Het college van bestuur heeft de gedragscode voor de Radboud Universiteit vastgesteld. In deze gedragscode staan de uitgangspunten voor het gedrag van de medewerkers van de Radboud Universiteit. Deze Gedragscode is een kader voor integer handelen waarin verwezen wordt naar verschillende regelingen. In deze regelingen, die je vindt op de website van de universiteit, zijn nadere regels over specifieke situaties en/of gedrag concreet uitgewerkt.
Verantwoordelijkheid
We zijn allemaal vertegenwoordigers van de Radboud Universiteit. We nemen verantwoordelijkheid voor ons eigen handelen en denken hier vooraf en achteraf over na. Vragen die belangrijk zijn om constant te stellen zijn bijvoorbeeld: hoe gaan we met elkaar om, luisteren we echt en hoe gaat het met iedereen? Als we twijfels hebben, dan is uitspreken en het gesprek hierover hebben erg belangrijk. Ook als er ontoelaatbare zaken gebeuren, is het essentieel dat je weet waar je terecht kunt om in vertrouwen hierover het gesprek te kunnen aangaan.
We laten als medewerker van de Radboud Universiteit (persoonlijk) leiderschap zien waarbij moed, verbinding en openheid, evenals erkennen en waarderen kernbegrippen zijn. Keuzes kunnen we verantwoorden en we zijn aanspreekbaar op ons gedrag. We gaan het gesprek aan met elkaar om dilemma’s te bespreken. Ook wanneer de gedragscode of de regelingen niet voorzien in specifieke omstandigheden zijn we zelf verantwoordelijk voor ons eigen integer handelen.
Algemeen
De Radboud Universiteit wil haar medewerkers een inspirerend, prettig en veilig werkklimaat bieden. Hier ontmoeten mensen van verschillende nationaliteiten en met uiteenlopende achtergronden elkaar en werken er met elkaar samen. De Radboud Universiteit streeft een klimaat van academische vrijheid na, waarin de open discussie en vrijheid van geest, denken en spreken voorop staat. Allen die aan onze universiteit verbonden zijn, als student, medewerker of bezoeker, dragen bij aan respectvol behandelen. Dit is ongeacht geslacht, herkomst, godsdienstige overtuiging, politieke opvattingen, seksuele voorkeur, beperking, rol of functie. We verwachten dat iedereen zich actief inzet voor een veilige werkomgeving binnen de instelling.
De Radboud Universiteit heeft een leiderschapsvisie ‘Moed, verbinding en openheid’ uitgewerkt. Deze visie benadrukt het belang van (persoonlijk) leiderschap, aangezien leiderschap de organisatie weerspiegelt. Integriteit en integer handelen spelen een centrale rol. Met integer handelen bedoelen we betrouwbaar, eerlijk, oprecht en respectvol zijn in gedrag. Iedereen die te maken heeft met de Radboud Universiteit, moet erop kunnen vertrouwen dat de universiteit en haar medewerkers integer handelen en een voorbeeldrol vervullen met onderzoek, onderwijs, de impact en de wijze waarop we met elkaar omgaan - als instelling en als individu.
Integer gedrag wordt vaak verschillend geïnterpreteerd. Daarom is het belangrijk dat we hierover het gesprek aangaan, nu en in de toekomst. Integriteit gaat pas echt leven in de dagelijkse praktijk en in de gespreken die we met elkaar hierover voeren. Het is een kwestie van bewust zijn van belangen en mogelijke effecten, van afwegen en keuzes maken. Door regelmatige reflectie en gesprek in de organisatie is het mogelijk nader te preciseren en te concretiseren wat integriteit betekent voor ons gedrag in de praktijk.
Voor wie geldt de Gedragscode?
De Gedragscode geldt voor alle medewerkers van de Radboud Universiteit, dus ook voor student-assistenten, stagiairs en oproepkrachten. Naast medewerkers zijn er ook andere personen werkzaam voor de Radboud Universiteit, zoals (extern ingehuurde) gastdocenten en -onderzoekers, opdrachtnemers en uitzendkrachten. Ook voor hen geldt de Gedragscode.
