Hoe bereid je een presentatie voor waar € 10,8 miljoen op het spel staat?
Door: Ton Vogels, tekstschrijver en trainer bij Radboud in'to Languages
Het bureau en de boekenkasten in haar werkkamer verdwijnen onder de vakbladen. De muren zijn gevuld met posters van het FELIX. ‘Toch is de inhoud alleen niet voldoende om een subsidie te krijgen,’ vertelt Britta Redlich (directeur van het FELIX Laboratory). Ze had een kwartier om haar ideeën te presenteren. ‘De belangrijkste les die ik geleerd heb: denk na over een verrassende opening en je take home message.’
Labs voor fundamenteel onderzoek
Waar ging die presentatie precies over? Het FELIX Laboratory en het High Field Magnet Laboratory (HFML) zijn uniek. Ze trekken op dit moment wetenschappers van over de hele wereld. In die twee laboratoria is het namelijk mogelijk om met infrarode laserstraling en zeer hoge magneetvelden onderzoek te doen naar onder andere moleculen en materialen. Toch wilden de labs samen een volgende stap zetten. Daarom dienden ze een subsidieaanvraag in bij het programma Nationale Roadmap voor Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur.
De subsidie van € 10,8 miljoen hing uiteindelijk af van een interview van één uur. Vijftien minuten presenteren. Vijfenveertig minuten vragen beantwoorden. Met in het achterhoofd de concurrentie van veertien andere projecten.
Wetenschappelijke vonk
‘Waar maak je het verschil tijdens zo’n interview?’ vroeg Britta zich van tevoren af. ‘Niet meer op de inhoud. Daar hadden we immers een voorstel van vijftig pagina’s over geschreven.’ Met dat voorstel hadden ze een toegangsbewijs verdiend voor de volgende ronde: het interview. In de commissie zaten niet alleen maar experts op hun vakgebied. ‘Het gaat dus om de vonk die overspringt,’ vertelt Britta. ‘Maar,’ voegt ze daar meteen aan toe. ‘Dat zijn we niet zo gewend. Normaal houden we het zakelijk en wetenschappelijk.’
Tijdens de voorbereiding voor het uur van de waarheid riep Britta de hulp in van Radboud in’to Languages. Inez Zondag dacht op verschillende momenten mee over de presentatie en het interview. De sessies gingen over een verrassende openingszin, verhaallijnen, spanningsbogen, de take home message. En over het overtuigen zonder woorden: glimlachen, mensen aankijken, enthousiast zijn.
Het oefenen van luisteren
Britta hield de voordracht van een kwartier, terwijl haar drie collega’s toekeken. ‘We hebben zelfs geoefend hoe mijn collega’s moesten luisteren. Als iemand wegkijkt of ongeïnteresseerd lijkt, haalt dat de kracht uit mijn verhaal. Om dat soort details gaat het. Hoe zit je actief? Hoe zorg je voor een geïnteresseerde, enthousiaste uitstraling?’
Het fijnslijpen hielp. De voordracht ging goed. Het tweede onderdeel was de vragenronde van 45 minuten. De afgevuurde vragen waren van tevoren onbekend. Ze konden over van alles gaan: van communicatie tot personeel. ‘Natuurlijk hebben we als voorbereiding alle mogelijke vragen geformuleerd én beantwoord,’ kijkt Britta terug op de sessies met Inez. ‘Ook hierin is de uitstraling en het teamwork heel belangrijk. We hadden simpele en effectieve afspraken gemaakt. Een voorbeeld: als je iets wilt zeggen, buig je licht naar voren. Zo voorkomen we dat we door elkaar praten.’
Kernboodschappen
Alleen reageren is passief. Daarom hadden Britta en haar team van tevoren ook nagedacht over kernboodschappen. Over de elementen die zich in de hoofden van de commissieleden moesten nestelen. ‘Neem het internationale karakter van onze labs. 50% van de gebruikers van dit lab komt uit heel Europa, 20% uit de VS. Per jaar gaat het om ruim 200 projecten. Dat maakt het uniek. Ik wilde dat de commissieleden dat meenamen in hun oordeel.
Het resultaat mag er zijn: een subsidie van 10,8 miljoen. In de boekenkast op haar kamer is ook plaats gemaakt voor felicitaties: kaartjes en een fles wijn. Heeft Britta nog tips voor andere onderzoekers? ‘Ik denk dat iedereen weet hoe belangrijk het is om jezelf en je project goed neer te zetten. Het is echter geen toneelspel. Je moet jezelf blijven, uitgaan van je eigen kracht.’
En die take home message?
‘With your support HFML-FELIX can develop from hidden treasure a scientific crown jewel in the Netherlands.’
De eerste stap daarvoor is gezet.
Wil je zelf een training 'Presenteren' of 'Succesvol pitchen' volgen en je presentatievaardigheden hiermee nog meer versterken? Neem contact met ons op: