Ruimte reserveren via Outlook

Een ruimte kun je zelf reserveren via Outlook.

1. Open een Nieuwe vergadering (of New meeting) in Outlook

Je kunt ook kiezen voor ‘Nieuwe gebeurtenis’ of ‘New appointment’.

2. Voeg deelnemers en onderwerp toe

Vul een duidelijke titel in bij Onderwerp en voeg collega’s toe bij Aan.

3. Gebruik de Room Finder

  • Klik in de vergader-uitnodiging, helemaal rechts bij Locatie, op Ruimte zoeken (of Room Finder). Indien je bij Stap 1 hebt gekozen voor 'Nieuwe gebeurtenis' of 'New appointment', vind je de optie Ruimte zoeken (of Room Finder) door te klikken in het invulveld bij Locatie. Klik op 'Bladeren met Ruimte zoeken' (of Browse with Room Finder).
  • Kies het juiste gebouw: Mogelijk is het eenmalig nodig om onder ‘Gebouw’ op ‘Forum Conference Rooms’ te klikken en daar de naam van jouw gebouw te typen, waarna het systeem voor de volgende keren onthoudt dat je alleen de ruimtes in dit gebouw wilt tonen.
  • Filter op beschikbaarheid of capaciteit. 

4. Selecteer een beschikbare ruimte

Kies een ruimte uit de lijst. Outlook voegt deze automatisch toe aan de uitnodiging.

5. Bevestig en verstuur

Controleer de details en klik op Verzenden. De ruimte wordt nu gereserveerd en bevestigd via Outlook.

NB: alleen als de boeking bevestigd is, is deze ook echt gereserveerd. Controleer dan ook de bevestigingsmail via je inbox in Outlook.  

Werkafspraken

Om ruimtes efficiënt te benutten en dubbele boekingen te voorkomen, hanteren we enkele eenvoudige richtlijnen:

  1. Plan geen lange, wekelijkse reeksen als je de ruimte niet elke week gebruikt

    Dit houdt ruimtes beschikbaar voor collega’s en voorkomt onnodige reserveringen.

  2. Annuleer een reservering als je de ruimte niet nodig hebt

    Dit voorkomt dat ruimtes ongebruikt blijven terwijl anderen ze nodig hebben.

    Let op: bij het annuleren/verplaatsen van de ruimte/vergadering, terwijl de afspraak blijft bestaan, dien je de ruimte op twee plekken te verwijderen, zowel uit de locatieregel als bij de deelnemers. Anders blijft de afspraak in de initiële ruimte bestaan en blijft de ruimte alsnog bezet. 

  3. Kies ruimtes op maat

    Reserveer geen grote vergaderzaal als je met een klein groepje bent. Dit helpt iedereen sneller een passende ruimte te vinden.