Regeling persoonlijke relaties op de werkvloer

Voor de Radboud Universiteit zijn aandacht voor de ander, eerlijkheid, respect en integriteit de fundamenten van een sociaal veilige omgeving en solide professionele relaties. De Radboud Universiteit waardeert en vertrouwt op de integriteit van deze relaties. Overal waar mensen samen komen kunnen naast professionele relaties ook privérelaties bestaan of ontstaan. Het doel van deze regeling is om alle medewerkers van de Radboud Universiteit te voorzien van informatie over hoe om te gaan met een mogelijke overlapping van een professionele- en privérelatie. Ten behoeve van de lees- en vindbaarheid is elk soort relatie apart genummerd.

Reikwijdte van deze regeling

De reikwijdte van deze regeling strekt zich uit tot medewerkers van de Radboud Universiteit in de ruimste zin van het woord. Hieronder vallen medewerkers van de Radboud Universiteit, maar ook gastmedewerkers (bijvoorbeeld contractpromovendi en buitenpromovendi) en personen zonder dienstverband maar met een (bijzondere) hoogleraarsbenoeming van het CvB van de Radboud Universiteit.  Deze regeling gaat over privérelaties met wederzijds goedvinden; voor ongewenste situaties gelden andere regelingen, zoals de Regeling ongewenste omgangsvormen.

Relaties op het werk

Een professionele relatie bestaat tussen medewerkers onderling, tussen medewerkers en medewerkers van externe partijen met een zakelijke relatie met de universiteit en tussen medewerkers en studenten. Het doel van de professionele relatie ligt buiten de privésfeer.

Met een privérelatie wordt bedoeld  een vriendschappelijke, seksuele, liefdes- en (intacte of verstoorde) familierelaties die naar hun aard niet zijn te verbreken.  Privérelaties kunnen overlappen met professionele relaties. Collegiale relaties zijn belangrijk op de werkvloer; werkklimaat, productiviteit en creativiteit -floreren ervan. Uit zulke relaties kunnen ook vriendschappen ontstaan en daar is niks mis mee. Er kunnen zich echter omstandigheden voordoen waar het samengaan van professionele en privérelaties kan leiden tot kwetsbaarheden oftewel integriteitsrisico’s. Het is essentieel hierover het gesprek aan te gaan en transparant te zijn.

Integriteitsrisico’s 

Uitgangspunt is dat we ons als werkgever niet mengen in privérelaties, vriendschappen of partnerkeuze. Deze regeling is van toepassing als hierdoor integriteitsrisico’s kunnen ontstaan of de werksfeer eronder lijdt. .

Integriteitsrisico’s kunnen zich in verschillende vormen voordoen, zoals: 

  • Belangenverstrengeling: medewerkers kunnen privébelangen hebben die op gespannen voet staan met de uitoefening van hun functie bij de universiteit en die deze op nadelige wijze kunnen beïnvloeden. Belangenverstrengeling zou zich kunnen voordoen in geval van financiële beslissingen, bevordering van iemands carrière, opleiding of professionele reputatie, toegang tot vertrouwelijke informatie en toegang tot bepaalde faciliteiten.
  • Benadeling: hierbij kan men denken aan de situatie van iemand ongeoorloofd minder geven dan anderen.
  • Bevoordeling: hierbij kan men denken aan de situatie van iemand ongeoorloofd meer geven dan anderen of bijzondere gunsten aan iemand verlenen
  • Machtsmisbruik: hieronder wordt verstaan het opzettelijk gebruiken van positie of bevoegdheden voor ongeoorloofde benadeling of bevoordeling van jezelf of van degene tot wie een machtsverhouding bestaat.

Ook kan de schijn van belangenverstrengeling, bevoordeling of benadeling en machtsmisbruik ontstaan. Het integriteitsrisico is groter als functies van betrokkenen elkaar op de een of andere manier raken. Het risico is ook groter als er sprake is van een afhankelijkheidsrelatie, zoals bij een relatie tussen een leidinggevende en een ondergeschikte, een promovendus en diens (co)promotor of begeleider of een relatie tussen een medewerker en een student. 

Relaties en meldplicht 

Het is noodzakelijk om op het werk professioneel en objectief te blijven. Als de relatie hiervoor een probleem kan zijn en een integriteitsrisico vormt, is dat een ongewenste situatie en is het verplicht hiervan melding te doen. Is hier sprake van, dan meldt de medewerker dit direct bij de leidinggevende of diens leidinggevende, ook als de impact van de relatie volgens de medewerker geen risico vormt. Samen wordt gekeken naar mogelijke risico’s en oplossingen. Zo nodig volgen er werkafspraken, worden taken anders verdeeld of gaat een van beiden naar een andere afdeling. Indien gewenst kan de medewerker zich voorafgaand aan een mogelijke melding door een HR medewerker of vertrouwenspersoon laten adviseren.

De meldplicht geldt ook wanneer je als medewerker van de universiteit een professionele en een privé-relatie hebt met een externe relatie van de universiteit, zoals een aannemer, klant of leverancier.

