Pas als je weet wat de ongeschreven culturele regels zijn, kun je optimaal samenwerken

Interculturele communicatie, wat is dat eigenlijk? Janou Hemsing, trainer Interculturele Communicatie bij Radboud in’to Languages, laat aan de hand van een aantal dagelijkse voorbeelden zien waar het mis kan gaan als we ons onvoldoende bewust zijn van culturele verschillen.

“In een internationale setting als de Radboud Universiteit zou iedereen intercultureel geschoold moeten zijn.”

Interculturele communicatie, wat houdt dat in?

“Elke cultuur bestaat uit allemaal ongeschreven regels. Regels die je moet kennen en toepassen om goed te kunnen functioneren binnen die cultuur. Ook onze de Radboud Universiteit zit hier vol mee. Dus als je als internationale student succesvol wilt zijn, en dus je studiepunten wilt halen, is het belangrijk dat je erachter komt wat deze ongeschreven regels zijn. Nu worden studenten vaak door schade en schande wijs, ten koste van hun studietijd. Het zou handig zijn als we ze daarbij hielpen, maar vaak weten we zelf niet eens wat onze ongeschreven regels zijn, omdat we ze zo normaal vinden.

Zo vertelde een PhD-student me laatst: “Janou, het wordt niks met mijn onderzoek”. Ik vroeg haar waarom ze dat dacht. Zij vertelde dat dit kwam door de feedback die ze van haar supervisor had gekregen: een document vol met rode opmerkingen. Zij dacht dat ze alles fout had gedaan. Ik zei dat hier ook wel eens cultuurverschillen in het spel zouden kunnen zijn. Toen ze vervolgens met haar supervisor in gesprek ging, legde hij uit dat hij het juist erg interessant had gevonden, erg betrokken was geweest en daarom gedetailleerde feedback had gegeven. Zij was gewend complimenten te krijgen en was door het gebrek hieraan al bijna haar koffer aan het pakken. Omgaan met feedback is een thema dat bijna altijd wel in onze trainingen terugkomt.”

Zien organisaties zelf wel het belang in van interculturele communicatie?

“Niet altijd, maar het begint steeds meer te komen. Vaak weten organisaties niet wat het probleem is, maar merken ze wel dat er iets in de samenwerking niet helemaal goed gaat. Ik adviseer dan om uit te wisselen welke verwachtingen er leven en van welke ongeschreven regels mensen uitgaan, bijvoorbeeld ten aanzien van samenwerken of feedback geven.

Hier op de Radboud Universiteit begint het ook steeds meer door te dringen dat intercultural awareness een belangrijk aspect is bij internationalisering. Zo beginnen ze bij Managementwetenschappen elk collegejaar met een praatje over interculturele communicatie voor hun Nederlandse Masterstudenten. De meesten hebben wel gehoord dat we als Nederlanders heel direct worden gevonden, maar hebben er geen beeld bij hoe dit hun samenwerking met internationale studenten beïnvloedt. We denken zelfs dat ‘direct’ ook nog wel een beetje een compliment is en hebben vaak geen idee wat ons dan zo direct maakt. Terwijl je het eigenlijk heel letterlijk kunt nemen. Zo gaan wij ervanuit dat we, als we een probleem hebben met iemand, het direct tegen die persoon zelf zeggen. In veel andere culturen werkt het beter als je indirecter feedback geeft. Soms zelfs via via. Zoals wij in Nederland hebben leren ‘feedback geven’ werkt eigenlijk alleen met Nederlanders.”

Welke vragen op het gebied van Interculturele Communicatie liggen er op de universiteit?

“De bétafactulteit is heel internationaal en besteedt veel aandacht aan omgaan met interculturele verschillen. Eigenlijk lopen internationale studenten op alle faculteiten tegen dezelfde culturele verschillen aan. Zo wordt in Nederland vragen stellen erg gewaardeerd in de les. Maar als je bijvoorbeeld uit Japan komt en je stelt een vraag aan de docent, dan zeg je eigenlijk ‘je bent niet goed in uitleggen’. Je kunt dan wel zeggen tegen studenten dat ze vragen moeten stellen, maar die drempel is veel te hoog.

Nog een praktisch communicatieverschil uit zich in het verschil tussen low en high context- communicatie. Wij zijn een low context-land. Als wij een presentatie geven of een stuk schrijven beginnen wij met een beknopte samenvatting van wat we gaan vertellen en vatten het geheel aan het eind nog eens samen. In high context-landen vinden ze het denigrerend als jij het helemaal voor ze uitspelt. In deze landen waarderen ze een uitgebreid verhaal waar jij zelf de kernpunten uit moet halen. Je kunt wel voorspellen tegen wat voor beoordelingen studenten uit deze landen aan gaan lopen.

Wat het voor internationale studenten ook lastig maakt is dat in Nederland het onderscheid tussen een professor, een promovendus en student, vaak niet te zien is. Zelfs niet qua kleding. Ook spreek je hier professoren regelmatig aan met de voornaam, wat in het buitenland not done is. Wanneer internationale studenten dit wel doen, associëren ze het ook wel eens met vriendschap omdat het aanspreken met de voornaam in sommige landen staat voor een vriendschappelijke relatie.

Ook tussen supervisoren en internationale promovendi leiden cultuurverschillen regelmatig tot misverstanden. De promovendi zitten te wachten tot hun supervisor ze vraagt op gesprek te komen. Ondertussen denkt de supervisor dat zijn promovendus niet proactief is, omdat hij niks van zich laat horen. Zo ben je al snel twee maanden verder.”

Wat moeten we in ieder geval weten over interculturele communicatie?

“De complicaties ontstaan niet alleen in de communicatie. Wat belangrijk is om met internationale medewerkers en studenten te bespreken, zijn de fasen die veel van hen zullen doorlopen. Als ze net in Nederland zijn, is alles leuk en anders. Na een aantal weken lopen ze tegen allerlei muren aan. Drie maanden lang vind je het vervolgens niet meer leuk, maar daar kom je daarna ook weer uit. Als mensen dit niet weten, dan kunnen ze nog wel eens stoppen. Ook voor begeleiders en studieadviseurs is het goed om te weten dat deze mensen dan wat extra aandacht kunnen gebruiken.”

Wat zou je organisaties en afdelingen die internationaal samenwerken willen meegeven?

“Als de samenwerking anders gaat dan je had verwacht, reken het mensen dan niet direct persoonlijk aan. Ga ervan uit dat cultuurverschillen een rol kunnen spelen en leer hoe je hier effectief mee om kunt gaan.

Volg een workshop of lees op z’n minst een goed boek over cultuurverschillen op het gebied van communicatie. Teams kunnen met een facilitator aan de slag om samen een teamcultuur te creëren. Je gaat dan de communicatieculturen binnen je team vergelijken. Vervolgens bedenk je samen hoe je de positieve impact van de verschillen kunt versterken en de negatieve impact van de verschillen kunt verminderen. Je kunt veel meer bereiken als je je bewust bent van elkaars verwachtingen en ongeschreven regels.”

Radboud in’to Languages biedt verschillende cursussen Interculturele communicatie aan. Op deze pagina vind je het gehele aanbod.