Regeling Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden

Gelet op en in aanvulling op hoofdstuk 5 van de CAO Nederlandse Universiteiten stelt de werkgever de navolgende regeling vast.

Paragraaf I Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Radboud Universiteit: Stichting Radboud Universiteit;
2. CAO: CAO Nederlandse Universiteiten;
3. Wet LB: Wet op de loonbelasting1964;
4. Uitvoeringsbesluit LB: Uitvoeringsbesluit loonbelasting1965;
5. Loonheffingen: loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet;
6. Belastingvrije vergoeding: een bedrag dat de Radboud Universiteit aan een werknemer betaalt om bepaalde door de werknemer gemaakte kosten te dekken en welk bedrag op grond van de fiscale regelgeving niet tot het loon van de werknemer hoeft te worden gerekend;
7. Ruilkeuze: het door de werknemer uitruilen van beloningsbestanddelen door afstand te doen van een bron, zoals bedoeld in artikel 4, en het in ruil daarvoor verkrijgen van een aanspraak op een doel, zoals bedoeld in artikel 9.

Artikel 2 Deelname aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden

1. Deelname aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden staat open voor alle werknemers van de Radboud Universiteit met uitzondering van studentassistenten, werknemers die op declaratiebasis werken, stagiair(e)s en vakantiekrachten.
2. Voor deeltijders geldt dat de aanstellingsomvang geen invloed heeft op de maximale omvang van de in te zetten bronnen. Artikel 1.4, lid 5 van de CAO (het naar rato beginsel voor deeltijders) is niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald.

Artikel 3 Keuzemoment

1. De werknemer kan gedurende het gehele kalenderjaar ruilkeuzesmaken.
2. De werknemer dient de ruilkeuze kenbaar te maken uiterlijk vóór de eerste dag van de maand waarin normaal gesproken de bron tot uitkering komt. Voor de vakantie-uitkering is dat vóór 1 mei van het lopende kalenderjaar. Voor de eindejaarsuitkering is dat vóór 1 december van het lopende kalenderjaar.

Paragraaf II De Bronnen

Artikel 4 De bronnen

1. De werknemer kan in het kader van een ruilkeuze afstand doen van de volgende bronnen:
   a. vakantie-uren;
   b. salaris;
   c. vakantie-uitkering;
   d. eindejaarsuitkering;
   e. budget kunst-, cultuur- en sportvergoeding.
2. Het totaal aan bronnen (met uitzondering van vakantie-uren en het budget kunst-, cultuur- en sportvergoeding) waarvan de werknemer in het kader van ruilkeuzes in een kalenderjaar afstand doet, mag niet meer bedragen dan 30% van het pensioengevend loon vóór toepassing van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Hierdoor kan de verlaging van het pensioengevend loon achterwege blijven na toepassing van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.
3. Werknemers ontvangen in het keuzemodel een budget kunst-, cultuur- en sportvergoeding van €100 onbelast per jaar. Dit budget sportvergoeding wordt vastgesteld naar rato van het deeltijdpercentage en is uitsluitend te besteden aan het doel kunst-, cultuur- en sportvergoeding. De peildatum voor het vaststellen van de omvang van het deeltijdpercentage is de 1e dag van de maand waarin de werknemer de ruilkeuze maakt. Het budget kunst-, cultuur- en sportvergoeding kan niet op een andere manier te gelde worden gemaakt.
4. De werknemer op wie de 30%-regeling (de bewijsregel) zoals bedoeld in artikel 31a, lid 2, onderdeel e van de Wet LB en artikel 10e en volgende van het Uitvoeringsbesluit LB van toepassing is verklaard, kan alleen de bron vakantie-uren en de bron budget kunst-, cultuur- en sportvergoeding inzetten. De andere bronnen kunnen niet worden ingezet.

