Procedure blokevaluaties
Aan het einde van iedere cursus wordt een cursusevaluatie gehouden. De procedure is hieronder stap voor stap beschreven.
NB: Bij alle stappen wordt vertrouwelijk met de gegevens omgegaan!
|
Actie |
Resultaat |
Wanneer |
Door wie |
|
|
1. |
Aanleveren juiste gegevens t.b.v. evaluatie (tentamendata, namen cursuscoördinatoren, eventuele extra vragen, keuze voor schriftelijk of digitaal) bij T-StIP . |
Juiste gegevens bij T-StIP bekend, afstemming mogelijk. |
Zodra bekend |
Onderwijscoördina-tie (tentamendata), secretaris OMTT (namen cursusco.), cursuscoördinator (evt. extra vragen, T-StIP stuurt verzoek) |
|
2. |
Studenten motiveren om de evaluatie in te vullen |
Hogere respons |
Herhaaldelijk gedurende de cursus, voordat de evaluatie gestart is |
Cursuscoördinator |
|
3. |
Indien digitale evaluatie: Voorbereiden van evaluatie per cursus en klaarzetten in digitaal evaluatiesysteem. Indien schriftelijke evaluatie: Klaarleggen evaluatieformulieren t.b.v. surveillanten |
Op cursus afgestemde evaluatie, die tijdig klaar ligt of staat. |
Minimaal 1 week voor de evaluatiedatum. |
T-StIP |
|
4. |
Indien evaluatie digitaal plaatsvindt: Activeren juiste groep studenten en versturen uitnodiging en inplannen herinnering. |
Studenten die aan de cursus hebben deelgenomen, ontvangen een aankondiging en een herinnering. |
Uitnodiging bij start evaluatie, herinnering ca. 1 week later. |
T-StIP |
|
4. |
Indien evaluatie schriftelijk plaatsvindt: Evaluatieformulier wordt tijdens tentamen uitgedeeld. Voor aanvang van het tentamen en na afloop hebben studenten de gelegenheid om het formulier in te leveren. Formulieren worden i.p. in de tentamenruimte ingenomen. Studenten kunnen desgewenst het formulier meenemen en binnen twee dagen in de brievenbus van het T-StIP deponeren. |
Binnen 2 dagen na afname tentamen (of ander evaluatiemoment) |
Onderwijscoördina-tie (surveillanten) |
|
|
5 |
Verwerking schriftelijke evaluaties |
T-StIP ontvangt ingevulde formulieren retour van surveillant en verstuurt pakket samen met opdrachtformulier naar ITS |
ITS en T-StIP |
|
|
5. |
Afsluiten digitale evaluatie en genereren van de rapportage. |
Na sluiting van de termijn is de evaluatie niet meer in te vullen en zijn de resultaten definitief. |
Na ca. 2 weken |
T-StIP |
|
6. |
Resultaten bekendmaken aan cursuscoördinator met vraag om reactie. Format voor reactie is opgenomen in begeleidend schrijven. |
Cursuscoördinator is op de hoogte van de evaluatie-gegevens van het onderwijs, cc aan secretaris OMTT en jaarvertegenwoordigers. |
Zodra mogelijk |
T-StIP |
|
7. |
Cursuscoördinator bespreekt onderwijs en toetsing met studenten jaarvertegenwoordiging (panelgesprek) |
Aanvullende informatie t.b.v. reactie cursuscoördinator |
In de periode tussen afsluiting van de cursus (na de toets) en het schrijven van de reactie. |
Cursuscoördinator |
|
8. |
De cursuscoördinator bespreekt de resultaten met de overige betrokken docenten. |
Aanvullende informatie t.b.v. reactie cursuscoördinator |
In de periode tussen afsluiting van de cursus (na de toets) en het schrijven van de reactie. |
Cursuscoördinator |
|
9. |
De cursuscoördinator stuurt een schriftelijke reactie met eventuele verbeter- en actiepunten aan het OMTT. |
Korte, schriftelijke rapportage van cursuscoördinator aan de hand van format. |
Binnen een maand na ontvangst van de evaluatieresultaten |
Cursuscoördinator |
|
10. |
Bespreken evaluatiegegevens, inclusief reactie cursuscoördinator, in OMTT. De cursuscoördinator ontvangt vervolgens een reactie en indien nodig ook de opleidingsdirecteur en/of de vakgroepvoorzitter. |
Verslaglegging door OMTT. Doel: zo snel mogelijk eventuele acties in gang kunnen zetten ter verbetering van de cursus. |
Diverse keren per jaar, ca. eens per twee maanden. T.b.v. de efficiëntie worden steeds enkele cursussen verzameld en gezamenlijk geagendeerd. |
OMTT |
|
11. |
Controle uitvoering actiepunten door vergelijking met gegevens uit voorgaande jaren |
Deelrapportage met als doel verbetering cursus/ opleiding |
Twee keer per jaar |
OMTT |
