Zoek in de site...

Stappenplan verhuizing

Onderstaand stappenplan geldt voor alle verhuizingen op de campus. Het geeft duidelijkheid in elke fase van het proces van verhuizing: weten wat je moet doen en bij wie je moet zijn. De rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk, er is controle en het voorkomt een ad-hoc werkwijze.

  1. Initiëren verhuizing
    De opdrachtgever  stelt een contactpersoon  aan voor de verhuizing.
  2. Melden verhuizing
    De verhuizing moet gemeld worden bij Campus & Facilities. De contactpersoon vult daarvoor het webformulier in. De contactpersoon blijft het aanspreekpunt ten tijde van een verhuizing (tenzij hij/zij een andere contactpersoon aanwijst).
  3. Toewijzen verhuiscoördinator
    Voor alle verhuizingen die gemeld worden aan Campus & Facilities - Services wijst Bureau inrichting een verhuiscoördinator toe. De verhuiscoördinator begeleidt de verschillende partijen tijdens het proces. Bij een verhuizing met een verbouwing wordt vanuit Campus & Facilities ook een projectleider toegewezen. Er is altijd begeleiding vanuit Campus & Facilities.
  4. Aansturen van andere interne en externe partijen.
    Waar nodig worden interne en externe partijen aangestuurd door de verhuiscoördinator of de projectleider. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij de verhuizing van printers, koffieautomaten en kassa’s.
  5. Verhuislijst  invullen
    De verhuislijst (xlsx, 28 kB) (ook wel omsteeklijst genoemd) is leidend tijdens de verhuizing van ict-middelen. De contactpersoon vult de verhuislijst in conform de invulinstructies. De lijst dient volledig en correct te zijn.
    Let op: wijzigingen op de dag van de verhuizing zelf kunnen niet worden uitgevoerd! Bij kleine verhuizingen moet de verhuislijst twee weken van tevoren zijn ingevuld. Bij grote verhuizingen minimaal drie maanden van tevoren.
    Houd bij de indeling van ruimtes en werkplekken ook rekening met de locatie van de reeds aanwezige outlets. Plaats bureaus of printers, waar mogelijk, in de buurt van een outlet.
  6. Overdragen verhuislijst
    De verhuiscoördinator is verantwoordelijk voor de verhuislijst en controleert samen met de contactpersoon of de verhuislijst juist en compleet is. Na akkoord van de contactpersoon levert de verhuiscoördinator de lijst aan bij de Netmaster. Op dit moment wordt de lijst ‘bevroren’.
  7. Aanvullen en aansluiten
    De Netmaster voegt, op basis van de aangeleverde verhuislijst, gegevens toe zoals IP-adressen en beveiligingsregels zodat deze (waar mogelijk) meeverhuisd kunnen worden. Ook bepaalt hij of zij de gegevens voor de nieuwe locatie en laat waar mogelijk de nieuwe aansluitingen patchen. Deze ‘verrijkte’ verhuislijst wordt teruggestuurd naar de verhuiscoördinator en de contactpersoon.
  8. Verhuizing
    Op de dag van de verhuizing worden de spullen verhuisd door een verhuizer. Pc’s worden conform de verhuislijst aangesloten. De lokale ondersteuner vanuit Information Services is daarbij aanwezig en test aan het eind van de verhuisdag de aangesloten pc’s.
  9. Bijhouden wijzigingen
    Tijdens de verhuizing is de verhuiscoördinator aanwezig. Deze houdt een lijst bij - ook wel de veeg-verhuislijst genoemd - met de netwerkaansluitingen die alsnog gewijzigd moeten worden. Bijvoorbeeld als een bureau op een andere plek moet komen. Het activeren en deactiveren van de gewijzigde outlets gebeurt dan nog na de verhuizing. Tijdelijk kunnen de werkplekken aangesloten worden met een langere kabel conform de verhuislijst.
  10. Wijziging netwerkaansluitingen
    Na de verhuizing levert de verhuiscoördinator de bovengenoemde veeg-verhuislijst aan bij de Netmaster die de wijzigingen in de netwerkaansluitingen uitvoert. Dit gebeurt in overleg en afstemming met de contactpersoon.
  11. Afsluiting
    De verhuiscoördinator informeert de contactpersoon dat de verhuizing is afgerond.
  12. Nazorg
    Als de verhuizing achter de rug is, volgt er nog een naloopronde ter inventarisatie van restpunten. Zoals het verschuiven van kasten of ophangwerkzaamheden. Deze restpunten worden door de contactpersoon verzameld en ongeveer twee weken later uitgevoerd door Bureau Inrichting.

Meer informatie en contact: Vragen en antwoorden