De Gedragscode en de onderliggende regelingen zijn niet vrijblijvend. De onderliggende regelingen zijn juridisch bindend. De Gedragscode is een aanvullend kader op (bestaande) regelgeving en is juridisch niet bindend. De code is bedoeld om medewerkers te kunnen aanspreken bij ontoelaatbaar gedrag. Dit kan bij ernstige schendingen leiden tot arbeidsrechtelijke maatregelen.
Deze gedragscode richt zich niet op studenten. Voor hen geldt het Studentenstatuut.
Gemeenschappelijke waarden
De Gedragscode omvat een aantal basiswaarden – en normen die ons professionele gedrag sturen. De universiteit streeft ernaar dat iedere medewerker:
- oprecht, eerlijk en onbevooroordeeld is in gedrag naar andere medewerkers en studenten.
- respect heeft voor ieder mens en voor de verschillen tussen mensen en iedereen gelijk behandelt: je onthoudt je van iedere vorm van racisme, seksisme en andere vormen van discriminatie. Iedere medewerker behandelt iedereen zoals hij of zij zelf ook behandeld wil worden: respectvol en met een open houding.
- wetenschappelijk integer handelt en zich houdt aan de professionele normen en waarden van zijn of haar beroep.
- de academische vrijheid als een leidraad voor het (academische) handelen onderschrijft.
- zich niet schuldig maakt aan machtsmisbruik, seksueel getinte gedragingen en/of opmerkingen.
- zich onthoudt van verbale en fysieke agressie.
- niet onder invloed van drugs en/of alcohol is tijdens werk.
- geen tegen zichzelf of anderen gericht grensoverschrijdend gedrag accepteert.
- zakelijke en privébelangen goed uit elkaar houdt en open is over nevenwerkzaamheden.
- zorgvuldig omgaat met (vertrouwelijke) informatie, onderzoeksdata, belangen, (intellectuele) eigendommen en financiële middelen.
Spreek je uit
Spreek je uit als je zorgen hebt over het naleven van de Gedragscode of de onderliggende regels en afspraken. Ook als je denkt dat regels en afspraken worden geschonden. Je uitspreken is een vorm van persoonlijk leiderschap en is misschien niet makkelijk, maar wel heel belangrijk. Door lastige situaties met elkaar te bespreken kun je van elkaar leren en elkaar helpen te beoordelen hoe je ermee omgaat. Het bespreekbaar maken van twijfels kan ook integriteitsschendingen voorkomen. Praat erover met de persoon in kwestie of met de hierna genoemde personen.
Als je te maken hebt (of hebt gehad) met grensoverschrijdend gedrag, blijf er niet mee zitten en praat erover met je leidinggevende (of diens hiërachisch leidinggevende), een collega, je HR-adviseur/-medewerker, een vertrouwenspersoon, de Ombudsfunctionaris of met het college van bestuur. Zij zijn er om je te helpen en gaan hier in vertrouwen mee om.
Goed werkgeverschap, goed werknemerschap
Zoals iedere werkgever heeft de Radboud Universiteit een zorgplicht. Een goede werkgever gedraagt zich behoorlijk ten opzichte van medewerkers, respecteert hun rechten, maakt geen misbruik van bevoegdheden, zorgt voor goede arbeidsomstandigheden en creëert een veilige werkomgeving. Ook een helder integriteitsbeleid is een essentieel onderdeel van de zorgplicht. Het scheppen van een veilig klimaat is een verantwoordelijkheid van de Radboud Universiteit, evenals integriteitsvraagstukken in de organisatie bespreekbaar maken en bewustwording stimuleren.
Van jou als medewerker wordt verwacht dat je je als een goede werknemer gedraagt. Goed werknemerschap houdt onder meer in dat medewerkers zorgvuldig en verantwoordelijk omgaan met bevoegdheden, middelen en informatie en het algemeen belang leidend laat zijn. Medewerkers zijn in staat verleidingen te weerstaan en risicovolle situaties te vermijden. Regels worden geïnterpreteerd naar de letter én de geest. De medewerker is bereid overwegingen (vooraf dan wel achteraf) te laten toetsen en daarover verantwoording af te leggen.
