Huishoudelijk reglement van de GV

Vastgesteld op 31 maart 2025

Afdeling 1: Algemene bepalingen

Artikel 1.1 Definities en afkortingen

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

a.   Afgevaardigden van de UMC-Raad: de leden bedoeld in artikel 33 van het Reglement UMC-Raad.
b.   AGV: de afsluitende gezamenlijke vergadering als bedoeld in artikel 4.5 van dit huishoudelijk reglement.
c.   Beleidsvragen: vragen die zien op de afwegingen en argumenten van het CvB met betrekking tot een voorgenomen of reeds genomen besluit.
d.   CvB: het college van bestuur als bedoeld in artikel 3 van de statuten.
e.   FGV: de facultaire gezamenlijke vergadering als bedoeld in artikel 40 en 41 van de Structuurregeling.
f.   GV: de gezamenlijke vergadering, bestaande uit de leden van de UGV en de afgevaardigden vanuit de UMC-Raad.
g. Informatieve vragen: alle vragen die niet als beleidsvragen kwalificeren.
h.   OR: de ondernemingsraad.
i.   ovGV: de overlegvergadering gezamenlijke vergadering als bedoeld in artikel 4.4 van dit huishoudelijk reglement waarin het overleg plaatsvindt tussen het CvB en de GV.
j.   Presidium GV: het presidium van de GV, bestaande uit het dagelijks bestuur van de OR en het Presidium van de USR.
k.   RvT: de raad van toezicht van de Radboud Universiteit.
l.   Reglement UGV/FGV: het Reglement Universitaire gezamenlijke vergadering en facultaire gezamenlijke vergadering 2018 van de Radboud Universiteit, of een eventueel later aangenomen versie, in welk geval de in dit huishoudelijkregelement genoemde artikelnummers zo nodig verbeterd moeten worden gelezen.
m.   Reglement UMC-Raad: het Reglement UMC-Raad 2011, of een eventueel later aangenomen versie, in welk geval de in dit huishoudelijk regelement genoemde artikelnummers zo nodig verbeterd moeten worden gelezen.
n.   Structuurregeling: de Structuurregeling 2021 van de Radboud Universiteit, of een eventueel later aangenomenversie, in welk geval de in dit huishoudelijk regelement genoemde artikelnummers zo nodig verbeterd moeten worden gelezen.
o.   UGV: de universitaire gezamenlijke vergadering als bedoeld in artikel 39 van de Structuurregeling, bestaande uit de leden van de OR en de leden van de USR.
p.   USR: de universitaire studentenraad, als bedoeld in artikel 39 van de Structuurregeling.
q.   VGV: de voorbereidende gezamenlijke vergadering als bedoeld in artikel 4.3 van dit huishoudelijk reglement.

  Artikel 1.2 Geldigheid en reikwijdte

  1. Dit huishoudelijk reglement ondersteunt en concretiseert hoofdstuk II van het Reglement UGV/FGV.
  2. Dit huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan het Reglement UGV/FGV.

  Artikel 1.3 Vaststelling en wijziging

  1. Het huishoudelijk reglement wordt bij aanvang van het academisch jaar ter informatie geagendeerd op de eerste VGV.
  2. Niettegenstaande artikel 6.2, wordt dit huishoudelijk reglement ten hoogste éénmaal per academisch jaar gewijzigd, bij voorkeur bij of kort na aanvang van het academisch jaar.
  3. Wijziging van dit huishoudelijk reglement kan bij gewone meerderheid van stemmen, waarbij de regels rondstemming zoals vastgelegd in artikel 2.2.3 van het Reglement UGV/FGV van kracht zijn.
  4. Voorstellen voor wijzigingen dienen schriftelijk te worden ingediend bij het presidium GV ter agendering in de eerstvolgende cyclus.

  Afdeling 2: Jaarcyclus

  Artikel 2.1 Jaarkalender

  1.  Jaarlijks wordt door het presidium GV, in afstemming met het ambtelijk secretariaat van de GV en de griffie van het CvB, een vergaderkalender voor de vergadercyclus voor een kalenderjaar vastgesteld. Bij de planning wordt - waar mogelijk – rekening gehouden met tentamenperiodes.
  2. In afwijking van de vastgestelde jaarkalender kunnen in de loop van het jaar extra vergaderingen gepland worden.

