvangen, sturen de onderzoekers hun onderzoeksrapport aan het college van bestuur. Indien het onderzoeksrapport niet binnen voornoemde acht weken aan het college van bestuur wordt gestuurd, worden de melder en degene op wie de melding betrekking heeft door de onderzoekers hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn het onderzoeksrapport aan het college wordt toegestuurd.
Artikel 6 Standpunt college van bestuur
1. Binnen vier weken na ontvangst van het onderzoeksrapport door het college van bestuur wordt de betrokken melder door het college van bestuur schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt over het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven of, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid dan wel zal leiden.
2. Indien het standpunt niet binnen voornoemde vier weken kan worden gegeven, wordt de betrokken melder door het college van bestuur hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.
3. Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft.
Artikel 7 Externe melding
1. Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand, kan de melder een externe melding doen bij het Huis voor Klokkenluiders indien:
a.de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 6 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
b.de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn als bedoeld in artikel 6 lid 1 of lid 2.
2. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat kan in ieder geval niet van hem worden gevraagd indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
a.acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
b.een redelijk vermoeden dat (een lid van) het stichtingsbestuur bij de vermoede misstand betrokken is;
c.een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;
d.een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
e.een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
f.een wettelijke plicht tot directe externe melding.
Artikel 8 Geheimhouding
De melder, de vertrouwenspersoon, het college van bestuur, de onderzoekers en alle andere bij een melding betrokkenen, zijn verplicht tot geheimhouding over al hetgeen zij hebben vernomen met betrekking tot de melding.
Artikel 9 Rechtsbescherming
Het doen van een melding met inachtneming van de bepalingen in deze regeling kan voor de melder tot generlei nadeel, direct of indirect, leiden, tenzij de melder niet te goeder trouw heeft gehandeld. Hetzelfde geldt voor getuigen, deskundigen, de vertrouwenspersonen of de commissieleden. Het college van bestuur ziet hier naar beste kunnen op toe.
Artikel 10 Verslaglegging
1. De externe vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan het college van bestuur geanonimiseerd verslag uit over het aantal en de aard van de meldingen.
2. Het college van bestuur brengt jaarlijks aan de ondernemingsraad geanonimiseerd en in algemene bewoordingen verslag uit over het aantal en de aard van de meldingen die bij het college van bestuur, de vertrouwenspersoon of extern zijn binnengekomen.
Artikel 11 Inwerkingtreding
Deze regeling is gewijzigd vastgesteld met instemming van de ondernemingsraad met ingang van 2 april 2019.