De ontvanger van de melding behoort hier discreet en met respect voor privacy van betrokkenen mee om te gaan.

Relaties tussen medewerkers en studenten

De Radboud Universiteit is van mening dat een goede professionele relatie tussen medewerkers en studenten van vitaal belang is voor de ontwikkeling van een student en stelt dat deze relatie gebaseerd moet zijn op vertrouwen. Elke professionele relatie tussen een medewerker en een student is naar haar aard een machts- en afhankelijkheidsrelatie, gericht op groei en ontwikkeling in de brede zin van het woord. In deze context wordt onder een professionele relatie verstaan een relatie waar de medewerker een rol heeft bij advisering, ondersteuning, beoordeling, begeleiding, besluitvorming en/of het leveren van administratieve of technische ondersteuning.

Voor de duur van de professionele relatie mogen medewerkers (OBP en WP) geen privérelatie hebben met een student die de onpartijdigheid of objectiviteit van de professionele relatie in opspraak kan brengen, kan leiden tot sociaal onveilige situaties, of die kan leiden tot bevoordeling of benadeling van een student.

Medewerkers vermijden persoonlijke contacten met individuele studenten in situaties of op locaties (b.v. één op één thuis ontvangen van een student), waarin zij de schijn van (seksuele) intimidatie of machtsmisbruik zouden kunnen oproepen of die, op dat moment of achteraf, zo geïnterpreteerd zouden kunnen worden. De universiteit streeft naar een veilige werkomgeving waarin docenten en andere medewerkers elkaar hierop aanspreken en elkaar wijzen op het voorkomen van (mogelijk) ongewenst gedrag

Wanneer melden?

Een medewerker die een professionele relatie en tevens een privérelatie heeft met een student, meldt deze relatie zo snel mogelijk bij zijn/haar leidinggevende of diens leidinggevende. Niet (tijdig) melden levert plichtsverzuim op. Een melding wordt vertrouwelijk behandeld. Indien de leidinggevende van oordeel is dat de relatie een integriteitsrisico vormt, kunnen maatregelen worden getroffen na overleg met de betrokkenen.

Indien gewenst kan de medewerker zich voorafgaand aan een mogelijke melding door een HR medewerker of vertrouwenspersoon laten adviseren.  

Relaties tussen leidinggevenden en ‘ondergeschikten’

Privérelaties tussen functioneel of hiërarchisch leidinggevenden en ‘ondergeschikten’ zijn ongewenst.. Situaties waarin persoonlijke vrienden, partners of familieleden in een hiërarchische relatie tot elkaar werken, elkaars werk beoordelen of controleren, elkaar certificeren of autoriseren zijn ongewenst.

Bijzondere vermelding verdient de relatie tussen een promovendus en diens (co)promotor/begeleider. Elke professionele relatie tussen een promovendus en zijn/haar (co)promotor/begeleider is naar haar aard een machts- en afhankelijkheidsrelatie. Voor de duur van het promotietraject is een persoonlijke relatie tussen promovendus en (co)promotor/begeleider om die reden ongewenst. De promotor meldt deze relatie bij de eigen leidinggevende of diens leidinggevende.

Wanneer melden?

Wanneer situaties, zoals verwoord in 6, zich voordoen, is het van belang dat mogelijke integriteitsrisico’s expliciet besproken worden met de betrokken leidinggevende of diens leidinggevende. De hoogste in rang meldt de relatie zo snel mogelijk bij zijn/haar leidinggevende of diens leidinggevende. Niet (tijdig) melden levert plichtsverzuim op. Een melding wordt vertrouwelijk behandeld. Indien de leidinggevende van oordeel is dat de privérelatie een integriteitsrisico vormt, kunnen maatregelen worden getroffen.

Indien gewenst kan de medewerker zich voorafgaand aan een mogelijke melding door een HR medewerker of vertrouwenspersoon laten adviseren.  

Relaties tussen medewerkers en externe relaties

Het kan voorkomen dat medewerkers van de Radboud Universiteit een professionele relatie en tevens een privérelatie hebben met een externe relatie van de universiteit. Denk bijvoorbeeld aan klanten, aannemers of leveranciers. In deze context wordt een professionele relatie gedefinieerd als een relatie waarin de medewerker een autoriserende, evaluerende of toezichthoudende rol ten aanzien van de externe relatie heeft.

Situaties waarin medewerkers een professionele relatie en tevens een privérelatie met een externe relatie hebben zijn ongewenst.

Wanneer melden?

Een medewerker die een professionele relatie en tevens een privérelatie heeft met een externe relatie informeert zijn/haar leidinggevende of diens leidinggevende zo snel mogelijk over het bestaan van de relatie. Indien gewenst kan de medewerker zich voorafgaand aan een mogelijke melding door een HR medewerker of vertrouwenspersoon laten adviseren.  Niet (tijdig) melden levert plichtsverzuim op. Een melding wordt vertrouwelijk behandeld. Indien de leidinggevende van oordeel is dat de relatie een integriteitsrisico vormt, kunnen maatregelen worden getroffen.