|
12. |
Toesturen deelrapportages aan OLC en Examencommissie |
Ter informatie |
Twee keer per jaar |
OLC en Examencommissie |
|
13. |
Rapportage met evaluatiegegevens van de afgelopen vijf jaar (cijfers én verslaglegging OMTT en eventuele vervolgacties) |
Advies, gericht op verbetering opleiding |
Eén keer per jaar |
OLC |
|
14. |
Terugkoppeling resultaten naar studenten via Brightspace |
Feedback: studenten weten zo waar hun inspanningen toe leiden |
Twee keer per jaar |
OMTT |
|
15. |
Terugkoppeling resultaten naar studenten door cursuscoördinatoren |
Feedback: studenten weten wat er met evaluatieresultaten wordt gedaan |
Jaarlijks bij aanvang cursus. Cursuscoördinator geeft (bijv.) in een ppt dia aan welke verbeterpunten er n.a.v. de laatste evaluatie in het onderwijs worden doorgevoerd. Daarnaast is dit het uitgelezen moment om studenten om specifieke feedback te vragen. |
Cursuscoördinator |
Ad 1) Veel cursussen worden aan het einde van het studiejaar geëvalueerd: bij vroegtijdige aanlevering van de juiste gegevens wordt een opeenstapeling van werkzaamheden tijdens één van de drukste periodes van het jaar voorkomen en kan de RHA een betere voorbereiding van de evaluatieformulieren garanderen.
Ad 7) De cursuscoördinator maakt een afspraak met de studenten van de jaarvertegenwoordiging en bespreekt met hen de gang van zaken rond het onderwijs en de toetsing (zgn. panelgesprek). N.B. Het gesprek vindt plaats als aanvulling op en verdieping van de evaluatie-uitkomsten. De jaarvertegenwoordigers ontvangen de uitkomsten niet, maar kunnen deze desgewenst inzien tijdens dit gesprek. Uiteraard gebeurt dit op basis van vertrouwelijkheid. De cursuscoördinator kan desgewenst bepaalde aandachtspunten uit de gegevens abstraheren om op bepaalde punten meer informatie te krijgen.
Ad 9) De reactie van de cursuscoördinator wordt opgesteld aan de hand van een aantal aandachtspunten en op basis van gesprekken met de jaarvertegenwoordiging en de overige docenten in de cursus. In het rapport wordt ingegaan op:
- a) inhoud van de cursus
- b) organisatie van de cursus
- c) opmerkingen over docenten
- d) eindtoets (indien van toepassing) en beoordeling
- e) leermiddelen
- f) eventuele overige zaken
- g) reflectie op de actiepunten van het jaar daarvoor: zijn deze uitgevoerd en zo niet, waarom niet. Als de evaluatie geen aanleiding geeft tot verdere acties, dan wordt dit eveneens in het rapport vermeld.
Ad 10 en 11) Evaluaties, inclusief reacties, worden besproken door het OMTT in een 'vertrouwelijk deel van de vergadering', of in een apart daarvoor bestemde vergadering. Het is belangrijk om ook onafhankelijk van de cursuscoördinatoren te bekijken waar de sterke en zwakke punten van een cursus liggen, omdat conclusies van coördinatoren kunnen afwijken van conclusies van het OMTT. De constateringen van het OMTT worden vastgelegd in een verslag.
Ad 13) OLC, Examencommissie en OMTT zien er middels een opvolgende evaluatie op toe dat de aangekondigde of geadviseerde verbeterpunten zijn uitgevoerd. Uitkomsten van voorafgaande jaren worden daartoe vergeleken met de meest recente gegevens. Indien de voorgenomen actiepunten niet goed zijn uitgevoerd kan de betreffende coördinator hier door de betreffende hoogleraar of de opleidingsdirecteur op worden aangesproken.
Respons
Erg belangrijk bij de interpretatie van de evaluatiegegevens is de hoogte van de respons: hoe hoger de respons, des te betrouwbaarder de uitkomsten. Over het algemeen geldt dat de betrouwbaarheid snel afneemt als minder dan 2/3 van de mogelijke respondenten reageert. De opleiding steekt veel energie in de opzet, uitvoering en verbetering van de evaluatiesystemen en de wens van de studenten om iedere cursus afzonderlijk te evalueren heeft hierop grote invloed gehad. De opleiding zal zich inzetten om het invullen van de evaluaties zo goed mogelijk te faciliteren en zal de studenten steeds helpen herinneren de evaluaties in te vullen. Van studenten wordt dus gevraagd ook hun eigen verantwoordelijkheid nemen om van de onderwijsevaluaties een succes te maken.