Uitvoeringsinstructie reis- en verhuiskostenregeling

1 Uitgangspunten

Per 1 september 2021 is de reis- en verhuiskostenregeling Radboud Universiteit die van toepassing was voor 1 januari 2021 opnieuw van kracht. De tijdelijke reiskostenregeling die per 1 januari 2021 in werking is getreden komt hiermee te vervallen. Deze administratieve uitvoeringsinstructie geeft aan op welke manier de reis- en verhuiskostenregeling Radboud Universiteit toegepast dient te worden. Deze instructie is laatstelijk gewijzigd per 1 januari 2023.

2 Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer

  1. De vergoeding reiskosten woon-werkverkeer wordt enkel op declaratiebasis uitbetaald. De werknemer gebruikt daarvoor de declaratiemodule voor reisdagen woon-werkverkeer en thuiswerkdagen in BASS.
  2. De hoogte van de reiskostenvergoeding is gebaseerd op de bedragen uit de reis- en verhuiskostenregeling en hiermee afhankelijk van de wijze van vervoer. De bedragen voor vergoeding van de reiskosten per eigen vervoer (fiets, auto, motor e.d.) zijn teruggerekend naar een vast bedrag per reisdag. De vergoeding per dag is bepaald door het totaalbedrag van de reiskostenvergoedingen op jaarbasis te delen door 214 reisdagen per jaar. De reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is hierdoor geen vast bedrag per maand.
  3. De werknemer geeft in de declaratiemodule aan op welke dagen er naar de werkplek is gereisd. Dat geldt zowel bij het gebruik van OV als bij eigen vervoer.
  4. De werknemer kan zowel een vergoeding voor gebruik van OV als voor eigen vervoer declareren. De werknemer geeft daarvoor in de declaratiemodule aan of gebruik is gemaakt van OV of eigen vervoer. Per werkdag waarop naar het werk gereisd is, is het slechts mogelijk of een vergoeding voor OV of voor eigen vervoer te declareren.
  5. Er kan geen reiskostenvergoeding gedeclareerd worden voor dagen waarop de werknemer niet werkt, zoals bij ziekte, vrije dagen en verlof.
  6. Bij gebruik van eigen vervoer wordt in BASS automatisch berekend welke bedrag vergoed wordt. Ook in gevallen waarbij een werknemer geen reiskostenvergoeding ontvangt (bij een reisafstand tot en met 10 km en geen gebruik van de fiets) is het van belang dat de reisdagen aangegeven worden. Deze informatie is nodig om een aanvulling op de reiskostenvergoeding via het Keuzemodel te kunnen ontvangen.
  7. Bij gebruik van het OV declareert de werknemer de werkelijke kosten van het OV of de abonnementskosten (indien dit de goedkoopste manier van reizen is) onder overlegging (uploaden) van de op naam gestelde factuur met rittenspecificatie, de vervoersbewijzen of een transactie-overzicht van de op naam gestelde OV-chipkaart/OV-businesskaart. Een anoniem OV-chipkaart kan niet vergoed worden.
  8. De OV-fiets wordt niet vergoed.
  9. Gedurende de lopende maand kunnen reisdagen al worden ingevoerd in de declaratiemodule in BASS. De declaratie kan pas vanaf de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin naar de campus is gereisd worden verstuurd. Declaraties die ingevoerd en verstuurd zijn voor de 15e van de maand (in december voor 10 december) worden in principe in dezelfde maand uitbetaald bij het salaris.
  10. De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de werknemer de declaratie niet indient binnen drie maanden na de maand, waarin naar de campus is gereisd.
  11. Het Keuzemodel biedt de mogelijkheid de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer aan te vullen tot €0,21 per kilometer of tot de werkelijke kosten van het reizen per OV.
  12. Het is slechts mogelijk voor een werkdag ofwel een vergoeding voor reiskosten woonwerkverkeer ofwel een tegemoetkoming thuiswerken te declareren.