Zoek in de site...

Congressubsidie

Wanneer je een congres of symposium in het buitenland wilt bijwonen, kun je in aanmerking komen voor financiële ondersteuning vanuit het Profileringsfonds van de Radboud Universiteit, als dat evenement tenminste nauw aansluit bij je studierichting en je een bijdrage levert aan het congres. Dit moet dan ook worden erkend door je studiebegeleider/docent.

Deze vergoeding bestaat uit een bedrag van € 75 per dag voor een congres binnen Europa, en een bedrag van € 120 per dag voor een congres buiten Europa, beiden met een maximale vergoeding van 3 dagen. Het aantal keren dat je een congressubsidie mag aanvragen, is onbeperkt.

Voorwaarden voor een Congressubsidie

Je komt in aanmerking voor subsidie als je aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • Je staat (ook gedurende het congres) als (fulltime) student ingeschreven bij de Radboud Universiteit;
  • Het congres is relevant voor je studie;
  • Het congres vindt plaats in het buitenland;
  • Je ontvangt voor dezelfde periode géén andere beurs vanuit de Radboud Universiteit;
  • Jouw (studie)begeleider keurt deelname goed d.m.v. een ondertekende brief waaruit blijkt dat deelname relevant is voor je studie. Het is niet mogelijk om een voorschot aan te vragen voor een congressubsidie.

Hoe vraag je een Congressubsidie aan?

Als je aan de voorwaarden voldoet, kun je bij ons een aanvraag starten. Qua aanvraagtermijn geldt dat je altijd een aanvraag kunt indienen, zolang dat maar vóór het congres is. Achteraf worden geen aanvragen meer in behandeling genomen.

  1. Vul het webformulier in (firefox kan foutmeldingen veroorzaken);

  2. Wanneer je het webformulier hebt ingediend, ontvang je na ongeveer één werkdag van ons een e-mail met het Grant Agreement. Stuur dan de volgende documenten vóór aanvang van het congres naar studentexchange@ru.nl:
    • Het Grant Agreement, ondertekend door jezelf. Lees dit document goed door! Hier staan de beursvoorwaarden in.
    • Een ingevulde en ondertekende toestemmingsverklaring van je (studie)begeleider vanuit de Radboud Universiteit, of van je facultaire International Office, waarin de relevantie van het project voor je studie wordt aangegeven. Deze verklaring ontvang je ook via e-mail nadat je het webformulier hebt ingevuld.

Na ontvangst van de documenten kan het ongeveer 5 werkdagen duren voor wij dit verwerkt hebben. Zodra wij de documenten hebben verwerkt, sturen we je een mail over je aanvraag met eventueel een voorlopige toekenning.

Congressubsidie afronden

Na afloop van het congres ontvangen wij graag binnen één maand, via studentexchange@ru.nl, het volgende document:

  • Een bewijs van deelname (bijvoorbeeld je naamkaartje of een certificaat van deelname)

Let op: het bewijs van deelname moet binnen één maand na afloop van je congres naar studentexchange@ru.nl gestuurd worden. Wanneer je achteraf gaat reizen, wordt dit dus niet meegeteld en is het je eigen verantwoordelijkheid dat het document op tijd binnen is.

Na ontvangst van het bewijs van deelname zullen we je zo snel mogelijk, als je aan de voorwaarden voldoet, een definitieve toekenning sturen via e-mail. Het beursbedrag wordt dan binnen 4 weken op je rekening gestort.

Digitale congressubsidie

Vanwege het coronavirus kan het voorkomen dat je niet naar het buitenland kunt afreizen om ter plekke deel te nemen aan een congres. Graag stimuleren wij echter het volgen van een dergelijk programma vanaf thuis. Wanneer dit het geval is, kun je in aanmerking komen voor een beurs voor deelname aan een digitaal congres aan een buitenlandse instelling.

  • je komt dan in aanmerking voor een beursbedrag van maximaal €75 per dag, met een maximum van de inschrijfkosten en een maximum van 3 dagen
  • de algemene voorwaarden voor de congressubsidie blijven hetzelfde, maar wél is een bewijs van betaalde inschrijfkosten als extra aan te leveren document verplicht

Vroegtijdig afbreken buitenlandverblijf

Mocht je voortijdig je buitenlandverblijf moeten afbreken wegens bijzondere omstandigheden buiten je macht om, neem dan contact met ons op: studentexchange@ru.nl

Contact

Neem bij vragen gerust contact op met Student Life and International Mobility via studentexchange@ru.nl