Integer handelen vindt plaats in de dagelijkse praktijk en is niet gebonden aan werkplek en werktijd. De scheidslijn tussen werk en privé is in de huidige digitale wereld dun geworden en werkvormen zijn flexibel. Het is dus van belang dat je je als medewerker realiseert dat privégedrag invloed kan hebben op goed werknemerschap en dat daaruit gevolgen voor de universiteit als werkgever kunnen voortvloeien. Denk bijvoorbeeld aan uitspraken op (social) media of gedrag dat moeilijk te rijmen valt met je functie bij de universiteit.
Voorbeeldfunctie leidinggevende
Alle medewerkers van de universiteit zijn verantwoordelijk voor hun eigen handelen en zijn daarmee een voorbeeld voor anderen. Bestuurders, leidinggevenden, toezichthouders, (universitair) docenten, hoogleraren aan de universiteit hebben een bijzondere verantwoordelijkheid in het uitdragen van integer en respectvol gedrag. Zij dragen het beleid uit. Zij creëren de voorwaarden voor een veilige werkomgeving en voor inspirerende samenwerking in teams. Zij luisteren naar en gaan het gesprek aan met de medewerkers. Zij spreken medewerkers aan op ongeoorloofd gedrag en staan tegelijkertijd open voor kritiek en suggesties van medewerkers. Leidinggevenden zijn zich bewust van de afhankelijkheid en de machtsongelijkheid die er bestaat in relatie tot medewerkers en studenten.
Leidinggevenden vertegenwoordigen in de dagelijkse praktijk de Radboud Universiteit als werkgever. Zij hebben een rol als goed werknemer én goed werkgever. Leidinggevenden helpen medewerkers bij het voldoen aan de gestelde (integriteits)verwachtingen. Daarbij steunen en beschermen zij medewerkers die niet integer gedrag aankaarten. Ook spreken zij medewerkers aan op niet integer gedrag en nemen ze zo nodig maatregelen.
Leidinggevenden op alle niveaus zijn alleen geloofwaardig als zij zelf het goede voorbeeld geven. Van hen wordt inspirerend leiderschap en voorbeeldgedrag verlangd. Zij zijn zich hier voortdurend van bewust, ze laten zien dat integriteit belangrijk is en verdiepen zich in het onderwerp. Zij moeten integriteitsrisico’s ook tijdig herkennen, benoemen en goed aanpakken. De leiderschapsvisie ‘Moed, verbinding en openheid’ van de universiteit is hier o.a. de leidraad voor.
Dit betekent dat de organisatie ook nadrukkelijk een verantwoordelijkheid naar leidinggevenden toe heeft. Zij hebben advies en begeleiding nodig om hun rol naar behoren te kunnen vervullen. Ook collegiaal overleg tussen leidinggevenden over integriteit(svraagstukken) is belangrijk. Samen kan het management zo blijven toetsen of integriteit voldoende wordt geborgd.
Als er een verschil van inzicht bestaat tussen een medewerker en de leidinggevende over de toepassing van deze gedragscode of de onderliggende regelingen, staat het de medewerker en de leidinggevende vrij zich te wenden tot diens hiërarchisch leidinggevende.
Vertrouwenspersonen en Ombudsfunctionaris
Iedereen kan te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen op de werkvloer, zoals pesten, agressie, machtsmisbruik of (seksuele) intimidatie. Het bespreekbaar maken met de persoon in kwestie of met je leidinggevende kan een drempel zijn of in sommige situaties zelfs onmogelijk. Daarom heeft de universiteit vertrouwenspersonen. Een vertrouwenspersoon luistert helpt je om te bepalen wat je zelf kan doen om de situatie op te lossen. De vertrouwenspersoon kan je ook adviseren over de andere mogelijkheden die er binnen de Radboud Universiteit zijn, zoals bijvoorbeeld het indienen van een klacht bij de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen of doorverwijzen naar de Ombudsfunctionaris. De Ombudsfunctionaris kan mogelijk een rol vervullen op het gebied van ongewenste omgangsvormen, bijvoorbeeld door onderzoek te doen naar grotere trends of systematische tekortkomingen in de organisatie en/of te bemiddelen tussen een melder en de organisatie.
Specifieke regels omtrent gedrag
Ongewenste omgangsvormen
Om een goed en veilig werk- en studieklimaat te realiseren, is iedere vorm van ongewenst gedrag en ongewenste omgangsvormen ontoelaatbaar. Ongewenste omgangsvormen zijn omgangsvormen die zo hinderlijk zijn, dat je er last van hebt bij het werk. Wat ongewenst is, bepaal je in eerste instantie zelf. Wat voor de één ongewenst is, hoeft dat voor een ander niet te zijn. Het wordt pas een probleem wanneer de melder en de beschuldigde er samen niet uitkomen.
