Werken met jaarafspraken

Algemene omschrijving 

Wat het werken in de wetenschap voor velen zo aantrekkelijk maakt is de hoge mate vrijheid om zelf te bepalen hoe het werk wordt gedaan en wanneer. Om het wetenschappelijk personeel van de Radboud Universiteit hierin tegemoet te komen, stelt de universiteit hen in staat om jaarafspraken met jou, de leidinggevende, te maken. Jij en de medewerker maken jaarlijks afspraken over de te behalen resultaten, de te verrichten taken en de bereikbaarheid en aanwezigheid van de medewerker.  

De medewerker met wie jaarafspraken zijn gemaakt is, met inachtneming van de gemaakte afspraken over aanwezigheid en bereikbaarheid, vrij om de tijd zelf in te delen. Er worden om die reden geen verlofuren meer bijgehouden en het aantal verlofuren staat aan het einde van het kalenderjaar dan ook automatisch op nul.

Het maken van jaarafspraken dient onderdeel uit te maken van het jaargesprek tussen leidinggevende en medewerker. Bij indiensttreding worden de jaarafspraken gemaakt tijdens het indiensttredinggesprek en daarop volgend in ieder jaargesprek. 

Hoe het werkt

  1. De leidinggevende maakt jaarafspraken met een medewerker van het wetenschappelijk personeel overeenkomstig de regels uit artikel 4.5 CAO NU.  Zowel medewerker als leidinggevende moeten bereid zijn jaarafspraken te maken. Zij nemen dit besluit bij indiensttreding of op een later moment. 
    De jaarafspraken worden schriftelijk vastgelegd. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld het Formulier Jaarafspraken. Deze is te gebruiken als bijlage bij het jaargesprek maar ook direct na indiensttreding.
     
  2. In ieder geval worden afspraken gemaakt over:
    •    de te bereiken resultaten op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie 
    •    de te verrichten bestuur- en beheerstaken en eventuele overige taken
    •    de aanwezigheid (belangrijke aanwezigheidsmomenten) en bereikbaarheid in geval van afwezigheid

    De inhoud  van de jaarafspraken zijn afhankelijk van de situatie van de medewerker. Factoren die hierbij
    een rol kunnen spelen zijn:
    •    de functie en het niveau waarop de functie wordt vervuld 
    •    de omvang van het dienstverband 
    •    de ervaring die is vereist om de functie naar behoren te kunnen verrichten 
    •    de aard en moeilijkheidsgraad van de werkzaamheden
    •    de belastbaarheid van de medewerker
    •    mogelijk resterend verlofsaldo uit het verleden
    •    afspraken over sabbatical leave en inzet dagen in keuzemodel
     
  3. Het werken met jaarafspraken betekent dat de CAO-bepalingen met betrekking tot arbeidsduur, vakantie en verlof niet meer van toepassing zijn. Van verlofregistratie is dan ook geen sprake meer. De medewerker bepaalt zelf (in overleg met de leidinggevende) wanneer er sprake is van vakantie. Dit geldt ook in het geval van bijzonder verlof, zoals zorgverlof of calamiteitenverlof. Omdat geen sprake is van registratie en de vakantiebepalingen niet van toepassing zijn, wordt de medewerker geacht elk jaar al zijn vakantie(dagen) te hebben genoten. 

    Ingeval van onvoorziene omstandigheden waaronder langdurige ziekte, zwangerschap, ouderschapsverlof e.d. treden leidinggevende en de medewerker in overleg over aanpassing van de jaarafspraak (c.q. eventuele bijstelling van de te bereiken resultaten voor het resterende deel van het lopende jaar). 
     
  4. Omdat er geen sprake meer is van verlofregistratie en de vakantiebepalingen niet van toepassing zijn, kan een medewerker die werkt met jaarafspraken theoretisch dan ook geen vakantie-uren inzetten in het Keuzemodel. Indien een medewerker toch vakantie-uren wil inzetten in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden (maximaal 76 uur per jaar) kan hierover een afspraak gemaakt worden met de leidinggevende. In plaats daarvan kan ook een afspraak worden gemaakt over een (eens per 3, 4 of 5 jaar) op te nemen sabbatical leave. De Regeling Meerjarenspaarmodel vakantie-uren is naar analogie van toepassing. In die gevallen zullen er afspraken gemaakt moeten worden over de te bereiken resultaten, bijvoorbeeld over de extra taken die in dat kader door de medewerker zullen worden verricht.  
     
