Iemand anders toegang geven tot je agenda
Uit privacy-overwegingen adviseren we de standaardinstelling te gebruiken, waarbij anderen alleen zien wanneer je beschikbaar bent. Laat deze instelling dus staan op ‘Kan zien wanneer ik bezet ben’.
Je kunt selectief bepaalde personen of groepen meer rechten toekennen, waardoor ze meer details kunnen zien aangaande je agenda-afspraken.
Een collega toegang geven tot je agenda
Klik in de Outlookagenda op ‘Delen’. Je komt uit bij de ‘Eigenschappen van Agenda’. In de tabel die verschijnt staat links de ‘Naam’ en rechts het ‘Toegangsniveau’. Er zijn ‘Toegangsniveaus’ die je kunt kiezen. Die rol bepaalt hoeveel rechten je iemand geeft. Je ziet ook meteen wat die rollen precies inhouden.
In het ‘Eigenschappen van Agenda’-venster kun je collega’s ‘Toevoegen…’ en selecteren welke extra rechten je hen wilt toekennen aangaande je agenda-afspraken.
Groep collega’s toegang geven tot je agenda
Je kunt ook een groep collega’s in één keer rechten geven in je agenda, een zogenaamde agenda beheergroep. Zo’n agenda beheergroep moet dan wel eerst voor de afdeling worden aangemaakt (gebeurt vaak door een secretariaat). Dat kan door een mailtje te sturen naar icthelpdesk [at] ru.nl (icthelpdesk[at]ru[dot]nl). Het voordeel is dat bij wijzingen in de samenstelling van zo’n groep, alleen de agenda beheergroep hoeft worden aangepast.
Privé
Informatie die in Outlook als ‘Privé’ is gemarkeerd, is niet in te zien door personen die daar niet toe gemachtigd zijn. In andere mailprogramma’s is dit soms wel mogelijk om in te zien.
In Outlook zijn afspraken die je als ‘Privé’ markeert, alleen voor iemand anders in te zien als je dat expliciet instelt: Klik achtereenvolgens op Bestand – Accountinstellingen – gemachtigdentoegang, selecteer de persoon die de inhoud van jouw privé-items mag inzien en zet een vinkje voor ‘Gemachtigde kan mijn privé-items bekijken’.
