Het lijkt een klein detail, maar op Floor maakte het grote indruk. ‘Een aantal weken voor mijn eerste werkdag kreeg ik een e-mail van Romana’, blikt ze terug. ‘Daarin vroeg Romana hoe het met me ging, of ik een fijne zomer had gehad en of we een keer konden bellen om mijn eerste werkweek te bespreken. De timing van die mail was voor mij belangrijk, want op dat moment was mijn sollicitatieprocedure alweer een tijdje geleden. Door de positieve insteek van die mail voelde ik me enorm welkom en kreeg ik meteen weer zin om aan de slag te gaan.’
Romana begeleidde nieuwe collega Floor
Een laagdrempelig en veilig begin
- Naam
- Romana Sijakovic & Floor Bos
- Huidige functie
- Romana is Projectmedewerker en projectleider bij afdeling Strategie Beleid Ontwikkeling. Floor is projectmedewerker op de afdeling Strategie Beleid en Ontwikkeling.
Ze stapte als nieuwe medewerker een onbekende wereld binnen. Toch vond Floor Bos binnen de Radboud Universiteit vrij snel haar weg. Met dank aan collega Romana Sijakovic, die de eerste weken binnen de divisie Human Resources (HR) fungeerde als haar buddy.
Motivatie en energie
Op datzelfde moment keken ook de toekomstige collega’s van Floor op de afdeling Strategie, Beleid & Ontwikkeling reikhalzend uit naar haar komst. ‘We waren blij dat ze eindelijk bij ons ging beginnen’, legt Romana uit. ‘Voor zowel ons als voor Floor was het belangrijk dat zij een positieve start bij ons zou maken en zich snel thuis zou gaan voelen. Een goed begin leek ons noodzakelijk: dat zet de toon en zorgt voor het behoud van de juiste motivatie en energie. Omdat Floor als projectmedewerker dezelfde functie zou gaan uitvoeren als ik, vroeg onze leidinggevende of ik haar op weg wilde helpen.’
Rustige opbouw
De rol van buddy was voor Romana echter nieuw. ‘Natuurlijk had ik al regelmatig collega’s met verschillende taken geholpen. Maar een nieuwe collega inwerken en vanaf het begin vraagbaak zijn, had ik nog niet eerder gedaan. Nu was het wel zo dat er op de eerste werkdag van Floor nog een ander nieuw teamlid bij ons startte, dat door een collega van mij werd begeleid. Die collega en ik hebben vooraf samen voor Floor en het andere nieuwe teamlid een programma opgesteld. De nadruk daarin lag op een rustige opbouw: niet alles tegelijk aanbieden, maar in verschillende fases. Zo stond de eerste maandag in het teken van: opvangen en rustig opstarten, uitleg geven over de afdeling, uitgebreid lunchen, sfeer laten proeven, laptop ophalen en installeren.’
Floor vult aan: ‘De dagen daarna heb ik kennismakingsgesprekken ingepland met de andere collega’s op de afdeling en de tijd genomen om ze te leren kennen. Romana fungeerde in de eerste weken als mijn aanspreekpunt. Dat was enorm prettig: ik kon met allerlei vragen bij haar terecht, ook met vragen die voortkwamen vanuit onwetendheid. Daarmee zorgde ze voor mij voor een laagdrempelig en veilig begin. Daarnaast namen Romana en andere collega’s uitgebreid de tijd om mij bepaalde handelingen aan te leren, zoals een offerte invoeren in het systeem BASS en een event aanmaken in de online leeromgeving gROW. Daarbij legden ze alles stap voor stap geduldig uit.’
Tijd en ruimte
Met de term ‘geduldig’ is al één van de drie eigenschappen genoemd die volgens Romana en Floor voor een buddy onmisbaar zijn. ‘Verder is het belangrijk dat een buddy behulpzaam is en een open houding heeft, zodat je er altijd bij terecht kunt’, voegt Floor toe. ‘Gelukkig heb ik al deze eigenschappen bij Romana ervaren.’ Laatstgenoemde benadrukt ook de rol van de leidinggevende. ‘Een buddy zijn is geen hogere wiskunde. Om een nieuwe collega aandachtig te begeleiden, is het belangrijk dat je daar voldoende tijd en ruimte voor krijgt. Zo maakte de goede afspraken binnen ons team het voor mij mogelijk dat ik gedurende een aantal weken voor het begeleiden van Floor tijd kon blokken in mijn agenda. Dit vraagt dus vooraf om enige afstemming, maar uiteindelijk krijg je als team - net als wij met Floor - er een goed ingewerkte en gemotiveerde collega voor terug.’
Meer weten over een buddy aanwijzen voor een nieuwe medewerker?