Artikel 5 Vakantie-uren en compensatie-uren

1. Het inzetten van vakantie-uren als bron is slechts mogelijk indien de vakantie-uren zijn geregistreerd conform het door de werkgever gehanteerde en aangeboden verlofregistratiesysteem
2. Onder vakantie-uren worden verstaan, de bovenwettelijke vakantie-uren die voor het betreffende kalenderjaar worden toegekend, de bovenwettelijke vakantie-uren van voorgaande jaren die nog niet zijn opgenomen en compensatie-uren van het betreffende kalenderjaar. De werknemer kan minimaal 1 vakantie-uur en maximaal 76 vakantie-uren per kalenderjaar inzetten.
3. De waarde van een vakantie-uur is bepaald op 0,704% van het voltijd bruto maandsalaris op de 1e dag van de maand waarin de werknemer de ruilkeuze maakt.
4. Als grens voor het door een werknemer in te zetten maximaal aantal vakantie-uren geldt dat het wettelijke minimum voor het aantal vakantie-uren per jaar niet wordt aangetast. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 7:634 BW dient de werknemer vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week over te houden voor vakantie, de wettelijke vakantie-uren. Dit is op voltijd basis bij gebruikmaking van de standaardwerkduur 152 uren, bij gebruikmaking van de plusvariant 160 uren en bij gebruikmaking van de minvariant 144 uren, voor deeltijders te berekenen naar rato (zie ook Regeling flexibele werkduur RU Nijmegen).
5. De ingezette vakantie-uren worden van de totale aanspraak op bovenwettelijke vakantie-uren en compensatie-uren afgeschreven.

Artikel 6 Salaris

1. Het inzetten van het salaris als bron mag er niet toe leiden dat het salaris onder het wettelijk minimumloon komt zoals bedoeld in de Wet minimumloon en minimumvakantietoeslag.
2. Het salaris wordt per ruilkeuze maandelijks in zes gelijke bedragen ingezet volgend op de maand waarin de ruilkeuze is gemaakt.

Artikel 7 Vakantie-uitkering

1. Het inzetten van de vakantie-uitkering mag er niet toe leiden dat de vakantie-uitkering onder het wettelijk minimum van de vakantie-uitkering komt zoals bedoeld in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag.
2. De ruilkeuze waarbij de vakantie-uitkering als bron wordt ingezet, moet vóór 1 mei van het lopende kalenderjaar worden gemaakt.

Artikel 8 Eindejaarsuitkering

De ruilkeuze waarbij de eindejaarsuitkering als bron wordt ingezet, moet vóór 1 december van het lopende kalenderjaar worden gemaakt.

Paragraaf III De Doelen

Artikel 9 De doelen

1. De doelen van een ruilkeuze kunnen zijn:
   a.    (aanvulling) reiskosten woon-werkverkeer;
   b.    fiets woon-werkverkeer;
   c.    scholingskosten;
   d.    vakbondscontributie;
   e.    kosten additionele vakliteratuur, congressen, seminars, symposia;
   f.    extraterritoriale kosten;
   g.    kunst-, cultuur- en sportvergoeding;
   h.    extra vakantie-uren;
   i.    extra inkomen.
2. De ruilkeuze voor een doel moet gemaakt worden uiterlijk binnen 1 maand na afloop van het kalenderjaar waarin de kosten van het doel zijn gemaakt. Dat betekent dat de ruilkeuze uiterlijk op 31 januari van het volgende kalenderjaar gemaakt moet zijn. Uitzondering hierop is  de aanvulling op de vaste reiskostenvergoeding uit artikel 10. Hiervoor geldt dat de ruilkeuze uiterlijk op 30 november van het lopende kalenderjaar gemaakt moet zijn. Voor keuzes gemaakt na 30 november geldt dat deze verrekend worden met bronnen van het volgende kalenderjaar.
3. De werknemer dient de doelen genoemd onder lid 1, onderdeel b, c, d, e, f, en g te onderbouwen met bewijsstukken. De werknemer dient hierbij een op naam van de werknemer gestelde factuur te overleggen met KvK-nummer en btw. In het geval dat voor vakliteratuur het factuurbedrag maximaal € 100 is, hoeft de factuur niet op naam gesteld te zijn. Voor het doel kunst-, cultuur- en sportvergoeding kan een betaalbewijs op naam van de werknemer ingediend worden. 

Artikel 10 (Aanvulling) reiskosten woon-werkverkeer

De werknemer kan door het inzetten van bronnen een (extra) belastingvrije vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer ontvangen. Hierbij geldt de Regeling belastingvrije vergoeding (aanvulling) reiskosten woon-werkverkeer RU Nijmegen.