  Artikel 2.2 Vergadercyclus

  1. De GV vergadert aan de hand van een vaste vergadercyclus die begint in de week van het agendaoverleg.

  2. De vergadercyclus wordt nader omschreven in afdeling 4 van dit huishoudelijk reglement en bestaat chronologisch achtereenvolgens uit:

    a. het agendaoverleg,

    b. de commissievergaderingen,

    c. de voorbereidende gezamenlijke vergadering (VGV),

    d. de overlegvergadering (ovGV) en

    e. de afsluitende gezamenlijke vergadering (AGV).

Afdeling 3: Presidium GV

Artikel 3.1 Samenstelling

Het presidium GV bestaat uit het dagelijks bestuur van de OR en het Presidium van de USR.

Artikel 3.2 Taken en bevoegdheden

  1. Het presidium GV is verantwoordelijk voor:

    a. het vaststellen van de (voorlopige) agenda van de vergadercyclus op basis van onderwerpen dievoorafgaand aan de vergadercyclus zijn aangedragen door het CvB en/of (leden van) de GV.

    b. het voorbereiden van de verschillende vergaderingen van de vergadercyclus en het vaststellen van de voorlopige agenda’s daarvan.

    c. de goede gang van zaken tijdens de vergaderingen.

  2. Het presidium GV draagt zorg voor het voorzitterschap van de diverse vergaderingen, commissies en werkgroepen.
  3. Het presidium GV draagt enkel de mening van de GV als geheel uit naar derden.
  4. Bij benoemingen van leden van de RvT wordt het presidium GV voor benoeming namens de GV gehoord door de RvT.

Afdeling 4: Vergadercyclus

Artikel 4.1 Agendaoverleg

  1. Als voorwaarde voor bespreking van een onderwerp in een bepaalde vergadercyclus geldt dat de daarvoor vereiste documenten uiterlijk drie werkdagen voorafgaand het agendaoverleg worden aangeleverd bij het ambtelijk secretariaat.
  2. De agenda en stukken worden minimaal twee weken voor de commissievergadering met de GV gedeeld.
  3. De agenda van de VGV en de ovGV wordt uiterlijk een week voor de vergadering verstrekt.
  4. De agenda voor de AGV wordt uiterlijk twee werkdagen voor de vergadering verstrekt.
  5. Als een vergadering besloten is, wordt dit voorafgaand aan de vergadering via de agenda medegedeeld.
  6. In zwaarwegende gevallen kan het presidium GV van de voorgaande artikelleden gemotiveerd afwijken.

Artikel 4.2 Commissievergaderingen

  1. De GV heeft de volgende vaste commissies:

    a. Financiën, Vastgoed, ICT en Personeel (FVIP);

    b. Onderwijs, Onderzoek en Studenten (OOS);

    c. Strategie, Beleid en Bestuur (SBB).

  2. De commissies vergaderen in beginsel eenmaal per vergadercyclus ter voorbereiding op de VGV.
  3. Alle leden van de GV mogen participeren in de commissievergaderingen.
  4. Alle commissievergaderingen zijn in beginsel openbaar. De voorzitter van de commissievergadering kan de vergadering – of een gedeelte daarvan - vooraf of tijdens de vergadering besloten verklaren in geval vanbehandeling van vertrouwelijke agendapunten of op verzoek van een of meer leden van de GV.
  5. De commissievergaderingen hebben als doel om voorafgaand aan de VGV informatie op te halen en zonodig adviezen aan de GV op te stellen ten behoeve van diens besluitvorming.
  6. De voorzitter en/of vicevoorzitter van de commissie nodigt bij de commissievergadering beleidsmedewerkers uitom informatieve vragen te beantwoorden en/of toelichting te geven.
  7. Het lid van het CvB dat de betreffende portefeuille beheerd is bij voorbaat uitgenodigd om de commissievergadering op onderwerpen bij te wonen.
  8. Het is mogelijk om tot uiterlijk een week voorafgaand aan de commissievergadering schriftelijk informatievevragen aan te leveren via het ambtelijk secretariaat. Deze worden verstuurd naar de uitgenodigde beleidsmedewerkers en het CvB.
  9. Indien informatieve vragen op de commissievergadering niet of onvoldoende zijn beantwoord of indien er nieuwe informatieve vragen rijzen tijdens of na de commissievergadering is het mogelijk om tot uiterlijk de dag na de commissievergadering via het ambtelijk secretariaat aanvullende informatieve vragen te stellen het CvB.
  10. De commissie stelt, indien zij dat noodzakelijk acht, beleidsvragen op. Deze worden schriftelijk aan het CvB aangeboden.
  11. De commissie stelt een preadvies aan de GV vast ten behoeve van de uiteindelijke besluitvorming. In dit preadvies wordt een met argumenten omkleed voorstel gedaan voor een uiteindelijk besluit. Indien door de hoeveelheid aan dossiers op de agenda het niet mogelijk is om van alle discussies verslag te doen, danhebben de dossiers met instemmings- of adviesrecht daarbij prioriteit.
  12. Indien een onderwerp van een commissievergadering voor de ovGV wordt geagendeerd, benoemt de commissie woordvoerders voor de ovGV. Er worden minimaal twee woordvoerders aangewezen: in beginsel één namens de OR en de afgevaardigden van de UMC-Raad gezamenlijk en één namens de USR. Indienéén van beide geledingen afziet van het aanwijzen van een woordvoerder, wijst de andere geleding twee woordvoerders aan.
  13. De preadviezen aan de GV worden opgesteld door het ambtelijk secretariaat en vastgesteld door de voorzitter en vicevoorzitter van de commissie en de woordvoerders van het betreffende onderwerp.