Sommige vormen van ongewenste omgangsvormen zijn voor iedereen duidelijk: discriminatie, (seksuele) intimidatie, bedreigingen, roddelen, pesten, wetenschappelijke sabotage en allerlei vormen van fysiek en psychisch geweld. Andere vormen zijn subtieler, maar kunnen het werkplezier of de werksfeer sterk verminderen/verslechteren. Het kan zijn dat veroorzaker zich niet bewust is van het feit dat hij/zij jou tot last is. Je kunt daarom het beste deze persoon erop wijzen dat dit gedrag storend is. Je kan ook iemand vragen om het die persoon te vertellen, bijvoorbeeld je leidinggevende, HR- adviseur of een andere collega. Een andere mogelijkheid is contact opnemen met een vertrouwenspersoon. Belangrijk is dat je er niet mee rond blijft lopen; praat erover! Ook wanneer je als omstander ongewenste omgangsvormen waarneemt, is het belangrijk je hierover uit te spreken.
Regeling ongewenste omgangsvormen
Relaties op de werkvloer
Het kan voorkomen dat medewerkers van de Radboud Universiteit niet alleen collega’s van elkaar zijn, maar ook goede vrienden, (ex-)partners of familie. Het is in deze gevallen extra belangrijk dat alle betrokkenen professioneel en objectief blijven en zich bewust zijn van de (schijn van) integriteitsrisico’s die deze privérelaties met zich mee kunnen brengen. Denk bij integriteitsrisico’s b.v. aan (de schijn van) partijdigheid of gebrek aan objectiviteit en/of van bevoordeling of benadeling in de professionele relatie.
Situaties waarin vrienden, partners of familieleden in een hiërarchische relatie werken of elkaars werk beoordelen of controleren, zijn ongewenst. De relatie tussen een promovendus en zijn/haar (co)promotor of begeleider verdient hierbij aparte vermelding. Deze relatie is bijzonder, gelet op de afhankelijkheid en machtsongelijkheid in de onderlinge verhouding.
Voor de duur van het promotietraject is een persoonlijke relatie tussen promovendus en (co)promotor of begeleider om die reden ongewenst. Is hier in jouw geval sprake van, dan meld je dit direct bij de leidinggevende of diens leidinggevende, ook als de impact van de relatie volgens jou geen risico vormt. Indien gewenst kan je je laten adviseren door een HR medewerker of een vertrouwenspersoon. De leidinggevende bespreekt met jou welke mogelijke risico’s en oplossingen er zijn. Zo nodig maken jullie werkafspraken, worden taken anders verdeeld of gaat een van beiden naar een andere afdeling.
Een meldplicht geldt ook wanneer de medewerker van de universiteit een professionele en een privé-relatie heeft met een externe relatie van de universiteit, zoals een aannemer, klant of leverancier.
Relatie docent-student
De relatie tussen docenten en studenten is bijzonder, gelet op de afhankelijkheid en de machtsongelijkheid in de onderlinge verhouding. Docenten maken geen misbruik van de (vertrouwens)relatie die tussen docenten en studenten bestaat; een respectvolle bejegening staat voorop. Docenten zijn zich hiervan voortdurend bewust. Docenten zijn zich, net als leidinggevenden, ook bewust van hun voorbeeldfunctie en dragen de in deze Gedragscode vastgelegde normen in woord en daad uit.
Voor de duur van de professionele relatie mogen docenten geen privérelatie met een student hebben die de onpartijdigheid of objectiviteit van de professionele relatie in opspraak kan brengen of die kan leiden tot bevoordeling of benadeling van een student.
Docenten vermijden persoonlijke contacten met individuele studenten in situaties of op locaties (b.v. één op één thuis ontvangen van een student), waarin zij de schijn van (seksuele) intimidatie of machtsmisbruik zouden kunnen oproepen of die, op dat moment of achteraf, zo geïnterpreteerd zouden kunnen worden. De universiteit streeft naar een veilige werkomgeving waarin docenten en andere medewerkers elkaar hierop aanspreken en elkaar wijzen op het voorkomen van (mogelijk) ongewenst gedrag.
Bovenstaande geldt niet alleen voor docenten, maar voor elke medewerker (WP of OBP) die in een professionele relatie staat tot een student. Indien een persoonlijke relatie bestaat of ontstaat, geldt een meldplicht voor de medewerker. De medewerker kijkt samen met de leidinggevende naar mogelijke risico’s en oplossingen. Zo nodig worden werkafspraken gemaakt, taken anders verdeeld of wordt de medewerker overgeplaatst naar een andere afdeling.
Regeling persoonlijke relaties op de werkvloer
Omgaan met nevenwerkzaamheden
Als je als medewerker naast je universitaire functie nevenwerkzaamheden verricht, dien je daarover transparant te zijn. In sommige gevallen moet er toestemming worden verleend voor het mogen uitvoeren van een nevenfunctie. Dit zijn nevenwerkzaamheden die klaarblijkelijk een relatie hebben met de werkzaamheden bij de universiteit, die mogelijk het belang van de universiteit kunnen schaden, en/of die een goede en volledige functievervulling in het gedrang kunnen brengen. Iedere medewerker handelt conform de regeling Nevenwerkzaamheden.
Beleidskader nevenwerkzaamheden
Wetenschappelijke integriteit
Inbreuk op de wetenschappelijke integriteit omvat al het handelen dat in strijd is met de algemene professionele wetenschappelijke beginselen. Daaronder valt in ieder geval het vervalsen of manipuleren van onderzoeksgegevens of machinaties bij het weergeven van gegevens. Ook misleiding, plagiaat en onrechtmatig uitoefenen van intellectuele eigendomsrechten behoort tot inbreuk op de wetenschappelijke integriteit. Op alle betrokkenen bij het onderwijs en onderzoek van onze universiteit rust een eigen verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de wetenschappelijke integriteit. Iedere medewerker handelt conform de regeling Wetenschappelijke integriteit.
Kennisbescherming en kennisexploitatie
Klokkenluidersregeling
Als je het vermoeden hebt dat er sprake is van een misstand op de universiteit, kan de Klokkenluidersregeling verder helpen. Bij een misstand gaat het in dit verband over een overtreding van de wet of van regelgeving, of een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu. Maar ook over verkeerd handelen of nalaten dat het functioneren van de universiteit schaadt. De Klokkenluidersregeling helpt om een vermoeden van een misstand te melden, zonder dat je daardoor in de problemen komt. Voor informatie, advies en ondersteuning kan je terecht bij de vertrouwenspersoon integriteit in het kader van de Klokkenluidersregeling.
Alcohol en andere verdovende middelen
Als werkgever is de Radboud Universiteit verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder medewerkers functioneren. Het gebruik van alcohol en/of drugs door een medewerker kan een negatieve invloed hebben op het functioneren en de inzetbaarheid van de medewerker zelf, maar ook gevolgen hebben voor de omgeving, zoals collega’s, studenten en externen. Dit geldt zowel voor gebruik binnen werktijd als alcohol- of drugsgebruik daarbuiten. Als je bijvoorbeeld op zondagavond drugs gebruikt of stevig alcohol drinkt, kan je daar mogelijk de volgende ochtend op het werk nog de gevolgen van ondervinden en kun je hier door de leidinggevende op aangesproken worden.
Regeling alcohol- en drugsgebruik
(Social) media
(Social) media zijn niet meer weg te denken uit ons persoonlijke leven en uit ons werkende leven. In relatie tot de werkomgeving brengt het gebruik van alle (social) media een bepaalde verantwoordelijkheid met zich mee.
In de contacten met de buitenwereld is iedere medewerker een ambassadeur van de universiteit. Dat wil zeggen dat iedere medewerker de universiteit naar buiten toe vertegenwoordigt. De Radboud Universiteit ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis ook via (social) media. Maar het is ook goed om te kijken naar de keerzijde: hoe behoud ik mijn privacy en respecteer ik die van mijn collega’s, realiseer ik me dat de hele wereld mee kan lezen, wat als anderen zich negatief over me uitlaten? En net zo belangrijk: ben ik respectvol in mijn uitlatingen over mijn werk, collega’s en de universiteit?