Huisvesting FFTR

1. Moet ik zelf verhuisdozen regelen?

Nee, we krijgen te zijner tijd verhuisdozen en speciale verhuisdozen voor boeken. Daarnaast ontvang je in de aanloop naar de inpakfase extra instructies voor het inpakken. Iedereen is zelf verantwoordelijk voor het inpakken van diens eigen materiaal. 

2. Kan ik al beginnen met opruimen?

Ja, dat kan vanaf nu. Er staan op de faculteit containers voor het (vertrouwelijk) afvoeren van materiaal. Tijdens de stafberaden van 9 en 10 maart en per email ontving je nadere instructies voor wat je op welke manier opruimt. Deze vind je hier.

3. Wanneer kan ik beginnen met inpakken?

Inpakken doen we in de maanden mei en juni. Je ontvangt in de aanloop naar de inpakfase uitgebreide instructies voor wat je op welke manier inpakt.

4. Hoeveel boeken kan ik kwijt op mijn nieuwe werkplek?

Het is nog te vroeg om daar nu iets over te kunnen zeggen. Dat is namelijk afhankelijk van afspraken die we tussen de afdelingen en binnen iedere afdeling maken. Naar verwachting hoor je hier na de bijeenkomst op 13 april meer over.

1. Waarom is de verhuizing noodzakelijk?

De verhuizing naar het Maria Montessorigebouw is nodig omdat het Erasmusgebouw op termijn gerenoveerd wordt. De verhuizing is niet alleen noodzakelijk maar door nu naar het Maria Montessorigebouw te verhuizen minimaliseren we het aantal verhuisbewegingen en krijgen we een hoogwaardige nieuwe werkomgeving tot onze beschikking.  

2. Waarom reduceren we het aantal vierkante meters dat we huren?

We combineren de verhuizing ook met een reductie van het aantal vierkante meters dat we huren. Daarmee besparen we jaarlijks ongeveer €200.000 op huisvestingskosten en vangen we een belangrijk deel van onze bezuinigingsopgave op. Daarnaast wijst onderzoek uit dat de bezettingsgraad van de vier verdiepingen die we momenteel huren erg laag is. 

3. Hoe is besloten welke afdeling waar in het Maria Montessorigebouw terecht komt?

De projectgroep huisvesting en de afdelingshoofden die zijn verenigd in het Overleg met Afdelingshoofden (OMA) hebben afspraken gemaakt over welke afdeling waar in het gebouw komt te zitten. Tijdens de definitiefase hebben zij samengewerkt aan een zogenoemde organisatorische inpassing die het faculteitsbestuur eind maart heeft vastgesteld. Daarbij is zorgvuldig gekeken naar de behoeften en belangen van alle afdelingen. 

1. Welke mogelijkheden zijn er in het nieuwe gebouw om werkruimtes aan te kleden en personaliseren?

De huis- en gebouwregels binnen het Maria Montessorigebouw zijn anders dan je gewend bent in het Erasmusgebouw, of hetzelfde, maar ze worden strenger gehandhaafd. We zijn momenteel bezig met het in kaart brengen deze regels. Binnenkort delen we hier een overzicht waarin je in meer detail leest over het ophangen van posters, planten, enzovoort.

We kunnen helaas niet alle relevante onderdelen gereed hebben voor de 13de van april, maar zullen zo veel mogelijk communiceren over kaders/regels die al bekend zijn. Dat geldt ook voor kantooromgeving, ladeblokken, whiteboards etc.

2. Is er een clean-desk beleid? ​

​Ja, het beschikbaar stellen van werkplekken voor een andere collega’s is één van de faculteit brede uitgangspunten die zijn vastgelegd. Het is daarom belangrijk je bureau altijd netjes achter te laten wanneer je klaar bent met werken.

