Bureaucratie: nodig, maar lang niet altijd leuk

Universitaire bureaucratie?!
Lunchlezing door filosoof Marcel Becker
30 maart 2017

Hoewel de roep om ‘minder bureaucratie’ luid klinkt, lijkt het alleen maar meer te worden. Het grijpt om zich heen als een ontembaar monster waar we geen vat op krijgen. Als onderdeel van de Maand van de Ethiek discussieerde filosoof Marcel Becker over de universiteit als bureaucratie in een interactieve lunchbijeenkomst, speciaal georganiseerd voor het niet-wetenschappelijk personeel van de Faculteit der Managementwetenschappen

Eerste ingevingen

De sessie werd afgetrapt met een roep om wilde associaties. Waar denkt men intuïtief zoal aan bij het woord ‘bureaucratie’? Enkele zaken die bij de aanwezigen opkwamen: regels, gedoe en tijdverlies. Niet al te positief dus. Toch was men het er over eens dat ook het eigen werk aan de universiteit in hoge mate door bureaucratische regels bepaald wordt. Een goed moment dus om de aard, de nadelen en de voordelen van dit fenomeen eens nader te onderzoeken.

Max Weber

Voordat de aanwezigen uitgenodigd werden mee te discussiëren vanuit hun eigen achtergrond en werksituatie, gaf Marcel Becker een korte inleiding om het begrip bureaucratie nader in te kaderen en te specificeren. Daarbij haakte hij aan bij het bureaucratiemodel zoals dat in de vorige eeuw geïntroduceerd werd door de beroemde socioloog Max Weber (1864-1920). Weber stelde dat bureaucratie een organisatiemodel is waarin mensen met heel verschillende vakkennis en achtergronden tezamen functioneren. Een belangrijk kenmerk ervan is dat erbinnen alleen geredeneerd wordt op basis van zakelijke argumentatie. Persoonlijke emoties of vormen van partijdigheid worden er zoveel mogelijk door uitgesloten. Voor iedereen gelden er dezelfde formele (inzichtelijke) procedures en ongeacht de gevolgen ervan dienen deze te worden gevolgd.

Een efficiënte machinerie

Dit organisatiemodel mondt uit in een efficiënt opererende machinerie die vervolgens voor eender welk doel kan worden ingezet. Het doel wordt vervolgens bepaald door de baas, die zelf geen onderdeel is van het bureaucratische apparaat, maar er boven staat en er de koers van bepaalt. Weber schreef zijn uiteenzetting aan de vooravond van de opmars van Hitler, die op lugubere wijze illustreerde dat het bureaucratische (staats)apparaat ook voor de meest verschrikkelijke doelen efficient kan worden ingezet. Het – op zichzelf neutrale – organisatiemodel kan dus ten goede en ten kwade worden aangewend en tevens op verschillende domeinen worden toegepast, zoals de rechtsstaat, het bedrijfsleven of de universiteit.

Een vreemde paradox

De zegetocht van het bureaucratische model leidt tot een vreemde paradox, zoals al bleek uit de negatieve associaties die het begrip bij vele mensen oproept. Niemand lijkt de bureaucratische ‘rompslomp’ leuk te vinden (waarom eigenlijk niet?), maar toch is zij er en blijft zij uitdijen. Hoe komt dat eigenlijk? En zitten er ook voordelige kanten aan? Is bureaucratie niet tevens noodzakelijk om een organisatie goed te laten functioneren? Het is paradoxale situatie: bureaucratie is lang niet altijd leuk, maar toch noodzakelijk. Dit bleek ook uit de voorbeelden die de aanwezigen uit hun eigen werksituatie naar voren brachten. Een van hen merkte op: “Ik kan enkel in vrijheid werken door de duidelijke regels en procedures die het stroomlijnen en het kader faciliteren waarbinnen ik kan mijn vak kan uitoefenen.”

Doorgeslagen bureaucratie

In het gesprek dat zich ontspon werd opgemerkt: “Bureaucratie is noodzakelijk, maar er bestaat ook zoiets als doorgeslagen bureaucratie en dat is uiterst onwenselijk.” Regels kunnen een eigen zelfstandigheid krijgen, waardoor zij protocollair worden toegepast op allerhande situaties waarin zij eigenlijk niet relevant zijn. Een van de aanwezigen noemde een voorbeeld uit zijn voormalige werksituatie: “Om ongelukken in het trappenhuis te voorkomen was de regel: iedereen loopt aan de rechterkant de trap op. Toen ik eens, in een totaal uitgestorven pand, aan de linkerkant de trap opliep, werd ik op het matje geroepen: dit was niet volgens het protocol.”

Vertrouwen in mensen

Een van de redenen waardoor een doorgeslagen vorm van bureaucratie kan ontstaan is wanneer mensen zelf niet meer nadenken, maar slechts op de automatische piloot de regeltjes navolgen. Een andere oorzaak is het feit dat het gebrek aan vertrouwen in mensen vaak opgevuld wordt met de toevoeging van nieuwe regels. Al deze regels kunnen mensen demotiveren en/of leiden tot luiheid en een gebrek aan kritisch denkvermogen. Geconcludeerd wordt daarom dat het ‘onmenselijke’ bureaucratische systeem, wil het goed functioneren, gebaat is bij mensen die elkaar vertrouwen. Niet het functioneren van de bureaucratie op zich, maar een gezonde interactie tussen de mens en het systeem, vormt de ware kracht van een organisatie.

Dit is een programma van Radboud Reflects in samenwerking met de Faculteit der Managementwetenschappen in het kader van de Maand van de Ethiek.

Door: Rob van de Ven

Wil je op de hoogte blijven van onze activiteiten? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.