Relaties tussen medewerkers onderling

Het kan voorkomen dat medewerkers van de Radboud Universiteit onderling niet alleen een professionele relatie hebben maar ook een familierelatie, persoonlijke vriendschapsrelatie of liefdesrelatie. Het is in deze gevallen belangrijk dat alle betrokkenen professioneel en objectief blijven handelen en zich bewust zijn van de integriteitsrisico’s die deze privérelaties met zich meebrengen. Indien betrokkenen van mening zijn dat sprake kan zijn van integriteitsrisico’s of de schijn daarvan, zijn beiden verplicht dit te melden bij hun leidinggevende.

Wanneer melden?

Een medewerker die een professionele relatie en tevens een privérelatie heeft met een collega, waarbij sprake kan zijn van (vermeende) integriteitsrisico’s, informeert zijn/haar leidinggevende of diens leidinggevende zo snel mogelijk over het bestaan van de relatie. Indien gewenst kan de medewerker zich voorafgaand aan een mogelijke melding door een HR medewerker of vertrouwenspersoon laten adviseren.  Niet (tijdig) melden levert plichtsverzuim op. Een melding wordt vertrouwelijk behandeld. Indien de leidinggevende van oordeel is dat de relatie een integriteitsrisico vormt, kunnen maatregelen worden getroffen.

Direct naar vertrouwenspersonen

Onduidelijkheid over meldplicht en/of integriteitsrisico’s

Indien medewerkers twijfelen over de meldplicht en/of het bestaan van integriteitsrisico’s kunnen zij voor vertrouwelijke advisering een beroep doen op het hoofd HR van hun dienst of faculteit, een vertrouwenspersoon of de ombudsfunctionaris. Indien na advisering twijfel blijft bestaan, melden medewerkers de relatie.

Wat gebeurt er na een melding?  

Een leidinggevende zal, desgewenst in aanwezigheid van een hoofd HR en/of een vertrouwenspersoon, een gesprek voeren met de betrokken medewerker(s). Het hoofd HR kan medewerker en leidinggevende adviseren en gemaakte afspraken vastleggen.

Het gesprek heeft drie doeleinden:

  1. Bepalen of er sprake is van integriteitsrisico’s.
  2. Indien van toepassing, nader identificeren van deze integriteitsrisico’s (o.m. om welke taken en bevoegdheden gaat het?).
  3. Indien van toepassing, treffen van maatregelen om integriteitsrisico’s tegen te gaan.

Het hoofd HR en de leidinggevende bekijken samen met de medewerker(s) hoe met deze situatie moet worden omgegaan. Zo nodig worden er werkafspraken gemaakt of taken anders verdeeld, maar ook een overplaatsing naar een andere afdeling of eenheid kan aan de orde zijn.

Leden van het college van bestuur

Leden van het College van Bestuur (CvB) die een relatie hebben met een student, een medewerker van de universiteit of een externe relatie van de universiteit, melden dit direct bij de voorzitter van de Raad van Toezicht van de Stichting Radboud Universiteit en bij de overige leden van het CvB.  

De Raad van Toezicht van de Stichting Radboud Universiteit bespreekt buiten aanwezigheid van het betrokken CvB-lid het mogelijke bestaan van een tegenstrijdig belang en de wijze van beëindiging daarvan. Het CvB-lid neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft.

Maatregelen

Wat passende maatregelen zijn, kan per geval verschillen. Uitgangspunt is het creëren van sociaal veilige werk- en studieomstandigheden en het vermijden van situaties waarin de schijn van integriteitsschending zich tegen medewerker(s) of tegen de Radboud Universiteit zou kunnen keren.

In het geval van een privérelatie tussen een medewerker en een student die tevens een professionele relatie hebben, ziet de leidinggevende erop toe dat de medewerker de betreffende student niet op diens onderwijs- en onderzoekprestaties hoeft te beoordelen dan wel op andere wijze beslissingen over deze student hoeft te nemen.

De leidinggevende beslist in overleg met de medewerker(s) of de functie/bevoegdheid/taak nog redelijkerwijs uitgevoerd kan worden of niet. Zo niet, is het uitgangspunt dat taken anders worden belegd. Als dit niet mogelijk is kan overplaatsing naar een andere afdeling of dienstonderdeel aan de orde zijn. Ook externe detachering kan tot de mogelijkheden behoren.

Bij privérelaties in combinatie met hiërarchische relaties is het uitgangspunt dat ofwel het takenpakket van één van beide betrokkene dusdanig verandert dat er geen sprake meer is van hiërarchie, ofwel een van beide betrokkenen in overleg een overplaatsing accepteert.  De afspraken hierover worden vastgelegd. Medewerkers dienen zich hieraan te conformeren. Om privacy redenen wordt de aanleiding van de afspraken niet in de bevestiging van de wijziging vastgelegd. 

Indien medewerkers zich hieraan niet conformeren, niet meewerken aan een redelijke oplossing of als er niet wordt voldaan aan de meldplicht, kunnen er in een uiterste geval arbeidsrechtelijke maatregelen worden getroffen.

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.