3. Waar kan ik straks (hybride) overleggen? 

Alle grotere vergaderruimtes in het Maria Montessori zijn centraal via Planon-app te reserveren. Op de 2e en 3e verdieping van FFTR zijn meerdere overlegruimtes aanwezig:

• 6 overlegruimtes met een capaciteit van 4 personen; deze zijn niet te reserveren.
• 1 overlegruimte met een capaciteit van 10 personen
• 1 representatieve ruimte (gedeeld met IVOC en TBI) met een capaciteit van 12 personen

Alle overlegruimtes zijn ook geschikt voor online en hybride overleggen. Wanneer alle vergaderruimtes op de eigen etages zijn volgeboekt is het ook mogelijk een ruimte ergens anders in het gebouw te reserveren.

4. Wat is het verschil tussen de verschillende type werkplekken?

Er zijn straks verschillende type werkplekken binnen de werkruimtes beschikbaar: 

• 1 persoonskamers met een bureauwerkplek en overlegfaciliteit/aanlandplek
• 2, 3 of 4 persoonskamers met meerdere bureauwerkplekken

Een bureauwerkplek is een standaard ARBO conforme werkplek waar je voor een langere periode (geconcentreerd) werk uit kunt voeren. Deze werkplekken zijn voorzien van een zit-sta bureau en dockingstation met dubbele schermen. Een aanlandplek is een werkplek waar je alleen met je laptop kunt werken. Hier staat wel een bureaustoel bij en een in hoogte verstelbaar bureau, maar wanneer deze werkplek niet in gebruik is kan het ook gebruikt worden om aan te overleggen. 

Voor het bepalen van het aantal en soort werkplekken die in een ruimtes passen moeten we ons houden aan de richtlijnen van de ARBO dienst en de ventilatie van ruimtes.

Tijdens de facultaire bijeenkomst krijg je gedetailleerde informatie over de mogelijke kamerindelingen.

5. Zijn er ergens rustige werkplekken/kantoren waar medewerkers kunnen werken op drukke dagen? ​

De 1-persoonskamers aan de atriumzijde van het gebouw zijn het meest rustig om in te werken. Daarnaast kun je er als afdeling ook voor kiezen een specifieke ruimte aan te wijzen als stilteruimte en die te delen met alle collega’s van de afdeling.

6. Waar kan ik vertrouwelijke gesprekken voeren en kan dit in een ruimte zonder glazen wanden?

Voor vertrouwelijke gesprekken kun je met elkaar afspreken gebruik te gaan maken van de 1-persoonskamers met een overlegfaciliteit aan de atriumzijde van het gebouw. Vanwege veiligheid is het verplicht om in iedere ruimte naar binnen te kunnen kijken vanuit de gang. Voor extra privacy zijn daarom op dit moment al een groot deel van de glazen wanden voorzien van een folie.

1. Komt er een bemenste koffiehoek in de nieuwe werkomgeving in het Maria Montessorigebouw?

Er is een huiskamer in de nieuwe werkomgeving voor onze faculteit, dat wordt ruimte 03.055. Deze huiskamer wordt ingericht als bemenste koffiehoek.

2. Wat gebeurt er met het kantoormateriaal uit het Erasmusgebouw?

Alle geschikte materialen – bureau's, kasten, electronica, enzovoorts – die al in het Maria Montessorigebouw staan nemen we als faculteit over en vullen we aan met de beste spullen die we zelf al in bezit hebben. Daarmee hebben we straks goede materialen en voorkomen we onnodige verhuisbewegingen van goederen.

3. Ik maak gebruik van aangepaste voorzieningen zoals een aangepast toetsenbord of aangepaste stoel, gaan die mee?

Neem in alle gevallen even contact op met Nursabah Zivali. Zij kijkt met je wat ervoor nodig is om die voorzieningen te verhuizen of te realiseren in het Maria Montessorigebouw. Maak je nog geen gebruik van dit soort voorzieningen maar wil je dat wel graag? Neem ook dan contact op met Nursabah Zivali.

1. Tot wanneer kan ik terecht in het Erasmus?
 

Tot aan zomersluiting. Vrijdag 17 juli.