Artikel 11 Fiets woon-werkverkeer en met de fiets samenhangende zaken

1. De werknemer kan éénmaal per drie kalenderjaren bronnen van het jaar waarin de ruilkeuze wordt gemaakt inzetten voor een belastingvrije vergoeding van de fiets (met of zonder elektrische trapondersteuning) en met de fiets samenhangende zaken (fietsverzekering/fietsaccessoires) of een nieuwe accu voor een elektrische fiets en/of grote onderhoudsbeurt van de fiets. Voorwaarde hierbij is dat de werknemer op meer dan de helft van het aantal reisdagen per jaar daadwerkelijk gebruik maakt van de fiets in het kader van woon-werkverkeer. Hieronder wordt ook begrepen het gebruik maken van de fiets in voor- en/of natransport (bijvoorbeeld van en naar treinstation).
2. De werknemer dient het gebruik van de fiets te verklaren door middel van het ondertekenen van een fietsverklaring. Bij het maken van de ruilkeuze dient de werknemer deze fietsverklaring te overhandigen aan de werkgever.
3. De daadwerkelijke kosten van de fiets en de daarmee samenhangende zaken worden vergoed tot een bedrag van maximaal € 1.500 (inclusief BTW).

Artikel 12 Scholingskosten

In aanvulling op en onverminderd het bepaalde in artikel 6.10 van de CAO inzake scholingsfaciliteiten, kan de werknemer de bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van de kosten van een studie of opleiding voor het gedeelte dat niet door de Radboud Universiteit wordt vergoed ingevolge artikel 3 van de Scholingsfaciliteitenregeling van de Radboud Universiteit.

Artikel 13 Vakbondscontributie

De werknemer kan bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van de door hem betaalde vakbondscontributie.

Artikel 14 Kosten additionele vakliteratuur, congressen, seminars en symposia

De werknemer kan bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van de kosten van additionele vakliteratuur en van congressen, seminars en symposia , met inbegrip van de desbetreffende reis- en verblijfkosten, indien en voor zover die niet reeds door de Radboud Universiteit worden vergoed.

Artikel 15 Extraterritoriale kosten

1. Deelname aan de 30%-regeling (de bewijsregel) zoals bedoeld in artikel 31a, lid 2, letter e van de Wet LB en artikel 10e en volgende van het Uitvoeringsbesluit LB is een onderdeel van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.
2. Indien op de extraterritoriale werknemer, zoals bedoeld in artikel 10e van het Uitvoeringsbesluit LB, niet de 30%-regeling (de bewijsregel) van toepassing is verklaard, kan de werknemer bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van extraterritoriale kosten. Onder extraterritoriale kosten worden verstaan kosten die gemaakt worden voor het aanvragen of omzetten van officiële papieren, zoals visa en rijbewijzen, maar ook kosten van medische keuringen en vaccinaties (zie besluit CPP2003/641M van de Staatssecretaris van Financiën).

Artikel 16 Kunst-, cultuur- en sportvergoeding

De werknemer kan het budget kunst-, cultuur- en sportvergoeding van €100 per jaar (naar rato van het deeltijdpercentage) inzetten voor een onbelaste kunst-, cultuur- en sportvergoeding. De vergoeding is bedoeld voor vitaliteit bevorderende activiteiten op het gebied van kunst en cultuur of een sportabonnement. Het inzetten van andere bronnen voor een onbelaste kunst-, cultuur- en sportvergoeding is niet mogelijk.   

Artikel 17 Extra vakantie-uren

1. Door het inzetten van de bronnen salaris, vakantie-uitkering en/of de eindejaarsuitkering kunnen per kalenderjaar maximaal 76 vakantie-uren extra worden verkregen.
2. De extra vakantie-uren worden toegevoegd aan de bovenwettelijke vakantie-uren van het jaar waarin de ruilkeuze is gemaakt,  of moeten voor de in artikel 18 genoemde doelen worden gebruikt.

Artikel 18 Sparen vakantie-uren

Er kunnen jaarlijks vakantie-uren worden opgespaard ten behoeve van:

• een aaneengesloten periode van sabbatical leave;
• een naar eigen inzicht in te vullen langdurig, aaneengesloten verlof of tijdelijk minder uren per week werken;
• verlenging ouderschapsverlof; en
• scholingsverlof.

Op dit verlof is de Regeling meerjaren spaarmodel vakantie-uren RU Nijmegen van toepassing.