Artikel 4.3 Voorbereidende gezamenlijke vergadering (VGV)

  1. De VGV is bedoeld voor mededelingen door het presidium GV en de bespreking van de agendapunten voor de ovGV.
  2. In de VGV kunnen leden zaken met betrekking tot de werking van de GV voordragen voor agendering in de AGV.
  3. Bij aanvang van de VGV kunnen leden onderwerpen ter bespreking voordragen. Afhankelijk van de agenda worden deze onderwerpen op de VGV of op de AGV besproken.
  4. Besluitvorming vindt enkel plaats op de VGV of de AGV.

Artikel 4.4 Overlegvergadering (ovGV)

De overlegvergadering wordt beschreven in afdeling 2 van het Reglement UGV/FGV.

Artikel 4.5 Afsluitende gezamenlijke vergadering (AGV)

  1. Tijdens de AGV vindt de standpuntbepaling van de GV plaats. Hiervan wordt een schriftelijke weergave geschreven door het ambtelijk secretariaat.
  2. Standpuntbepaling vindt plaats door middel van stemming. De stemprocedure staat beschreven in artikel 2.2.3 van het Reglement UGV/FGV.
  3. Tijdens de AGV kunnen ook intern onderwerpen, zoals bedoeld in artikel 4.3 lid 2 en 3, besproken worden. Bespreking van deze onderwerpen is in beginsel niet openbaar. Naar aanleiding van een bespreking van deze onderwerpen kan eveneens besluitvorming plaatsvinden conform de procedure beschreven in artikel 2.2.3 vanhet Reglement UGV/FGV.

Artikel 4.6 Rondvragen

  1. Het is mogelijk schriftelijke rondvragen in te dienen ten behoeve van de GV.
  2. Schriftelijke rondvragen kunnen worden ingediend via het ambtelijk secretariaat vanaf een week voorafgaand aan de commissievergaderingen tot en met twee dagen na de commissievergaderingen.
  3. De schriftelijke rondvragen worden in de week na de commissievergadering verstuurd naar het CvB ter beantwoording
  4. Tussen het moment van het aanleveren van de schriftelijke rondvraag en het versturen naar het CvB maakt het presidium GV – in overleg met de vragensteller – een schifting tussen vragen die als rondvraag op de ovGV worden behandeld en rondvragen die als agendapunt worden aangedragen voor de volgende vergadercyclus.Het presidium GV vraagt aan het CvB (via de griffier) het betreffende beleidsstuk of schriftelijk antwoord aan te leveren voor de eerstvolgende commissievergadering.
  5. Het is tevens mogelijk om op de GV een mondelinge rondvraag te stellen.

Afdeling 5: Buitengewone commissies en werkgroepen

  Artikel 5.1 Instellen van buitengewone commissies en werkgroepen

  1. De GV kan buitengewone commissies en/of werkgroepen instellen. Dit zijn commissies die zich buigen overspecifieke onderwerpen van omvangrijke aard met een beperkte looptijd.
  2. Buitengewone commissies krijgen het mandaat om met beleidsmedewerkers te spreken en preadviezen op testellen, maar zijn niet bevoegd om tot besluitvorming over te gaan of de GV op enigerlei wijze te binden.

Afdeling 6: Slotbepalingen

  Artikel 6.1 Vangnetbepaling

In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de GV bij gewogen meerderheid.

Artikel 6.2 Afwijken van het huishoudelijk reglement

In bijzondere gevallen kan de GV bij unanimiteit besluiten om af te wijken van de bepalingen van dit huishoudelijk reglement.

Artikel 6.3 Inwerkingtreding

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 april 2025.

Ambtelijk Secretariaat Medezeggenschap Bijgewerkt op: Geldig vanaf: