Agenda delen (Outlook)

Neem nooit vertrouwelijke of persoonlijke informatie op in je agenda of (als bijlage) bij agenda-afspraken. Soms is deze informatie namelijk toch door anderen te zien.

Deze informatie is namelijk in te zien voor:

• personen die jij hebt gemachtigd om iets meer te zien dan alleen of je wel of niet beschikbaar bent.
• personen die door degene met wie je een agenda-afspraak hebt gemaakt, gemachtigd zijn om meer dan de beschikbaarheidsinformatie te zien.
• personen die jouw mail in een ander mailprogramma openen.

Standaardinstelling: Alleen beschikbaarheid

Collega’s die de Outlookagenda gebruiken, zien standaard alleen wanneer je beschikbaar bent (bezet/vrij/etc.). Met deze informatie kunnen ze je bijvoorbeeld uitnodigen voor een afspraak.

Iemand anders toegang geven tot je agenda

Uit privacy-overwegingen adviseren we dringend de standaardinstelling te handhaven en selectief aan bepaalde personen of groepen meer rechten toe te kennen,  waardoor ze meer details kunnen zien aangaande je agenda-afspraken. Neem hoe dan ook nooit vertrouwelijke informatie op in je agenda.

Er zijn diverse niveaus om machtigingen in te stellen. Nb. Ook in de webmail (mail.ru.nl) kun je dit instellen, maar de mogelijkheden zijn wel wat beperkter.

Een collega toegang geven tot je agenda

Klik in de Outlookagenda op ‘Machtigingen voor agenda’ en klik op het tabblad ‘Machtigingen’. Links in de tabel die verschijnt, staat de ‘Naam’ en rechts het ‘Toegangsniveau’. Bij ‘Toegangsniveau’ kun je een rol kiezen, die rol bepaalt hoeveel rechten je iemand geeft. In hetzelfde scherm zie je bij ‘Machtigingsniveau’ wat die rollen precies inhouden (en je kunt daar ook wijzigingen in aanbrengen). De rol van ‘Redacteur’ (die mag lezen en schrijven in je agenda) is vaak voorbehouden aan secretariaten.

Groep collega’s toegang geven tot je agenda

Je kunt ook een groep collega’s in één keer rechten geven in je agenda, een zogenaamde agendagroep. Zo’n agendagroep moet dan wel eerst voor de afdeling worden aangemaakt (gebeurt vaak door een secretariaat), dat kan door een mailtje te sturen naar icthelpdesk [at] ru.nl. Het voordeel is dat bij wijzigingen in de samenstelling van zo’n groep alleen de agendagroephoeft te worden aangepast. Dat kan direct in het Outlook-adresboek en er kunnen meerdere personen worden benoemd (de beheerders) die wijzigingen in de agendagroep mogen doorvoeren.

Privé

Als ‘Privé’ gemarkeerde informatie is in Outlook weliswaar niet in te zien door personen die daar niet toe gemachtigd zijn, maar in andere mailprogramma’s is dit soms wel mogelijk. Neem hier dus geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie op.

In Outlook zijn afspraken die je als ‘Privé’ markeert, alleen voor iemand anders in te zien als je dat expliciet instelt: Klik achtereenvolgens op Bestand – Accountinstellingen – gemachtigdentoegang, selecteer de persoon die de inhoud van jouw privé-items mag inzien en zet een vinkje voor ‘Gemachtigde kan mijn privé-items bekijken’.