Artikel 19 Extra inkomen

1. De werknemer kan maximaal 38 vakantie-uren per boekjaar inzetten voor extra inkomen.  
2. De waarde van een vakantie-uur is bepaald op 0,704% van het voltijd bruto maandsalaris op de 1e dag van de maand waarin de werknemer de ruilkeuze maakt.
3. Uitbetaling van het extra inkomen vindt onder inhouding van loonheffing plaats in de maand volgend op de maand waarin de ruilkeuze is gemaakt.

Artikel 20 Fiscale voorwaarden

Doelen kunnen alleen onbelast worden uitbetaald of verstrekt als de fiscale regelgeving daartoe de mogelijkheid biedt en de werknemer aan de daarbij gestelde voorwaarden voldoet. Als de fiscale regelgeving wijzigt, wordt de gewijzigde regelgeving gevolgd. De werknemer is gehouden om desgevraagd op de door de Radboud Universiteit aan te geven wijze aan te tonen dat hij aan de fiscale voorwaarden voldoet. Een eventuele naheffing van de belastingdienst op grond van het niet voldoen aan deze voorwaarden komt inclusief eventuele rente en boete voor rekening van de werknemer en zal op de werknemer worden verhaald.

Paragraaf IV Overige bepalingen

Artikel 21 Einde dienstverband

1. Het recht op deelname aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden eindigt met ingang van de dag dat de arbeidsovereenkomst met de werknemer eindigt.
2. Als de arbeidsovereenkomst met de werknemer eindigt en:

a.    het doel van een gehonoreerde ruilkeuze is uitbetaald, maar
b.    de ingezette bron is nog niet overeenkomstig de ruilkeuze verminderd,
dan vindt er een verrekening met de laatste salarisbetaling plaats of de financiële eindafrekening.

Artikel 22 Ziekte en buitengewoon verlof

1. Bij arbeidsongeschiktheid (ziekte) en gedeeltelijk buitengewoon verlof blijven afspraken over verlaging van het salaris in het kader van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden in beginsel ongewijzigd.
2. Als de werknemer gedurende één of meerdere periodes langdurig afwezig is geweest wegens vakantie, ziekte, verlof of om andere redenen, wordt de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer herberekend in die zin dat over de periode van langdurige afwezigheid vanaf dat moment geen aanspraak bestaat op een belastingvrije vergoeding. Van langdurige afwezigheid is sprake als de periode van afwezigheid onafgebroken langer dan 6 weken duurt. Ingeval van ziekte wordt de reiskostenvergoeding na herstel pas weer uitbetaald per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel. Hiervoor wordt ook verwezen naar artikel 6 van de Reis- en verhuiskostenregeling Radboud Universiteit.
3. Bij volledig buitengewoon verlof zonder behoud van bezoldiging wordt, ter beoordeling van de werkgever en na overleg met de werknemer, deelname aan het keuzemodel opgeschort dan wel vindt - voorafgaand aan de verlofverlening - verrekening met het netto salaris plaats.

Artikel 23 Gevolgen van de ruilkeuze

1. Afhankelijk van de individuele situatie van de werknemer en de gemaakte ruilkeuze(s), kan deelname aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden bijkomende gevolgen hebben voor de berekening van salarisgerelateerde uitkeringen, voor het SV-loon als grondslag voor voorzieningen op het gebied van de sociale zekerheid, zoals werkloosheidsuitkeringen en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen, en de grondslag voor de inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals de huur-, kinderopvang- en zorgtoeslag. Er wordt uitgegaan van het verlaagde salaris na toepassing van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.
2. De verlaging van het salaris heeft geen invloed op de berekening van de vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering. Voor de berekening hiervan wordt uitgegaan van het salaris vóór toepassing van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.
3. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor de gevolgen van zijn ruilkeuze(s). De gevolgen komen voor rekening en risico van de werknemer.
4. De Radboud Universiteit zal de werknemer erop wijzen dat gemaakte ruilkeuze(s) bijkomende gevolgen kunnen hebben zoals genoemd in dit artikel.

Artikel 24 Wijziging in persoonlijke omstandigheden

De werknemer is verplicht elke wijziging in de persoonlijke omstandigheden, die van invloed kan zijn op de toepassing van deze regeling, terstond en schriftelijk aan de werkgever te melden.

Artikel 25 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2022.