  5. Indien tot het maken van jaarafspraken wordt overgegaan dienen in het eerstvolgende jaargesprek  de gemaakte jaarafspraken te worden geëvalueerd. Indien afgesproken resultaten niet zijn bereikt, bespreken de leidinggevende en de medewerker de oorzaak en/of de omstandigheden waardoor de resultaatafspraken niet zijn bereikt en maken zij nieuwe afspraken over de te behalen resultaten, maar ook over de wijze waarop begeleiding / ondersteuning die in het komende jaar aan de medewerker zal worden verleend. 

Specifieke gevallen

  • Koppelen jaarafspraken aan de jaarlijkse gesprekscyclus 

Bij het werken met jaarafspraken maakt je gebruik van het jaargesprek tussen leidinggevende en
medewerker. Naast het bespreken van de wijze van functioneren gebruik je deze gesprekken tevens om resultaatafspraken te maken voor het komende jaar. In het geval van indiensttreding maak je de eerste jaarafspraken tijdens een gesprek bij of zo spoedig mogelijk na indiensttreding.

  • Gemaakte jaarafspraken in combinatie met zwangerschapsverlof,  langdurig ziekte of ouderschapsverlof 

Het werken met jaarafspraken geeft de medewerker de vrijheid om zelf te bepalen hoe de resultaten bereikt worden. Door zwangerschap, ziekte en/of ouderschapsverlof heeft de medewerker minder tijd beschikbaar om de afgesproken resultaten te bereiken. Daarom is het van belang dat jij met de medewerker in overleg treedt over aanpassing van de jaarafspraak c.q. de te bereiken resultaten voor het resterende deel van het lopende jaar.

  • Salaris en opnemen ouderschapsverlof 

In het kader van het werken met jaarafspraken blijven de bepalingen met betrekking tot betaald en onbetaald ouderschapsverlof onverminderd van toepassing. Ouderschapsverlof wordt berekend op basis van het aantal uren dat de medewerker per week volgens de arbeidsovereenkomst werkt. Omdat het opnemen van ouderschapsverlof invloed heeft op de beschikbare uren van een medewerker, gaan jullie in gesprek om te bepalen welke consequenties dit heeft voor de gemaakte jaarafspraken. 

  • Bestaand verlofsaldo bij start met werken met jaarafspraken

Over het verlofsaldo dient bij aanvang van het werken met jaarafspraken een afspraak gemaakt te worden. Dit kan zijn:
- het verwerken van het verlofsaldo in de te maken resultaatafspraken (omvang van de jaarafspraken worden hierdoor verlaagd)
- het verwerken van het verlofsaldo in afspraken over sabbatical leave 
- inzetten van het verlofsaldo in het keuzemodel
- een combinatie van (andere) afspraken

  • Aandachtspunten als medewerker in het buitenland woont 

Bij het maken van jaarafspraken heeft een medewerker meer vrijheid om te bepalen wanneer en waar het werk gedaan wordt. Hierover worden afspraken gemaakt met de medewerker. 

Let op: wanneer een medewerker in het buitenland woonachtig is (bijvoorbeeld in Duitsland of België), kan het voorkomen dat de medewerker – indien deze persoon meer dan 25% van de arbeidsduur thuis werkt –in het woonland sociaal verzekerd wordt. Dit betekent dat niet langer Nederlandse premies sociale verzekeringen verschuldigd zijn, maar buitenlandse premies sociale verzekeringen. Wanneer een Belgische medewerker bijvoorbeeld voor 2 dagen per week thuis gaat werken, dan moet de Radboud Universiteit Belgische premies sociale verzekeringen inhouden en afdragen. Deze premies zijn hoger dan de Nederlandse premies, dus meer werkgeverskosten voor de Radboud Universiteit. Ook kunnen er nadelige gevolgen zijn voor de werknemer. Zo is in Duitsland de premie voor de ziektekostenverzekering hoger dan in Nederland of soms moet in twee landen pensioenpremie worden afgedragen wat betekent dat dit nadelig is voor de werknemer. Ook kan het betekenen dat de 30% regeling niet langer kan worden toegepast omdat de werknemer niet langer belastingplichtig is in Nederland.

Wij adviseren  – voordat een in het buitenland woonachtige medewerker thuis gaat werken – vooraf te informeren wat de consequenties hiervan zijn voor de belasting, sociale zekerheid, pensioenpremies en het Vragenformulier beoordeling belasting- en sociale zekerheidsstatus in te vullen.